Archief voor categorie: Tips & Tricks

U bevindt zich hier: / / Tips & Tricks

Roeien met de riemen die je hebt: een IT-vernieuwing bij de KNRB

De Koninklijke Nederlandse Roeibond (KNRB) stond voor een uitdaging. Hun Microsoft remote-desktopomgeving was verouderd en een overstap was onvermijdelijk. In deze blog vertelt Joyce van der Marel, projectmedewerker bij KNRB, waarom ze besloten de stap naar de toekomst te maken met 2source4 en hoe dat bevalt.

De uitdaging: een verouderde remote-desktopomgeving van Microsoft

Tot voor kort werkten wij nog met een verouderde Microsoft remote-desktopomgeving, waarvoor eigenlijk geen beveiligingsupdates meer beschikbaar waren. We realiseerden ons dat we dringend iets moesten doen en dat het tijd was om eens goed rond te kijken. Het toeval wil dat Jan-Willem van der Wal, projectmanager bij 2source4 met een lange carrière in de roeisport, ons in het verleden goed heeft geholpen met het opzetten van ons ledenadministratiesysteem en een wedstrijdinschrijfsysteem. We besloten hem ook eens om advies te vragen. Hij raadde ons aan over te stappen naar 2source4 en deed ons een aanbod waar we alle vertrouwen in hadden. Omdat we zulke goede ervaringen met Jan-Willem hadden, voelde deze stap als een heel logische.

Een frisse wind door onze IT

De keuze voor Microsoft was officieel al gemaakt toen we nog samenwerkten met onze vorige IT-leverancier. Maar in de praktijk werkte de ene helft van ons team met Google, terwijl de andere helft gebruikmaakte van de verouderde remote-desktopoplossing van Microsoft. Toen we de overstap naar 2source4 maakten, zijn we voor Microsoft 365 in de cloud gegaan, wat niet alleen optimaler en vooral ook veiliger was.

Een soepele overstap met strakke deadline

De overstap naar de nieuwe omgeving moest snel gebeuren. We hadden een strakke deadline in december waarop we over moesten zijn. Dankzij de efficiënte aanpak van 2source4 en de fijne samenwerking met het team verliep het hele proces meer dan prima. We zijn op 17 december vorig jaar succesvol overgestapt. De enige issues waren een paar kleine ‘erfenisjes’ in de vorm van wat overgebleven, niet langer noodzakelijke gegevens. Deze hebben we grondig opgeschoond, waardoor ons systeem nu helemaal geoptimaliseerd is.

Veel gewonnen

We merken dat niet iedereen binnen onze organisatie al even handig is met de nieuwe tools. Je kunt je eigen leven natuurlijk een stuk makkelijker maken door op bepaalde manieren te werken met deze nieuwe systemen. Elke stap die we zetten richting beter gebruik van Microsoft 365, opent nieuwe deuren naar efficiënter werken, betere samenwerking en een veiligere werkomgeving. We zijn al zo veel verder gekomen: samenwerken is nu al makkelijker en veiliger. En hoewel we nog een weg te gaan hebben om iedereen volledig vertrouwd te maken met alle mogelijkheden, zijn we ontzettend blij met de progressie die we als team hebben gemaakt.

Directe communicatie

Hoe prettig Microsoft 365 in de praktijk werkt, hebben we ook gemerkt in onze samenwerking met 2source4. Zo hadden we bijvoorbeeld een gezamenlijk Microsoft Teams-kanaal met alle actiepunten. Het is echt heel handig dat je op zo’n directe en eenvoudige manier met elkaar kunt communiceren, zonder dat je mailbox overstroomt met een eindeloze reeks van vragen, antwoorden en vervolgvragen.

2source4 houdt ons scherp

Wat ons opviel, is dat 2source4 best veel van ons verwachtte. Ze zijn heel proactief en laten duidelijk weten wat ze van je nodig hebben. Ze hadden precies in de gaten wat er nog moest gebeuren en herinnerden ons daar ook aan als dat nodig was. Nu moet ik zeggen dat ik van nature vrij gestructureerd ben en dat ik altijd wel op zaken terugkom. Soms kan het iets langer duren, maar ik zorg er altijd voor dat ik erop terugkom. Het is natuurlijk heel positief, als je een partner hebt die ook niets over het hoofd ziet. En, niet onbelangrijk: 2source4 heeft enorm veel kennis in huis. Iedereen heeft zo zijn eigen specialisme, maar je bent nooit afhankelijk van slechts één persoon. Het is echt een team, en ze benutten elkaars specialismen optimaal.

Een lesje in cybersecurity

Ze weten je ook op een leuke manier bij de les te houden. Zo kregen we een leuk handgeschreven kerstkaartje met een QR-code. Ik scande die natuurlijk meteen. Foutje, bedankt! Ik kwam terecht op een speciale webpagina die specifiek voor een bewustwordingscampagne was opgezet. Op die pagina stond groot: ‘OEPS! Wat als dit een phishing poging was? Denk twee keer na voordat je iets scant of ergens op klikt.’ Een ludieke manier om je op cybergevaren te attenderen. Maar gelukkig heeft 2source4 onze omgeving goed uitgerust met alle nodige beveiligingsmaatregelen

Wil jij ook roeien met de beste IT-riemen die er zijn

Ben je benieuwd hoe je, net als de KNRB, je IT-omgeving kunt vernieuwen en optimaliseren? Wij helpen graag met het vormgeven van jouw digitale toekomst! Neem contact op voor een gesprek, dan gaan we samen jouw IT-strategie afstemmen op jouw dromen.

Zo ondersteunt technologie jouw bedrijfsdoelen wél

,

In een eerdere blog hebben we besproken hoe IT de ruggengraat van je organisatie kan vormen. Maar hoe zorgt technologie ervoor dat jouw specifieke bedrijfsdoelen werkelijkheid worden? In deze blog vertelt Jilles van den Bosch, chief operations officer bij 2source4, hoe je ervoor zorgt dat technologie en bedrijfsdoelen naadloos op elkaar aansluiten.

Jouw doelen voorop: hoe IT helpt je ambities te realiseren

Wanneer je denkt aan groei, innovatie of klanttevredenheid, speelt IT een cruciale rol. Maar technologie kan nooit een doel op zich zijn. Het gaat tenslotte om je bedrijfsdoelen. Begin dan ook altijd met die scherp te stellen. Wat wil je bereiken? Verhoogde omzet, betere klantenservice, of misschien efficiëntere processen? Technologie moet je helpen deze doelen bereikbaar te maken. Alleen door technologie te koppelen aan je ambities, wordt het een hefboom voor succes.

Ken je speelveld: technologische mogelijkheden verkennen

Om je IT-strategie effectief te laten bijdragen aan je bedrijfsdoelen, is het zaak eerst de technologische mogelijkheden te verkennen. Het is slim te onderzoeken wat de laatste technologische trends en innovaties zijn die impact kunnen hebben op jouw sector. Of het nu gaat om cloudcomputing, kunstmatige intelligentie of cybersecurity, begrip van hoe deze technologieën jouw bedrijfsvoering kunnen verbeteren, helpt je verder.

Meten is weten: houd je vooruitgang in de gaten

Een strategie zonder meetbare doelen en voortgangscontroles is als varen zonder kompas. Zorg ervoor dat je KPI’s (Key Performance Indicators) vaststelt die direct gerelateerd zijn aan je bedrijfsdoelen en de impact van IT-investeringen. Door regelmatig deze KPI’s te evalueren, kun je bijsturen waar nodig en zorg je ervoor dat je IT-strategie blijft bijdragen aan je bedrijfsdoelen.

Blijf wendbaar: de kunst van het aanpassen

De wereld verandert snel, en technologie nog sneller. Wat vandaag werkt, is morgen misschien verouderd. Een succesvolle IT-strategie is daarom flexibel en kan meebewegen met zowel technologische als marktontwikkelingen. Wees bereid om je strategie aan te passen aan nieuwe inzichten en kansen die zich voordoen.

Samen sterk: de rol van partnerschap met IT-experts

Het realiseren van je bedrijfsdoelen met behulp van IT doe je niet even tussen neus en lippen door. Het vereist niet alleen dat je de huidige technologische trends begrijpt, maar ook hoe deze specifiek kunnen worden aangepast en geïmplementeerd om jouw unieke bedrijfsprocessen te verbeteren. Het gaat hier niet over de nieuwste gadgets of een leuk nieuw softwarepakketje. Het gaat om het verhogen van efficiëntie, verlagen van kosten en het creëren van nieuwe marktkansen. Daarom is de rol van een betrouwbare IT-partner cruciaal. Een partner die jouw bedrijf en uitdagingen echt begrijpt, kan de brug slaan tussen technologische mogelijkheden en jouw specifieke bedrijfsbehoeften. Zij hebben de expertise om niet alleen de meest geschikte technologische oplossingen te identificeren, maar ook om deze effectief te implementeren en te integreren in jouw bedrijfsvoering. Zo maak je van technologie een integraal onderdeel van jouw strategie om bedrijfsdoelen te realiseren.

Jouw volgende stap

Hoe staat jouw organisatie ervoor? Is je IT-strategie al naadloos afgestemd op je bedrijfsdoelen, of zijn er nog stappen te zetten? Onthoud: de reis naar succes begint met de eerste stap. Duizelt het je? Nergens voor nodig! Je hoeft de reis niet alleen te maken. Samen kunnen we jouw IT-strategie afstemmen op je bedrijfsdoelen en zorgen voor echte groei. Heb je het gevoel dat jouw bedrijf klaar is om de volgende stap te zetten? Sta je te trappelen om jouw bedrijf op te schalen met behulp van een doordachte, strategische IT-benadering? Begin vandaag nog met het vormgeven van jouw toekomst. Wij helpen je daar graag bij! Neem contact op voor een gesprek, dan gaan we samen jouw IT-strategie afstemmen op jouw dromen. Want onthoud: Shoot for the moon. Even if you miss, you’ll land among the stars.

Werken zonder zorgen. Het gemak van een nieuwe laptop met Autopilot

, ,

Stel je voor, je hebt een drukke werkdag voor de boeg en je laptop begeeft het. Je kan van minder in de stress schieten. Luuk van den Ende, onze Business Development Manager, weet er alles van. Gelukkig kon hij binnen een uur weer aan het werk, dankzij een slimme oplossing als Microsoft Autopilot. In deze blog deelt Luuk zijn ervaring en vertelt hij hoe technologie je dag kan redden, waar ter wereld je ook bent.

Laptop kapot

Een paar weken geleden vertoonde mijn laptop ineens serieuze kuren. Ik probeerde thuis nog snel even wat werk te doen voor ik op klantbezoek ging, maar mijn USB-C poort liet het afweten en ik kon mijn dockingstation niet meer gebruiken. Na het klantbezoek, snelde ik naar kantoor. Ik vroeg de jongens – ja sorry, meiden meld je vooral –: ‘Mijn laptop heeft er de brui aan gegeven. Kunnen jullie even snel een andere regelen zodat ik morgen weer vanuit huis aan de slag kan?’ En geloof het of niet, binnen een uur had ik een splinternieuwe machine tot mijn beschikking. En ook nog ‘s helemaal ingericht zoals ik dat gewend ben.

De kracht van Microsoft Autopilot

We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Je gooit een kop koffie over je toetsenbord, je laat je laptop uit je handen vallen of je krijgt gewoon, letterlijk ‘out of the blue’, de BSoD – the Blue Screen of Death. Dankzij Microsoft Autopilot kun je gewoon verder werken waar je gebleven was en dat biedt zoveel gemak. Zorg gewoon dat je een paar reservelaptops op de plank hebt liggen. Mocht een van je medewerkers een ongelukje hebben met hun laptop, dan is het een kwestie van de configuratie goed instellen en abracadabra, ze hebben meteen weer toegang tot al hun persoonlijke bestanden op OneDrive. Het vertrouwde bureaublad, foto’s, alles wordt automatisch gesynchroniseerd. Zodra ze hun nieuwe laptop installeren, synchroniseert deze alle bestanden terug naar waar ze horen en ze kunnen naadloos verdergaan met waar ze gebleven waren.

Altijd operationeel, overal ter wereld

Stel je voor: je bent in het buitenland, op zakenreis of misschien wel op een workation, en plotseling begeeft je laptop het. Dan sta je daar, zonder toegang tot die handige reservelaptops die op kantoor op die plank liggen. Geen paniek, ook dan zijn er nog twee opties. Je loopt een lokale winkel binnen, koopt een nieuwe laptop, geeft het serienummer door aan je IT-partner en binnen een half uur begint je nieuwe laptop zichzelf te installeren. Of, nog handiger, je IT-partner stuurt direct een nieuwe laptop vanuit de leverancier. Zodra je die laptop opent en verbindt met wifi krijg je een welkomstbericht: ‘Welkom Luuk bij 2source4, meld je hier aan’. En voilà, een kind kan de was doen. Dat is wat wij noemen een ‘out-of-box-experience’. Klik, klik, klik en je bent up-and-running.

Meer weten?

Hardware is onmisbaar, zo simpel is het. Maar laten we het niet mooier maken dan het is, niemand zit te wachten op het gedoe dat er soms bij komt kijken. Een kapotte laptop kan je hele werkdag op zijn kop zetten. Bij 2source4 begrijpen we dat als geen ander. We helpen je graag stress te voorkomen en digitale vrijheid te ervaren. Met onze transparante en eerlijke afspraken, weet je altijd precies waar je aan toe bent. Dat is in elk geval één hoofdpijndossier minder. Wil jij ook ervaren hoe digitale vrijheid smaakt? Ons team komt graag een keer langs om te kijken hoe we jou en je team happy kunnen maken.

Zo hou je je IT-omgeving fit en gezond

,

De meeste mensen zorgen goed voor hun lichaam. Niet roken, goede voeding, regelmatig bewegen en zo nu en dan een check-up bij de huisarts. We vinden het doodnormaal. Volgens Luuk van den Ende, onze Business Development Manager, moeten bedrijven op een vergelijkbare manier omgaan met de gezondheid van hun IT-netwerk. In deze blog vertelt Luuk hoe je proactief cyberbedreigingen kunt aanpakken.

Een gezond begin is het halve werk

Een cybersecurityassessment is een momentopname van hoe gezond je IT-omgeving is. Het is net als de jaarlijkse gezondheidscheck die je bij de dokter kunt doen. Waarom zou je wachten met zo’n check-up tot de symptomen van een ziekte zichtbaar worden? Preventie is – net als in de gezondheidszorg – ook in IT van doorslaggevend belang. Zoals je voor je lichaam zorgt, zo zou je ook voor je digitale omgeving moeten zorgen. Toch lijkt het er nog steeds verdraaid veel op dat bedrijven de tijd of de moeite niet willen nemen om écht te investeren in degelijke cybersecurity.

In de praktijk

Cybersecurity komt in vele vormen. Laatst, tijdens onze lunchpauze, maakten we een wandeling rond het bedrijventerrein hier in Bunschoten. Ik staarde een beetje naar binnen bij een aannemersbedrijf en zag een dame ploeteren op een Excel-sheet. Eenmaal terug achter mijn bureau, besloot ik er een belletje aan te wagen: ‘Hé, ik zag dat je met Excel bezig was en met een beetje goede wil had ik zo alles kunnen lezen. Hoe zorgen jullie voor de beveiliging van de bedrijfsinformatie?’

Mijn zorg werd niet gedeeld door de dame aan de andere kant van de lijn: ‘Oh, maak je niet druk, alles is op orde hier, daar hebben we een IT’er voor.’

Toen ik doorvroeg over wat haar dat rotsvaste vertrouwen gaf, kwam het antwoord: ‘Nou, daar horen we de IT’er regelmatig over praten.’

Dat is natuurlijk een vreemd antwoord. Praten over beveiliging alleen wil niet zeggen dat het ook daadwerkelijk goed geregeld is. Als ik de hele dag over paracetamol praat, wil dat nog niet zeggen dat ik geen hoofdpijn kan krijgen. Toch?

De drie lagen van verdediging

Hoe zou die cybersecurity er dan uit moeten zien? Net zoals we laagjes kleding dragen om ons tegen kou te beschermen, moet je ook als het gaat om cybersecurity denken in drie lagen van verdediging: medewerkers, tooling en systemen. Wat betreft je medewerkers: als ze goed getraind zijn, herkennen ze dreigingen zoals phishing, CEO-fraude en social engineering. Ook weten ze dan wat de gevaren zijn van openbare netwerken, onveilige wachtwoorden en – jawel – voorbijlopende pottenkijkers. Dat maakt hen een cruciale eerste linie van verdediging tegen cyberdreigingen. Dan heb je tooling, zoals Microsoft Endpoint Manager, Microsoft Defender for Endpoint en Microsoft Defender for Office 365. Deze zijn specifiek ontworpen om je digitale omgeving te beschermen tegen allerlei praktijken van cybercriminelen. En dan heb je nog de systemen. Denk daarbij om te beginnen aan monitoring en alerting. Maar wat nog veel belangrijker is, is het acteren op die alerts. Het gebeurt namelijk vaak genoeg dat er wel waarschuwingen binnenkomen, maar dat er vervolgens niks mee wordt gedaan. Dat is natuurlijk zonde, want daarmee laat je een kans liggen om potentiële problemen aan te pakken voordat ze schade gaan aanrichten.

Wees calamiteiten voor

Begrijp me goed, het is echt niet onze bedoeling om angst te creëren. Wat we wel willen, is dat organisaties zich goed voorbereiden. Net zoals een gezonde levensstijl de kans op ziektes vermindert, zo helpt een solide IT- en securitybeleid om de kansen op een ‘ziek’ netwerk te verkleinen. En dan die prikkelende vraag: waarom wachten met een check-up tot je klachten hebt? Begin eens met je medewerkers te testen. Uiteindelijk is de menselijke factor doorslaggevend.

Geïnspireerd?

Wil je kwetsbaarheden voorkomen? Ons team kan je helpen met goed doordachte phishingtests of waardevolle gebruikersbewustzijnstrainingen. Dat kan in allerlei vormen, zoals video’s of interactieve inhoud. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe je jouw bedrijf veilig naar een hoger niveau tilt! Verder lezen?

Download onze whitepaper.

IT als ruggengraat van je organisatie: start klein, denk groot(s)

,

Ooit was IT slechts een ondersteunende functie voor zaken als boekhouding, voorraadbeheer en salarisadministratie. Inmiddels is er geen organisatie meer die zonder IT kan. Het is de ruggengraat van innovatieve groei. Bezorgt de gedachte aan een grote IT-revolutie je slapeloze nachten? Wees gerust, ook de grootste veranderingen beginnen met kleine stapjes. Zorg daarbij wel dat je nu al weet waar je pad heen leidt. Alleen dan weet je zeker dat je het maximale uit de investeringen haalt. In deze blog vertelt Jilles van den Bosch, chief operations officer bij 2source4, welke stappen je moet zetten om tot een goed, toekomstbestendig IT-plan te komen.

1. Bepaal je bedrijfsdoelstellingen en -strategie

Het opstellen van een nieuwe IT-strategie kan soms aanvoelen als het plannen van een missie naar de maan. Gelukkig is het een stuk behapbaarder dan dat. Begin met het opstellen van duidelijke, haalbare doelen die aansluiten de langetermijndoelstellingen en -strategie van jouw organisatie. Die stip op de horizon mag best ambitieus zijn. Hoe je daar komt, daar ga je later pas over nadenken. Nu is het moment om je niet te laten belemmeren door beperkende gedachten. Think big!

2. Evalueer de huidige IT-infrastructuur

In de volgende stap ga je in kaart brengen wat je hebt. Maak een inventarisatie van de huidige IT-systemen, infrastructuur en processen. Identificeer sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen (SWOT-analyse) om te begrijpen waar verbeteringen nodig zijn en waar de huidige capaciteiten voldoen.

3. Identificeer de technologische behoeften

Bepaal op basis van de bedrijfsdoelstellingen en de evaluatie van de huidige IT-omgeving welke technologische behoeften je hebt. Dit omvat zowel de kortetermijnbehoeften om huidige problemen op te lossen als de langetermijnbehoeften voor toekomstige groei.

4. Stel prioriteiten en maak een roadmap

Prioriteer de geïdentificeerde behoeften op basis van hun impact op de bedrijfsdoelstellingen en de urgentie. Ontwikkel vervolgens een IT-roadmap die aangeeft welke projecten je in welke volgorde gaat uitvoeren, met heldere tijdlijnen en duidelijke mijlpalen.

5. Ga voor flexibiliteit en schaalbaarheid

Kies je nieuwe IT-infrastructuur zodanig dat het met je kan meebewegen. Als je bedrijf groeit, de bedrijfsbehoeften veranderen of de technologie een sprong maakt, wil je wendbaar zijn en niet beperkt worden door je IT-omgeving. Investeer in technologieën die groei niet alleen ondersteunen, maar vooral ook stimuleren. Kies voor modulaire systemen en de juiste – combinatie van – cloudoplossingen. Stel een proces in voor regelmatige herziening en bijwerking van je IT-plan. Zo zorg je dat de technologie relevant blijft en dat je niet opnieuw hoeft te beginnen als je bedrijf uit zijn voegen groeit.

6. Safety first! Digitale beveiliging, voorkomen is beter dan genezen

Als er één ding belangrijk is, is het cybersecurity. Integreer digital security vanaf het begin in elk aspect van je IT-plan. Ontwikkel een stevige beveiligingsinfrastructuur, implementeer een stevig beleid en de juiste procedures. Vergeet vooral niet om je medewerkers bewust te maken van de risico’s. En doe dat regelmatig, want cybercriminelen worden steeds slimmer.

7. Maak een implementatie- en trainingsplan

Ontwikkel een gedetailleerd plan om de eerste stappen te zetten op weg naar je nieuwe IT-infrastructuur. Ook hier mag je je medewerkers niet vergeten! Pas als zij de nieuwe technologie omarmen, haal je er alles uit en draagt het bij aan je productiviteit, de medewerkerstevredenheid en je onderscheidend vermogen.

Kies een partner die bij je past

Duizelt het je? Nergens voor nodig! Je hoeft deze reis niet alleen te maken. Zoek een IT-partner die jouw visie deelt en die de expertise heeft om jouw IT-strategie stap voor stap naar een hoger niveau te tillen.

Zet de eerste stap op het pad naar strategische groei

Heb je het gevoel dat jouw bedrijf klaar is om de eerste stap te zetten naar groei? Sta je te trappelen om jouw bedrijf op te schalen met behulp van een doordachte, strategische IT-benadering? Begin vandaag nog met het vormgeven van jouw toekomst. Wij helpen je daar graag bij! Neem contact op voor een gesprek, dan gaan we samen jouw IT-strategie afstemmen op jouw dromen. Want onthoud: Shoot for the moon. Even if you miss, you’ll land among the stars.

Opgelicht worden met een QR-code? Dit moet je weten om veilig te blijven

,

QR-codes zijn hot. Ze maken ons het leven eenvoudiger en efficiënter, en we gebruiken ze om snel toegang te krijgen tot websites, informatie te delen of betalingen te doen. Maar er zit ook een duistere kant aan die handige blokjes. In deze blog vertelt Wesley de Marie, security engineer bij 2source4, alles over de gevaren van QR-code-phishing. Hij geeft ook tips om je organisatie te beschermen tegen deze groeiende dreiging.

Wat is QR-code-phishing?

Laten we eerst eens kijken naar wat QR-code-phishing precies is. Een QR-code, oftewel Quick Response-code, is niets meer dan een tweedimensionale streepjescode die je met je mobiele apparaat kunt scannen. Het is een handige manier om snel toegang te krijgen tot websites, apps en andere digitale inhoud. Maar het gemak is tegelijkertijd ook het gevaar. Je ziet namelijk niet direct waar de code naartoe leidt. Het is als het klikken op een link zonder te weten waar je terechtkomt.

Wist je dat in de eerste weken van oktober 2023, 22% van de phishing attacks een QR-code bevatte.

Do’s en don’ts

Stel, je bent op je laptop aan het werk en er komt een mail met een QR-code binnen. Het is verleidelijk om die QR-code dan even snel met je telefoon te scannen, zeker als er een mooie beloning of een leuke aanbieding in het spel lijkt te zijn. Soms is de ‘verleiding’ nog veel geniepiger. Je krijgt een mail van ‘de helpdesk van Microsoft’ (not) waarin je wordt gevraagd je wachtwoord te resetten door een QR-code te scannen. Wees altijd voorzichtig! Zeker als het mobiele apparaat een privéapparaat is, is die waarschijnlijk minder beveiligd dan een zakelijke laptop. In zo’n scenario kan het volgende gebeuren: je scant de QR-code met je telefoon, je wordt gevraagd om in te loggen, en zonder veel nadenken deel je je inloggegevens. Zo krijgen hackers toegang tot belangrijke bedrijfsinformatie. Een ander scenario is dat je – in al je onschuld – malware downloadt.

Technologie als bescherming

Gelukkig zijn er technologieën beschikbaar die effectieve bescherming bieden tegen QR-code-phishing. Het begint met het correct configureren van je Microsoft-omgeving, maar dat alleen is onvoldoende. Er zijn krachtige tools beschikbaar, zoals Microsoft Defender voor Office 365. Deze tool maakt gebruik van geavanceerde detectietechnologieën die veel meer doen dan alleen het identificeren en blokkeren van verdachte QR-codes. Ze scannen e-mails en analyseren de URL’s die achter de QR-codes schuilgaan voordat eventuele schade kan worden aangericht. Op die manier heeft Microsoft al 18 miljoen unieke QR-code-phishingaanvallen kunnen detecteren en blokkeren.

Daarnaast beschikt het Microsoft Platform over allerlei beschermingsmaatregelen voor het beter beveiligen van privé apparaten, ook wel Bring Your Own Devices (BYOD) genoemd. Met deze maatregelen krijg je meer controle over wie en hoe er op de Microsoft omgeving aangemeld kan worden vanuit Android & iOS (Apple) apparaten. Het is erg belangrijk om hier aandacht aan te besteden, want 9 van de 10 keer wordt de QR-code met een privé apparaat gescand.

Bewustzijnstrainingen

Een andere effectieve manier om je organisatie te beschermen is door medewerkers deel te laten nemen aan awareness trainingen, ook wel bekend als attack-simulation-trainingen. Binnen je Microsoft-omgeving kun je deze trainingen lanceren en aanpassen aan de behoeften van je organisatie. Op die manier kun je dus ook nep phishing pogingen met QR-codes inzetten om medewerkers te testen op hun alertheid. Als iemand een verdachte QR-code scant, kan je deze persoon meteen een bijbehorende training aanbieden om het cyberbewustzijn te vergroten. Want hoe stevig je je IT-omgeving ook beveiligt, als je medewerkers – onbedoeld – de virtuele deur openzetten, is al je moeite voor niets geweest.

Geïnspireerd?

Wil je kwetsbaarheden voorkomen? Ons team kan je helpen met goed doordachte phishingtests of waardevolle gebruikersbewustzijnstrainingen. Dat kan in allerlei vormen, zoals video’s of interactieve inhoud. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe je jouw bedrijf veilig naar een hoger niveau tilt! Verder lezen?

Download onze whitepaper.

Security Basics Download Whitepaper - 2source4

Opgelicht worden met een QR-code? Dit moet je weten om veilig te blijven

De filosofie van het blije werken

,

Ons ultieme doel is een happy user. Daarbij is het belangrijk niet vanuit de IT te denken, maar vanuit de mens. Immers: ‘IT is geen pak suiker dat je kant en klaar uit het vak bij de supermarkt pakt’, zegt Jurgen Bossenbroek, oprichter en directeur van 2source4. ‘IT moet je passen als je favoriete spijkerbroek. Het is bedoeld om je werk beter en leuker te maken. Zodra het een irritatiefactor dreigt te worden, dan is er iets mis.’ In deze blog deelt Jurgen zijn kijk op het blije werken.

IT moet je werk leuker maken 

Ons ultieme doel is een happy user. Dat betekent ook dat als je ons over de vloer krijgt, we niet vanuit de techniek naar werkplekken kijken. Als je dat doet, krijg je iets wat IT goed vindt. Wij draaien het om. Wat hebben de mensen op de werkvloer nodig en hoe kan technologie daarbij helpen? De standaard manier van werken binnen IT is vaak nog steeds reverse engineering. Techneuten die roepen: dit moet je hebben! Maar IT is geen pak suiker dat je kant en klaar uit het vak bij de supermarkt pakt, het moet zo ingezet worden dat de werknemer er het maximale uit kan halen. Vergelijk het met dijken. Wij Hollanders verkopen geen dijken, we verkopen watermanagement. Waterbeheerders worden voortdurend voor nieuwe uitdagingen gesteld en dankzij kennisontwikkeling, innovatiekracht en hun samenwerkend vermogen houdt Nederland droge voeten. Niet door zo maar ergens een mooie dijk neer te zetten. Dat geldt voor technologie hetzelfde. Ik zoek dan ook nooit naar mensen die weten wat we vandaag nodig hebben, maar naar mensen met passie, empathie en een groot leervermogen. Het gaat niet om vandaag, het gaat erom waar je morgen naar toe wil.

Met iedereen aan tafel 

Een prettige IT-omgeving begint wat ons betreft met luisteren. Niet alleen naar de directie, maar vooral naar de mensen op de werkvloer. Immers, zij maken je bedrijf en zij moeten dealen met de uitdagingen van het dagelijks werk. Daardoor weten zij als geen ander waar ruimte voor verbetering is en hoe technologie ze kan helpen waarde toe te voegen. Alleen op die manier kan IT je werk leuker maken en dat is precies de bedoeling. Als IT een irritatiefactor op je bureau aan het worden is, gaat er iets fout. De medewerkers binnen een bedrijf zijn altijd heel blij met ons: wij zorgen voor hen, niet voor de IT-baas. Dat is wel de persoon waar we mee samenwerken, maar uiteindelijk moeten de mensen op de werkvloer hun werkplek omarmen. 

Platte cultuur 

Plezier en leren, dat is ook wat centraal staat in ons eigen team. Onze mensen hoeven zeker niet te luisteren naar ‘de baas’, ik wil dat ze durven sparren. Zelf wil ik ook blijven leren en dat kan alleen als ik feedback krijg. We hebben dan ook een platte cultuur binnen ons team, waarbinnen ik niet de baas ben, maar een van de collega’s. Verkopers, die hebben we hier niet in dienst. Een maand of wat geleden zat ik aan tafel met de directeur van een TBS-kliniek. Zij was echt positief verrast over onze aanpak. Ze zei: ‘Jullie kwamen vorig jaar binnen, toen hadden we dikke problemen met onze IT-omgeving. Binnen twee weken hadden jullie ervoor gezorgd dat alle medewerkers weer blij waren!’ Daar doen we het voor. 

Nachtrust

Er is een enorm tekort aan personeel, overal. Ook hier worden soms mensen weggehaald. De meesten komen echter weer terug. Onlangs nog had ik een senior engineer op bezoek. Hij had ervoor gekozen naar een grote multinational te gaan, maar hij miste onze manier van werken. Hij zei: ‘Waar ik nu zit, voel ik me als een vis in een aquarium met haaien.’ Hier werkt het anders, het gaat erom dat we samen onze klanten blij maken. Ik wil niet de grootste van Nederland zijn, maar wel de beste. Als ik hier ’s ochtends binnenkom zie ik opgewekte gezichten. Er is nooit ruzie en als er eens iets is, lossen we dat op. Ook bij klanten gaat er heus weleens iets fout, maar dan is het alle hens aan dek en lossen we het met z’n allen op. Dat geeft nachtrust. In 2014 kwam ik terug van vier jaar vakantie omdat het slecht ging met het bedrijf. Ik heb er alles aan gedaan om er weer iets moois van te maken en dat is gelukt. Inmiddels zijn we het best bewaarde geheim van Nederland.  

Geïnspireerd? 

Wil jij ook ervaren hoe digitale vrijheid smaakt? Ons team komt graag een keer langs om te kijken van welke IT-saus jouw medewerkers happy worden. 

De filosofie van het blije werken

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Vandaag kwam ik een nieuwe knop tegen in mijn Teams meeting, namelijk “Notulen”. De notulenfunctie in een Teams meeting maakt het mogelijk om je vergadering te structureren. Zo kun je je agendapunten toevoegen, notities maken van wat er besproken wordt, maar ook taken maken en direct toewijzen aan personen die dit op gaan pakken.  

Superhandig! Maar toen ik de vergadering verliet, was er lichte paniek, want waar ik de aanname deed dat de notulen ergens zouden belanden, bleek dit niet te kloppen. Ik dacht heel even dat ik alles kwijt was. Mocht je nu hetzelfde hebben of de lichte paniek willen overslaan, lees dan verder!

Hoe werkt notulenfunctie in een Teams meeting?

De notulenfunctie in een Teams meeting is alleen beschikbaar in je (let op) geplande Teams vergaderingen die in je agenda staan. Deze zie je (nog) niet in een Teams call of vergadering die geen agenda-uitnodiging heeft, zoals de “nu vergaderen” optie. Hopelijk komt dat nog. Als je deelneemt aan de geplande meeting, zie je de volgende knop in de bovenste balk staan .

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Zodra je hierop klikt, opent er aan de rechterkant van je Teams meeting de notulen.

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Hier kunnen alle deelnemers de agendapunten neerzetten, de notities schrijven, de op te volgen taken direct aan iemand toewijzen met een vervaldatum. De toegewezen taken zijn na de meeting direct zichtbaar in To-Do bij “Toegewezen aan mij”. In de notulen en onderaan bij het “begin gewoon met typen” heb je nog meer opmaakmogelijkheden. Als je een / typt, komt er een menu tevoorschijn waaruit je de verschillende mogelijkheden kunt kiezen om nog meer structuur aan te brengen.

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Waar zijn je notulen na de Teams meeting?!

Notulen maak je natuurlijk niet voor niets! Ze zijn er voor jezelf om terug te lezen wat er is besproken of voor genodigden die er niet bij konden zijn. Maar als je na het verlaten van je Teams meeting een melding verwacht en kunt klikken om ze te zien, kom je van een koude kermis thuis. Je krijgt namelijk niets…. Dus wat nu? Gelukkig staan ze op een vrij logische plek (als je het weet), namelijk in je Teams agenda in de linker balk van Microsoft Teams..

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

In je Outlook agenda zie je dit nog niet. Als je in je Teams agenda zit, ga je naar de meeting waar je notulen hebt gemaakt en klik je daar twee keer op.

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Vervolgens opent er een scherm met de inhoud en gegevens van de meeting. Als je nu naar beneden scrolt, zie je daar de notulen. Rechtsboven krijg je nog een aantal opties, waarbij de middelste twee erg handig zijn. Je kunt namelijk de notulen kopiëren en bijvoorbeeld in je OneNote zetten en kijken wie er toegang heeft tot deze notulen. 

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Als je opzoek was naar je notities heeft deze blog hopelijk geholpen bij het vinden😉.

Wil je op de hoogte blijven van tips en tricks op het Microsoft 365 platform schrijf je dan rechts op deze pagina in voor onze blog notificaties! 

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe?

Eerlijk is eerlijk, tot gisteren zag ik het als niet meer dan een leuke gimmick in Teams: het maken van een digitale versie van jezelf, ook wel een avatar genoemd. Maar na gisteren een gesprek te hebben gehad met een collega, zie ik hier toch zeker het nut van in. Maar hoe stel je een avatar in? 

 

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe (2)

 

Waarom een avatar tijdens Teams meetings? 

Je hebt toch een camera op je laptop of telefoon, dan zien mensen mij toch gewoon. Waarom zou je dan een avatar gebruiken? Dat hoor ik mezelf al gauw denken en misschien doe je dat zelf ook wel. Toch kan deze functie uitkomst bieden voor mensen in verschillende situaties. 

     1. Niet helemaal fris 

Want eerlijk is eerlijk, een Teams-call zonder beeld voelt vaak heel onpersoonlijk. Het gezicht van iemand zien geeft toch meer gevoel bij een call, want bij communicatie is er ook een gedeelte non-verbaal (de percentages die worden genoemd verschillen nogal dus die laat ik achterwege 😉). Maar wat als je jezelf niet helemaal op en top voelt en er op dat moment niet zo fris uitziet? Misschien een ontstoken oog of net niet grieperig genoeg om je ziek te melden maar thuis zit met verwilderd haar. Dan kan ik me zo voorstellen dat je de camera liever uitlaat, maar om toch wat beeld bij de stem te geven komt de avatar hier hartstikke handig uit. Het enige nadeel moet ik wel gelijk benoemen en dat is dat de avatar naast spraak nog niet 1 op 1 meebeweegt. Maar hiervoor zijn er genoeg “avatar-reacties” om te laten zien wat je ervan vindt, zoals een geeuwfunctie voor bij de fantastische presentatie om je collega te plagen of een applaus als je je collega wilt bedanken voor zijn verhaal. 

     2. Camera vrees 

Een andere reden kan bijvoorbeeld zijn voor mensen die het niet fijn vinden om überhaupt op camera te verschijnen. Door de zelf te maken avatar zijn ze volledig in controle hoe ze op “beeld” verschijnen en verlaagt dit hopelijk de drempel.

 

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe (3)

 

Hoe maak je een avatar in Teams? 

Maar hoe maak je dan een avatar van jezelf of misschien wel van je alter ego als je dat leuker vindt. Jij bepaald ten slotte hoe je avatar eruit ziet, dus waarom geen lang haar of misschien zoals mij een iets minder aanwezige neus. Het kan! Dus waarom niet? 

     1. Open Microsoft Teams op je computer of laptop 

Ga als deze niet vast zit aan je taakbalk of op je bureaublad staat naar de zoekbalk onder in je scherm. Klik daarop en zoek naar Teams en open de app. 

     2. Klik in de linker balk op de drie puntjes en zoek avatar 

Zodra Teams is geopend klik je aan de linkerkant op de drie puntjes. Vervolgens zoek je op avatar en klik je op toevoegen. Klik vervolgens op de avatar app om aan de slag te gaan. 

     3. Maak je avatar 

Zodra de app opent klik je op “aan de slag”. Degene die videogames spelen zullen het meteen herkennen en begrijpen. Je krijgt de keuze uit meerdere standaard basis avatars die je nog volledig kunt bewerken. Dus om het voor jezelf makkelijk te maken kies er één die het meest in de buurt van je gewenste avatar komt. Klik op “avatar gebruiken” en vervolgens op “aanpassen”. De opties die je kunt veranderen zijn er te veel om in een blogje door te nemen, maar dit maakt het wel heel leuk om te doen. 

     4. Klaar? Klik dan op opslaan 

Ben je helemaal tevreden over je creatie, klik dan op “opslaan”. Goed om te weten je kan op dit moment tot drie verschillende avatars maken. Bijvoorbeeld één voor je serieuze meetings en nog één voor de digitale karaoke borrel. 

 

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe (1)

 

Hoe gebruik je de avatar in je meeting? 

De volgende keer dat je een vergadering start en je gebruik wilt maken van je avatar doe je simpelweg het volgende. 

     1. Klik op de uitnodiging om deel te nemen aan de Teams vergadering;

     2. Je komt nu bij een scherm waar je opties voor video en audio kan kiezen;

     3. Zet je camera uit;

     4. Klik op Effecten en avatars;

     5. Klik op avatars in het scherm dat er onder verschijnt;

     6. Selecteer je gewenste avatar;

     7. Selecteer eventueel nog een gewenste achtergrond;

     8. Als je helemaal gereed bent klik je op nu deelnemen. 

 

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe (4)

 

Niet iedereen is hetzelfde 

Zoals ik al in het begin aan gaf vond ik het vooral een gimmick toen ik de avatars functionaliteit binnen Teams zag landen. Maar daar in moet ik ook bekennen dat gelukkig niet iedereen hetzelfde is en er dus ook andere behoeftes zijn. Naast bovengenoemde zullen er dus nog meer redenen zijn waarom iemand voor een avatar zou willen kiezen in plaats van een camera. Maar door het beperkte mee bewegen van de avatar sla ik voor nu nog even over, tenzij ik mijn alter ego ontdek. 

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe?

Hoe maak je een taak vanuit Teams?

,