Stel je voor, je hebt een drukke werkdag voor de boeg en je laptop begeeft het. Je kan van minder in de stress schieten. Luuk van den Ende, onze Business Development Manager, weet er alles van. Gelukkig kon hij binnen een uur weer aan het werk, dankzij een slimme oplossing als Microsoft Autopilot. In deze blog deelt Luuk zijn ervaring en vertelt hij hoe technologie je dag kan redden, waar ter wereld je ook bent.

Laptop kapot

Een paar weken geleden vertoonde mijn laptop ineens serieuze kuren. Ik probeerde thuis nog snel even wat werk te doen voor ik op klantbezoek ging, maar mijn USB-C poort liet het afweten en ik kon mijn dockingstation niet meer gebruiken. Na het klantbezoek, snelde ik naar kantoor. Ik vroeg de jongens – ja sorry, meiden meld je vooral –: ‘Mijn laptop heeft er de brui aan gegeven. Kunnen jullie even snel een andere regelen zodat ik morgen weer vanuit huis aan de slag kan?’ En geloof het of niet, binnen een uur had ik een splinternieuwe machine tot mijn beschikking. En ook nog ‘s helemaal ingericht zoals ik dat gewend ben.

De kracht van Microsoft Autopilot

We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Je gooit een kop koffie over je toetsenbord, je laat je laptop uit je handen vallen of je krijgt gewoon, letterlijk ‘out of the blue’, de BSoD – the Blue Screen of Death. Dankzij Microsoft Autopilot kun je gewoon verder werken waar je gebleven was en dat biedt zoveel gemak. Zorg gewoon dat je een paar reservelaptops op de plank hebt liggen. Mocht een van je medewerkers een ongelukje hebben met hun laptop, dan is het een kwestie van de configuratie goed instellen en abracadabra, ze hebben meteen weer toegang tot al hun persoonlijke bestanden op OneDrive. Het vertrouwde bureaublad, foto’s, alles wordt automatisch gesynchroniseerd. Zodra ze hun nieuwe laptop installeren, synchroniseert deze alle bestanden terug naar waar ze horen en ze kunnen naadloos verdergaan met waar ze gebleven waren.

Altijd operationeel, overal ter wereld

Stel je voor: je bent in het buitenland, op zakenreis of misschien wel op een workation, en plotseling begeeft je laptop het. Dan sta je daar, zonder toegang tot die handige reservelaptops die op kantoor op die plank liggen. Geen paniek, ook dan zijn er nog twee opties. Je loopt een lokale winkel binnen, koopt een nieuwe laptop, geeft het serienummer door aan je IT-partner en binnen een half uur begint je nieuwe laptop zichzelf te installeren. Of, nog handiger, je IT-partner stuurt direct een nieuwe laptop vanuit de leverancier. Zodra je die laptop opent en verbindt met wifi krijg je een welkomstbericht: ‘Welkom Luuk bij 2source4, meld je hier aan’. En voilà, een kind kan de was doen. Dat is wat wij noemen een ‘out-of-box-experience’. Klik, klik, klik en je bent up-and-running.

Meer weten?

Hardware is onmisbaar, zo simpel is het. Maar laten we het niet mooier maken dan het is, niemand zit te wachten op het gedoe dat er soms bij komt kijken. Een kapotte laptop kan je hele werkdag op zijn kop zetten. Bij 2source4 begrijpen we dat als geen ander. We helpen je graag stress te voorkomen en digitale vrijheid te ervaren. Met onze transparante en eerlijke afspraken, weet je altijd precies waar je aan toe bent. Dat is in elk geval één hoofdpijndossier minder. Wil jij ook ervaren hoe digitale vrijheid smaakt? Ons team komt graag een keer langs om te kijken hoe we jou en je team happy kunnen maken.

Hoe lang is een moderne werkplek nog modern? Hier hoor je niemand over… 

In een eerdere blog schreef Luuk van den Ende al over de moderne werkplek. Maar de term moderne werkplek is inmiddels al jaren een veelgebruikte term. Het is een beetje als ‘het Nieuwe Werken’. Het werd rond 2005 populair, maar is inmiddels alweer een tijdje ‘het nieuwe normaal’, wat natuurlijk ook al niet meer nieuw is. Hoe lang kun je een moderne werkplek nog modern noemen? In deze blog neemt Luuk je mee langs de evolutie van de moderne werkplek en vertelt hij hoe Microsoft 365 een cruciale rol speelt in deze transformatie. 

De definitie van modern is vloeibaar 

Wat een werkplek een moderne werkplek maakt, is uiteraard aan verandering onderhevig. Wat vandaag modern is, is morgen alweer verouderd. Microsoft heeft jaren geleden al de standaard gezet voor de ‘moderne werkplek’. Van cloud gebaseerd werken en het opslaan van bestanden tot een samenwerkingsplatform zoals Microsoft Teams, Microsoft 365 heeft bedrijven geholpen om efficiënter en flexibeler te werken. Alle ontwikkelingen gaan razendsnel en de toekomst heeft nog veel meer voor ons in petto. 

De opkomst van AI 

Microsoft blijft innoveren en zorgt op die manier dat we een moderne werkplek ook modern kunnen blijven noemen. Zo is Microsoft Loop, een co-creatie-ervaring die teams, inhoud en taken samenbrengt, een mooi voorbeeld. Een andere enorm boeiende ontwikkeling is natuurlijk kunstmatige intelligentie. De wereld is momenteel in rep en roer over ChatGPT, maar weinig mensen zijn zich bewust dat het AI model zichzelf traint met de data die wordt ingevoerd door gebruikers. Ook het uitblijven van regelgeving is nog een issue. Microsoft heeft deze uitdagingen aangepakt met de introductie van Bing Chat Enterprise. Binnen deze omgeving wordt alle ingevoerde data beschermd en wordt er geen leerproces op toegepast. Dit betekent dat bedrijfsgegevens niet worden gebruikt voor het trainen van het systeem. Een vergelijkbaar concept is van toepassing op Microsoft Copilot, dat zelfs nog een stap verder gaat door AI in alle Microsoft-applicaties te integreren. Copilot biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld presentaties te genereren op basis van steekwoorden, documenten te herschrijven om een specifieke doelgroep te bereiken, of een samenvatting te maken van een Teams-call inclusief transcriptie. Zo geeft AI de moderne werkplek weer een volledig nieuwe boost.  

Nieuwe beveiligingsvraagstukken 

Met deze versnelling komen ook nieuwe vraagstukken naar voren, met name op het gebied van informatiebeveiliging. Nog niet eens zo lang geleden maakten we ons druk om wat er met onze bedrijfsdata op smartphones gebeurt als medewerkers de organisatie verlaten. Met oplossingen als mobile device management kun je inmiddels heel goed die bedrijfsgegevens beheren. Vandaag de dag zijn de uitdagingen een stuk groter. Zo weten ook hackers AI optimaal te benutten. Zo gebruiken ze het om phishing-mails te creëren die van zulke hoge kwaliteit zijn dat ze niet van echt te onderscheiden zijn. De mails van een verre oom die een erfenis voor je heeft achtergelaten daar trapt niemand meer in, maar met geavanceerde AI-aangedreven technieken kunnen ze de schrijfstijl en tone-of-voice van echte communicatie nabootsen, contextuele informatie toevoegen en zelfs specifieke interesses van doelwitten in overweging nemen. Dit maakt het voor jouw medewerkers steeds moeilijker om onderscheid te maken tussen legitieme berichten en goed ontworpen phishing-aanvallen. Dit benadrukt het belang van bewustwordingstrainingen, het opleiden van medewerkers, het opstellen van duidelijke handleidingen en natuurlijk het aanscherpen van technische maatregelen. 

Geïnspireerd? 

Wil je kwetsbaarheden voorkomen, maar ook de voordelen van een écht moderne werkplek ervaren? Ons team staat klaar om je alles te vertellen over de mogelijkheden en hoe het jou en je medewerkers kan helpen. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe de moderne werkplek jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen!


Een nieuwe definitie van de Moderne Werkplek: Hoe Microsoft en AI de toekomst vormgeven

De term ChatGPT staat voor Chat Generative Pre-trained Transformer, een AI-chatbot die je door middel van prompts (normale tekst zoals een vraag) antwoord geeft. Deze chatbot kan je helpen bij het opstellen van plannen, offertes, het analyseren van data en zelfs het uitstippelen van vakantiereizen als je dit zou willen. Maar als ChatGPT dat allemaal al voor je doet (en nog veel meer), waarom zou je als organisatie dan toch liever gebruik maken van Bing Chat Enterprise? Daar vertel ik je graag meer over. 

Wat is Bing Chat?

Bing Chat is de AI-chatbot van Microsoft. Deze chatbot is gebaseerd op ChatGPT en dat is niet zo gek, want Microsoft investeert in het bedrijf achter het ChatGPT platform (OpenAI). In het kort, wat is een chatbot? Heel simpel, je stelt een vraag (of voert zoals het heet een prompt in) door middel van tekst die wij als mensen schrijven, en de chatbot geeft daar vervolgens uitgebreid antwoord op. En dit gaat veel verder dan de ouderwetse klantenservice chatbots. Zo kun je er ideeën mee opdoen, data mee analyseren, een plan laten schrijven op basis van je invoer en kan het zelfs coderen. 

Waarom Bing Chat Enterprise gebruiken? Bescherm je data met Bing Chat Enterprise 

Maar als Bing Chat en ChatGPT er al zijn, waarom zou je dan Bing Chat Enterprise gebruiken? Het kan en doet toch precies hetzelfde als de andere twee? Het antwoord is ja en nee. Natuurlijk geeft het antwoord op de vragen die je stelt, maar er is één belangrijk verschil. Denk eens aan de bovengenoemde voorbeelden waarbij Bing Chat kan helpen. Vind je het als ondernemer wenselijk dat je collega’s financiële data of andere gegevens die strikt aan jouw organisatie zijn gebonden in allerlei tools stoppen zonder dat je weet wat er met die gegevens wordt gedaan? Ondanks de productiviteitswinst die ermee behaald kan worden, wil je niet dat bedrijven of tools aan de haal gaan met jouw gegevens.  

En dat is waar Bing Chat Enterprise het verschil maakt. Normaal gesproken wordt de data opgeslagen en gebruikt om de systemen te trainen. Bing Chat Enterprise zorgt ervoor dat je data beschermd is en dat het niet buiten je organisatie komt. Data wordt niet gebruikt om systemen te trainen en uiteraard heeft ook Microsoft zelf hier ook geen toegang toe. 

Maar ChatGPT heeft toch ook een enterprise variant? Dat klopt, maar deze is niet gratis. Bing Chat Enterprise daarentegen zit bij de meeste Microsoft 365 licenties inbegrepen. Als jouw organisatie gebruik maakt van een Business Standard licentie of hoger kun je er nu al gebruik van maken. 

Hoe weet je of je gebruik maakt van Bing Chat Enterprise? 

Of je al gebruik maakt van Bing Chat Enterprise is eenvoudig te controleren. Ga simpelweg naar www.bing.com/chat. Vervolgens kijk je naar de weergave die twee versies heeft: De eerste zoals je hieronder ziet is de “standaard” weergave waar iedereen gebruik van kan maken. 

 

Bing Chat Enterprise - 2source4 1

 

Als je al gebruik maakt van Bing Chat Enterprise dan zie je onderstaande lay-out. Bing Chat Enterprise kun je herkennen aan de (door mij) rood omcirkelde tekst in de afbeelding. De belangrijkste tekst staat net boven het tekstveld. Zo weet je zeker dat je persoonlijke en je bedrijfsdata beschermd zijn in deze chat. 

 

Bing Chat Enterprise - 2source4 2

 

Hoe stel je Bing Chat Enterprise in voor je organisatie?

Mocht na het controleren hiervan blijken dat Bing Chat Enterprise nog niet aanstaat binnen jouw organisatie en je wel beschikt over de juiste licenties, dan is het advies om dit aan te laten zetten door je IT-team of door je IT-partner. Mocht je ze een stap willen helpen kun je ze verwijzen naar de volgende pagina die uitlegt hoe dit werkt: Manage Bing Chat Enterprise | Microsoft Learn. En natuurlijk, mocht je hulp van ons nodig hebben, zitten wij voor je klaar. Vul het contactformulier in of bel ons. 

Conclusie 

AI tools zijn een mooie nieuwe ontwikkeling om ons te helpen in ons privé- en werkleven. Maar zorg dat je je er bewust van bent hoe je omgaat met de data die je erin stopt en wat er vervolgens mee gebeurt. Zorg ervoor dat je collega’s wel gebruik kunnen maken van de technologie die beschikbaar is, maar doe dit op een verantwoorde manier. Het beschikbaar maken van Bing Chat Enterprise is een eenvoudige stap om zowel de voordelen van AI te benutten als te zorgen dat bedrijfsdata op een veilige plek gebruikt kan worden. 

Wil je op hoogte blijven van het laatste nieuws en/of tips en tricks op het Microsoft 365 platform? Abonneer je dan geheel vrijblijvend op onze blog! 


Bing Chat Enterprise – Waarom je wilt dat jij en je collega’s het gebruiken?