Wie in jouw organisatie is ’te belangrijk om te missen’?

,

Als hij morgen wegvalt, ligt je proces stil. Elke organisatie heeft ze: mensen die onmisbaar lijken. Die ene collega die als enige weet hoe de planning werkt. Of die engineer die alle koppelingen in zijn hoofd heeft. Fijn dat ze er zijn, maar wat als ze er niet zijn? Jan-Willem van der Wal, Project Manager bij 2source4, legt uit waarom onmisbaarheid een risico is en hoe je het oplost.

Waarom onmisbaarheid een bedrijfsrisico is

Het klinkt als een compliment: ‘Zonder jou kunnen we niet.’ Maar het is een waarschuwing. Want als één persoon onmisbaar is voor een proces, dan is dat proces kwetsbaar.

In de praktijk zie ik dit vaak terug bij projecten. Er is een medewerker die alle kennis heeft over een systeem of werkwijze. Collega’s stellen geen vragen, want ‘hij regelt het wel’. Documentatie is er niet of verouderd. En als die persoon er dan een keer niet is, merk je hoe fragiel het is.

Stap 1: leg kennis vast op een plek die niet verdwijnt

De eerste stap is documentatie, maar niet een berg handleidingen die niemand leest. Werkbare procesbeschrijvingen: hoe werkt een proces stap voor stap, wie doet wat, waar staan de inloggegevens? Begin bij de processen die het meest afhankelijk zijn van één persoon.

Wij richten dit in binnen een moderne werkplek, bijvoorbeeld in SharePoint. Neem een maandafsluiting die alleen in het hoofd van één medewerker zit. Leg je die stap voor stap vast op een centrale plek, dan loopt het proces gewoon door als die persoon op vakantie of ziek is. Kennis staat dan op een plek waar collega’s bij kunnen, in plaats van in iemands hoofd of in een lokaal documentje.

Stap 2: zorg dat minimaal twee mensen elk proces kennen

Zorg dat minimaal twee mensen elk proces kennen. Niet in theorie, maar in de praktijk. Laat collega’s meekijken, meedraaien en af en toe overnemen. Dat voelt inefficiënt, maar het is een investering in je continuïteit.

Standaardisatie helpt hier enorm. Denk aan een vast onboardingproces: in plaats van dat één collega weet hoe een nieuwe medewerker wordt klaargezet, volgt iedereen dezelfde stappen. Wij helpen organisaties hun IT-procedures te standaardiseren, zodat kennis overdraagbaar wordt in plaats van persoonsgebonden.

Stap 3: haal het proces uit het hoofd en in het systeem

Zorg dat je systemen zo zijn ingericht dat ze niet afhankelijk zijn van het geheugen van één persoon. Automatiseer waar het kan, standaardiseer waar het moet, en test regelmatig of een proces ook draait als de vaste persoon er niet is.

Hier komt het Power Platform in beeld. Met PowerApps en Power Automate vang je terugkerende processen, bijvoorbeeld kwaliteitscontroles, rapportages of in- en uitdiensttreding, in een vaste applicatie. De stappen zitten dan in het systeem, niet in iemands routine. Valt de vaste persoon weg, dan blijft het proces gewoon draaien. We bouwden dit eerder voor productiebedrijven die hun controles en rapportages volledig persoonsonafhankelijk maakten.

De test die elke directie zou moeten doen

Stel jezelf deze vraag: als morgen je drie meest betrokken medewerkers tegelijk ziek zijn, welke processen liggen dan stil? Als het antwoord je niet bevalt, weet je waar je moet beginnen.

Dit is geen kritiek op die medewerkers. Integendeel, het zijn vaak je beste mensen. Maar je organisatie moet sterker zijn dan één persoon. Dat is ondernemerschap.

Meer weten?

Wil je weten waar jouw organisatie kwetsbaar is op het gebied van personele afhankelijkheden? We denken graag met je mee en kijken samen welke processen je kunt vastleggen, standaardiseren of automatiseren.

Laat je je liever eerst nog een tijdje inspireren? Of ben je nog op zoek naar dagelijkse inspiratie en inzichten? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief, check onze whitepapers en rapporten of blijf op de hoogte door onze LinkedIn-pagina te volgen. We delen regelmatig updates en nuttige tips die jouw bedrijf vooruit kunnen helpen.

Jan-Willem van der Wal, Project Manager bij 2source4

5 signalen dat jouw organisatie operationeel kwetsbaar is

Als één medewerker ziek is en je krijgt stress, dan heb je een risico. Niet een klein risico dat je kunt wegwuiven, maar een structureel probleem in je bedrijfsvoering. Paul Vreeker, Solutions Consultant bij 2source4, ziet het dagelijks bij klanten: organisaties die prima draaien, tot er iets onverwachts gebeurt. In deze blog deelt hij vijf signalen die je serieus moet nemen.

1. Alle IT-kennis zit bij één persoon

Je hebt die ene collega die alles weet van het netwerk, de servers en de koppelingen. Als er iets misgaat, bellen ze hem. Als er iets nieuws moet worden ingericht, doet hij het. Handig, tot hij een week op vakantie is. Of ziek wordt. Of vertrekt.

Als je IT-kennis bij één persoon zit, heb je geen IT-afdeling. Je hebt een single point of failure. En dat raakt direct je bedrijfscontinuïteit. Later in deze serie gaan we dieper in op personele afhankelijkheden.

2. Je back-ups zijn nooit getest

Veel bedrijven maken back-ups. Dat is goed. Maar heb je ooit getest of je die back-up daadwerkelijk kunt terugzetten? En zo ja, hoe lang dat duurt?

Een back-up die je niet kunt herstellen, is geen back-up. Het is een geruststelling die niet klopt. Test je back-ups minstens twee keer per jaar. Niet alleen of de bestanden er zijn, maar of je er een werkende omgeving mee kunt opbouwen.

3. Geen getest uitwijkplan

Een uitwijkplan is meer dan een document in een la. Het is een procedure die je team kent en die je hebt geoefend. Weet iedereen wat ze moeten doen als de systemen uitvallen? Wie belt de IT-leverancier? Wie informeert klanten? Wie coördineert het herstel?

Als het antwoord op die vragen ‘dat weten we dan wel’ is, heb je geen uitwijkplan.

4. Systemen die niemand durft aan te raken

Bijna elk bedrijf heeft ze: systemen die al jaren draaien, waar niemand precies weet hoe ze werken en die niemand durft te updaten. ‘Het werkt toch?’ is dan het argument. Tot het niet meer werkt.

Verouderde systemen zijn niet alleen een technisch risico. Ze zijn ook een beveiligingsrisico. Oude software krijgt geen updates meer, en dat maakt ze een makkelijk doelwit. Dat schreven we eerder in onze blog over cybercrime bij mkb-bedrijven.

5. Problemen ontdek je pas als het te laat is

Als je erachter komt dat een server vol staat omdat een medewerker belt dat hij niet meer kan opslaan, dan mist er iets. Monitoring is geen luxe, het is een basisvoorziening. Je hoort problemen te zien aankomen, niet te ontdekken als ze al schade aanrichten.

Meer weten?

Herken je een of meer van deze signalen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We helpen je graag om je kwetsbaarheden in kaart te brengen.

Laat je je liever eerst nog een tijdje inspireren? Of ben je nog op zoek naar dagelijkse inspiratie en inzichten? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief, check onze whitepapers en rapporten of blijf op de hoogte door onze LinkedIn-pagina te volgen. We delen regelmatig updates en nuttige tips die jouw bedrijf vooruit kunnen helpen.

Paul Vreeker, Solutions Consultant bij 2source4

De 32% integratiefout: waarom IT-investeringen vaak mislukken (en hoe je dat voorkomt)

Een derde van alle mkb-bedrijven loopt tegen hetzelfde probleem aan bij IT-investeringen: nieuwe systemen die niet goed integreren met bestaande oplossingen. Deze kostbare misser zorgt voor frustratie bij medewerkers en gemiste kansen voor groei. In deze blog vertelt Luuk van den Ende, business development manager bij 2source4, hoe je deze veelvoorkomende valkuil kunt vermijden en ervoor zorgt dat jouw IT-investering wél rendeert.

De integratiekloof: het verborgen lek in je IT-budget

Onderzoek van Sharp toont aan dat 32% van de mkb-bedrijven worstelt met het feit dat nieuwe IT-systemen die niet goed integreren met bestaande oplossingen. Een fikse belemmering voor de uitwisseling van informatie en het stroomlijnen van werkprocessen. Het resultaat? Eilandjes van data die niet met elkaar communiceren, dubbel werk, en medewerkers die hun werk niet efficiënt kunnen uitvoeren.

Herken je dit? Je investeert in een nieuw CRM-systeem, maar je boekhoudsoftware kan er niet mee communiceren. Of je implementeert een modern intranet, maar documenten moeten nog steeds handmatig worden geüpload vanuit andere systemen. Deze integratiekloof vreet niet alleen aan je productiviteit, maar ondermijnt ook het vertrouwen van je team in nieuwe technologie.

Begin bij de bedrijfsdoelen, niet bij de techniek

De eerste misstap die veel organisaties maken: ze beginnen bij de technologie in plaats van bij hun bedrijfsdoelen. Je koopt geen IT omdat het nieuw en spannend is, maar omdat het bijdraagt aan je bedrijfsdoelen. Stel jezelf deze vragen voordat je investeert:

  • Welk bedrijfsprobleem wil je oplossen?
  • Hoe past deze oplossing binnen je huidige IT-landschap?
  • Met welke bestaande systemen moet de nieuwe oplossing communiceren?
  • Welke data moet worden uitgewisseld, en in welke richting?

Door eerst je doelen en integratiebehoefte scherp te krijgen, vermijd je kostbare mismatches. Je voorkomt dat je investeert in systemen die niet met elkaar praten, of die meer problemen veroorzaken dan oplossen.

De verborgen kosten van gebrekkige integratie

Wanneer systemen niet goed integreren, ontstaan er verborgen kosten die vaak groter zijn dan de initiële investering. Je medewerkers moeten gegevens handmatig overtypen, wat niet alleen tijdrovend is maar ook foutgevoelig. Daarnaast leidt het tot irritatie en weerstand tegen nieuwe technologie. En wat misschien nog wel erger is: beslissingen worden genomen op basis van incomplete data, omdat informatie verspreid is over verschillende systemen. Dit vertaalt zich direct in gemiste kansen en suboptimale bedrijfsprestaties. En daar zit echt helemaal niemand op te wachten.

Maak een IT-strategie, geen verzameling losse tools

De meest succesvolle organisaties behandelen IT niet als een verzameling losse tools, maar als een samenhangend ecosysteem. Ze ontwikkelen een IT-strategie die aansluit bij hun bedrijfsdoelen en die rekening houdt met bestaande én toekomstige systemen.

Begin met het in kaart brengen van je huidige IT-landschap. Welke systemen gebruik je nu? Hoe communiceren ze met elkaar? Waar zitten de pijnpunten? Dit overzicht vormt de basis voor weloverwogen beslissingen over nieuwe investeringen.

Schakel experts in voor het complete plaatje

Technologische integratie is complex, en alleen de grote corporates hebben voldoende interne expertise om dit volledig zelf te doen. Is jouw organisatie wat kleiner? Schakel dan tijdig externe experts in die het volledige plaatje kunnen overzien en die ervaring hebben met dit soort integratieprojecten.

Een goede IT-partner kijkt verder dan alleen de techniek. Ze begrijpen je bedrijfsdoelen, brengen je huidige landschap in kaart, en ontwikkelen een strategie die zorgt voor naadloze integratie. Ze hebben bovendien ervaring met veelvoorkomende valkuilen en weten hoe ze die kunnen omzeilen.

Van verspilling naar waarde: maak IT een strategische partner

Door integratiefouten te vermijden, transformeer je IT van een kostenpost naar een strategische partner in je bedrijfsgroei. Goed geïntegreerde systemen verhogen je productiviteit, verbeteren je klantervaring, en geven je het inzicht dat je nodig hebt om concurrerend te blijven.

Neem de tijd om je IT-strategie te ontwikkelen. Kijk niet alleen naar wat je vandaag nodig hebt, maar ook naar waar je over drie of vijf jaar wilt staan. Zorg dat nieuwe investeringen passen binnen deze langetermijnvisie en dat ze naadloos integreren met je bestaande systemen.

Geïnspireerd?

Wil je ontdekken hoe jouw IT-investeringen optimaal kunnen renderen? Ons team helpt je graag met het ontwikkelen van een strategische IT-roadmap die aansluit bij jouw bedrijfsdoelen. We kijken niet alleen naar wat technisch mogelijk is, maar vooral naar wat jouw organisatie nodig heeft om te groeien. Maak vandaag nog een afspraak voor een vrijblijvend gesprek, en zet de eerste stap naar een geïntegreerd IT-landschap dat écht werkt voor jouw bedrijf.

Klik hier om een afspraak in te plannen.

Nog geen concrete uitdaging, maar mogen we je blijven inspireren?

Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

Een kwart eeuw 2source4: ‘Je hebt geen baas nodig als je normaal met elkaar omgaat’

,

Elke directeur zal het herkennen; je bedrijf draait om je mensen. Zij houden de processen draaiend, zij praten met je klanten, zij zíjn je organisatie. Maar hoe geef je die mensen de ruimte om te excelleren, zonder dat de boel uit de hand loopt?  Ter gelegenheid van het 25-jarig jubileum van 2source4 deelt eigenaar en oprichter Jurgen Bossenbroek  zijn persoonlijke reis en de lessen die hij onderweg leerde over leiderschap, autonomie en de kunst van het ondernemen. Een verhaal over waarom hiërarchie vaak overbodig is en hoe je een organisatie bouwt waar mensen écht tot hun recht komen.

Een vroege leiderschapsles

Het begon al in de derde klas van de lagere school. Ik kreeg strafwerk omdat ik door de juf heen praatte. Pagina’s vol moest ik schrijven: ‘Ik moet luisteren naar de juf.’ Maar ik deed het niet. Na drie weken riep de juf mijn moeder erbij. Die legde het helder uit: ‘Als je Jurgen duidelijk maakt waarom iets moet, luistert hij en verandert zijn gedrag. Maar zonder uitleg krijg je discussie. Hij wil de logica en het doel begrijpen.’ Die middag legde de juf me uit dat ik niet stil moest zijn omdat zij niet wilde dat ik praatte, maar omdat de hele klas les nodig had. Vanaf dat moment had ze nooit meer last van me. Sterker nog: ik kwam haar een jaar of twintig terug nog eens tegen en ze vertelde me dat ik vanaf dat moment de liefste leerling van de klas was.

Logica als kompas

Deze nuchtere levenshouding zit er bij mij al vanaf mijn geboorte in. Doe maar normaal, dan doe je al gek genoeg. Als logisch denkend persoon ontwikkelde ik een duidelijke visie op leiderschap: als je iemand aanneemt die iets kan, laat hem dan ook zijn werk doen. Hou op met mensen aan een ketting te leggen en te eisen dat ze in de pas lopen. Een baas die zonder na te denken van alles roept en verwacht dat iedereen braaf volgt – dat werkt gewoon niet. Dat krijg je er bij mij niet in.

De stap naar ondernemer

Waarom ik uiteindelijk ondernemer ben geworden? Omdat ik bij veel werkgevers toch met die hiërarchische aanpak moest dealen en daar had ik gaan zin meer in. In september 1999 nam ik ontslag bij mijn laatste werkgever en toen zat ik ineens thuis. Tijd genoeg dus om na te denken over mijn volgende stap. Toen kwam de vraag bij me op: waarom zou ik überhaupt nog voor een baas gaan werken? Dat leidde tot een simpel inzicht: dat hoeft helemaal niet. Vlak voor kerst richtte ik mijn BV op en op 2 januari 2000 startte ik 2source4. Niet voor het geld of de status, maar om te doen wat goed is voor bedrijven. Met die filosofie zijn we groot geworden.

Een andere manier van werken

Wat bij 2source4 anders is? Oud-medewerkers zeggen dat ze één ding nooit meer terugkrijgen: de werksfeer. Iedereen is hier gelijkwaardig. Die platte structuur zit in ons DNA. Hiërarchie is niet noodzakelijk als je normaal met elkaar omgaat. Die filosofie werkt niet voor iedereen, maar de mensen die hier werken floreren erin.

Van dozenschuiver naar waarde leveren; onze reis naar dienstverlener

De grootste uitdaging van de afgelopen 25 jaar? De transitie in een veranderende markt; van producten naar diensten, van dozenschuiver naar dienstverlener. Twee jaar geleden haalden we nog 10 procent van onze marge uit producten. Nu is dat 5 procent. Toen ik begon was het 100 procent. De markt verandert razendsnel.

Het mooie is: het is niet langer een verkopersmarkt. Vergelijk het met de autobranche. In de jaren zeventig had je honderden dealers. Vandaag de dag draait autorijden puur om mobiliteit. Hetzelfde gebeurt in IT. Waar het in de jaren 80 ging om het vervangen van je typemachine door een slimmer apparaat – een product – draait het nu om goede service.

Trots op authenticiteit

Met de meeste oud-collega’s heb ik tot op de dag van vandaag goed contact. Dat merkte ik vorige week weer toen ik 61 werd. Ik kreeg massaal appjes van oud-collega’s, medewerkers en klanten. Niet omdat ze iets nodig hadden, helemaal niet. Zelfs oud-medewerkers stuurden een berichtje of belden even. Gewoon om bij te praten en te vragen hoe het met me gaat.

Dus waar ik het meest trots op ben? Dat onze kernwaarden – authenticiteit, gelijkwaardigheid en werkplezier – al 25 jaar overeind staan. We bouwen relaties voor de lange termijn, gebaseerd op wederzijds respect en vertrouwen. Dat was vanaf het begin mijn hoogste doel. En dat ik er toevallig ook geld mee verdien? Tja, dat is een mooie bijkomstigheid.

De blik vooruit

Nu ik 61 ben geworden, vragen mensen me vaak of ik nog wel door wil gaan. Stoppen? Dat heb ik al eens geprobeerd. Tussen 2010 en 2014 maakte ik mijn opgespaarde vakantiedagen op. Daarvan heb ik twee belangrijke dingen geleerd: ik heb te veel energie om stil te zitten én je hersenen hebben activiteit nodig om scherp te blijven. Na 25 jaar is mijn passie voor innovatie nog lang niet op. Als ik nu zou stoppen, zou ik toch weer wat anders oppakken. Want in deze dynamische IT-sector blijven we ons ontwikkelen, net als de manier waarop we onze klanten helpen. Ik kom nog elke dag met een lach terug van mijn werk. Wat wil je nog meer?

Vieren wat komt, niet wat was

Hoe vier je 25 jaar ondernemerschap? Tussen kerst en oud en nieuw heb ik teruggeblikt. Oude foto’s bekeken, herinneringen opgehaald. Dit jubileum is een mijlpaal en is daarmee een deel van mijn geschiedenis geworden. Maar dat ligt achter me en ik wil liever morgen vieren dan gisteren. We heffen hier met het team het glas, maar daar houdt het feestje ook op. Want zodra we geproost hebben, beginnen mijn mensen al te vragen naar mijn plannen. Wat gaan we dit jaar doen? Wat staat ons te wachten? Met welke innovaties gaan we aan de slag? Hoe blijven we waarde toevoegen voor onze opdrachtgevers en hun mensen? En dat is precies zoals ik het wil. Want het is veel leuker om te praten over de toekomst in plaats van stil te staan bij wat geweest is.

Bouwen aan de toekomst

De IT-wereld staat niet stil, en wij ook niet. Met de opkomst van AI, de toenemende focus op cybersecurity en de groeiende behoefte aan flexibele IT-oplossingen, blijven we onszelf vernieuwen. Security-awareness trainingen, cloud-oplossingen, datagedreven besluitvorming – we bewegen mee met wat onze klanten nodig hebben. En dat blijven we doen. Want daar gaat het om: de wensen en behoeften van de klant. De techniek? Die kan je ook bij een ander halen. De oplossing? Daarin maken wij het verschil.

Klaar voor de volgende 25 jaar

Wil je sparren over leiderschap en organisatieontwikkeling? Over de transitie van product naar dienstverlening? Of gewoon een kop koffie drinken met een vakgenoot? Plan een afspraak in.

Nog geen concrete uitdaging, maar wel benieuwd naar onze visie op modern IT-management? Schrijf je aan de rechterkant van deze pagina in voor onze nieuwsbrief.

Van kwetsbaar naar krachtig: een praktische aanpak voor cybersecurity

Cybersecurity staat bij elke organisatie hoog op de agenda. Een internationale organisatie die zo nu en dan ongevraagd in de – virtuele – schijnwerpers staat, wilde haar Microsoftomgeving beter beveiligen. In deze blog vertelt Jan-Willem van der Wal, projectmanager bij 2source4, hoe wij die uitdaging, samen met onze partners, hebben aangepakt zonder de dagelijkse bedrijfsvoering te verstoren.

Een optimaal beveiligde IT-omgeving

De betreffende organisatie had een duidelijke wens: zorgen voor een continue monitoring van de IT-omgeving. Het doel was simpel, maar van vitaal belang: kwetsbaarheden identificeren en direct actie ondernemen bij mogelijke bedreigingen. Ze vroegen Tesorion, onze partner voor SOC- en SIEM-diensten, om de monitoring op te zetten. Deze diensten bieden 24/7 monitoring en detectie, maar om ze optimaal te laten werken, was eerst een grondige analyse van de IT-omgeving nodig. Daar was een mooie rol voor ons weggelegd. We begonnen met een uitgebreide securityscan van de volledige omgeving. De scan toonde meerdere verbeterpunten aan. Op basis daarvan hebben we een concreet advies opgesteld, zodat de klant hun omgeving kon optimaliseren en de monitoring vlekkeloos kon functioneren.

Zes verbeterprojecten

De scan was pas het begin. Daarna volgde een zorgvuldig gecoördineerd plan om de gevonden verbeterpunten aan te pakken. Dit resulteerde in zes afzonderlijke projecten, die deels parallel en deels na elkaar werden uitgevoerd. Deze verbeteringen hadden niet alleen impact op de IT-omgeving, maar ook op de honderden medewerkers van het bedrijf. Een voorbeeld hiervan was het verbeteren van de inlogprocedures. Bij een veiligere inlogmethode moeten medewerkers natuurlijk wel weten hoe ze hiermee om moeten gaan. Je wilt voorkomen dat iemand plotseling wordt buitengesloten. Een ander project richtte zich op het filteren van phishingmails. Je wilt zoveel mogelijk schadelijke mails blokkeren, maar ook een proces hebben om legitieme mails die onterecht worden tegengehouden snel door te laten. Ons team zorgde voor een solide technische inrichting en werkte daarbij nauw samen met de IT-beheerpartij van de klant. Zo bleven alle systemen operationeel, terwijl we stap voor stap de veiligheid verbeterden.

Samenwerken met alle stakeholders

Een project van deze omvang vraagt om nauwe samenwerking. Wij implementeren de technische oplossingen, maar dragen ze vervolgens over aan de standaardbeheerpartij van de klant. Daarnaast werken we samen met Tesorion voor monitoring en zorgen we dat alle stakeholders – van de directie tot de medewerkers – goed worden geïnformeerd. We hebben het project uitgevoerd terwijl de organisatie gewoon bleef draaien. Kortom: werken aan de weg terwijl de auto’s doorrijden. Maar dat is precies waar we goed in zijn.

Resultaat: een veiligere omgeving met minimale verstoring

Dankzij deze gecoördineerde aanpak is de IT-omgeving van deze organisatie nu aanzienlijk beter beschermd. Met de voortdurende monitoring van Tesorion en de verbeterde beveiligingsprocessen is het risico op cyberdreigingen sterk verminderd. De standaard bedrijfsvoering is niet verstoord, en de medewerkers zijn goed geïnformeerd over de veranderingen.

Wil je ook bouwen aan een veiligere IT-omgeving?

Een veiligere digitale werkplek vraagt om een efficiënte aanpak en samenwerking met de juiste partners. Benieuwd hoe 2source4 jouw organisatie kan helpen bij het verbeteren van de security? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen maken we jouw IT-omgeving klaar voor de toekomst!

Certificering als kans: slimmer en veiliger werken met bestaande tools

Aandacht voor cybersecurity is allang geen luxe meer, maar een noodzaak. Regelgeving zoals de NIS2-richtlijn stelt steeds strengere eisen aan informatiebeveiliging, privacy en AVG-compliance. Voor veel organisaties is dit een flinke uitdaging. Certificeringen zoals ISO 27001 en NEN 7510 laten zien dat je cybersecurity serieus neemt én voldoet aan de hoogste standaarden. In deze blog vertelt Jan-Willem van der Wal, projectmanager bij 2source4, hoe wij deze certificeringen hebben behaald en waarom dit een mijlpaal is waar we trots op zijn.

Het belang van ISO 27001 en NEN 7510

ISO 27001 is dé internationale norm voor informatiebeveiliging. Het toont aan dat je processen voldoen aan de strengste wereldwijde standaarden. NEN 7510 gaat nog een stap verder en richt zich specifiek op de zorgsector in Nederland. Het laat zien dat je persoonlijke en gevoelige gegevens zorgvuldig beschermt, in lijn met de wet- en regelgeving. Hoewel deze certificeringen los van elkaar staan, hebben wij er als organisatie voor gekozen ze tegelijkertijd te behalen. De NEN 7510 bouwt voort op ISO 27001 en stelt aanvullende eisen. Door beide trajecten te combineren, werkten we efficiënter en vermeden we dubbel werk.

De pragmatische 2source4-aanpak: gebruik wat je al hebt

Bij een certificeringstraject zijn er een aantal basisdingen die op orde moeten zijn. Beleidsdocumenten moeten makkelijk te vinden zijn, systemen correct ingericht, en data volledig beveiligd. Logging moet betrouwbaar zijn en goed functioneren. Natuurlijk kun je hiervoor losse pakketten aanschaffen, maar dat zorgt voor dubbele administraties en extra complexiteit. Dat wilden we voorkomen. Voor ons stond één ding voorop: alles moest passen binnen de systemen die we al gebruikten. Als Microsoft-partner was de oplossing snel duidelijk: we zetten volledig in op Microsoft-tools. Maar hoe pak je dat praktisch aan?

In de praktijk

We gebruikten Microsoft SharePoint en Teams om beleidsdocumenten en projectinformatie veilig en overzichtelijk op te slaan. Microsoft Planner hield alle taken bij en zorgde ervoor dat deze automatisch werden toegewezen via To Do. Diezelfde structuur gebruiken we nu ook voor periodieke taken. Zo zorgen we ervoor dat niets wordt vergeten. Voor het vastleggen van incidenten en tickets vertrouwen we op Dynamics 365. Onze servicedesk registreert hier alle acties, waardoor alles centraal georganiseerd is. Daarnaast waarborgt Microsoft Intune de veiligheid van al onze apparaten. Het beheer hiervan verloopt via een goed ingeregelde netwerkomgeving met Aruba ClearPass. Met deze aanpak voldoen we niet alleen aan de certificeringseisen, maar stroomlijnen we ook onze eigen processen.

Samenwerken als sleutel tot succes

De juiste technologie is een mooi startpunt, maar zonder de juiste beleidskennis kom je nog nergens. Daarom zijn we een samenwerking aangegaan met Fabiën Heeren van Compliance Agency. Hij heeft ons geholpen om de regelgeving praktisch te vertalen en beleidsstukken op te stellen. Deze samenwerking was goud waard. Fabiën bracht de kennis van regelgeving, terwijl wij onze technische expertise inbrachten. Dat samenspel leverde een omgeving op die klaar was voor de audits. De audit door CIIO was een groot succes. We kregen complimenten voor onze aanpak en voor de volwassenheid van onze omgeving, zeker gezien de relatief korte tijd waarin we dit hebben gerealiseerd.

Het resultaat: gecertificeerd én efficiënter

Certificering als kans: slimmer en veiliger werken

In 2024 mochten we de officiële certificaten in ontvangst nemen: zowel ISO 27001 als NEN 7510. Maar deze certificering brengt ons veel meer dan een ‘stempeltje’. Door kritisch naar onze processen te kijken en ze te verbeteren, hebben we een sterkere basis gelegd voor de toekomst. Daardoor hebben we niet alleen deze belangrijke certificaten in the pocket, maar zijn we ook weer een stukje efficiënter geworden. Want beveiliging is immers nooit af…

Wil jij ook slimmer werken met Microsoft-oplossingen?

Benieuwd hoe je jouw organisatie veiliger en efficiënter kunt maken?  Met een grondig security-assessment brengen we risico’s in kaart en maken we een helder actieplan. Daarnaast bieden we praktische bewustzijnstrainingen, afgestemd op jouw team. Kies uit verschillende vormen, zoals interactieve sessies of video’s. Neem vandaag nog contact op en ontdek hoe je jouw bedrijf veiliger en sterker maakt! Verder lezen?

Download onze whitepaper.

‘Beveiliging is nooit af’

In Nederland schoot het aantal datalekken met maar liefst 153% omhoog tussen het tweede en derde kwartaal, volgens ICT/Magazine. We kunnen dus gerust stellen dat werken aan digitale veiligheid een hot topic is. Voor Wesley de Marie, security-engineer bij 2source4, is het dagelijkse realiteit. Sinds midden 2023 houdt hij zich bezig met het beschermen van systemen en data. In deze blog vertelt Wesley meer over zijn rol, wat hem drijft en waarom hij bij 2source4 helemaal op zijn plek zit.

Van systeembeheerder naar security-engineer

In augustus 2023 ben ik bij 2source4 begonnen. Daarvoor werkte ik bij een andere werkgever als systeembeheerder. Daar deed ik een training voor een Microsoft-certificering waarbij ook security aan bod kwam. Dat vond ik meteen ontzettend interessant. Ik besloot me daar verder in te verdiepen en heb meerdere Microsoft-certificaten op het gebied van information protection, security, compliance en identiteitsbeheer gehaald. Toen ik zag dat er bij 2source4 een vacature vrij was als security-engineer, heb ik meteen gereageerd. Dat is inmiddels alweer anderhalf jaar geleden.

Beveiliging is nooit af

In mijn rol ben ik verantwoordelijk voor het beheren en beveiligen van klantomgevingen, van laptops en accounts tot gevoelige data. Maar beveiliging stopt niet bij een sterk wachtwoord, en zelfs MFA (multifactorauthenticatie) is tegenwoordig niet meer genoeg. Het draait om bewustzijn bij medewerkers. Hackers worden steeds slimmer en vinden manieren om zelfs MFA te omzeilen, bijvoorbeeld via phishing-websites. Trap je daarin en deel je je gegevens, dan geef je hackers feitelijk een digitale toegangspas tot je systemen. Bovendien is het cruciaal om je hele Office-omgeving goed te beveiligen. Dit speelt een belangrijke rol in het voorkomen van phishing-aanvallen. Het vergroten van dat bewustzijn is een van de grootste uitdagingen in mijn werk. Je moet continu leren, scherp blijven en nieuwe dreigingen voor zijn. Beveiliging is nooit af.

 

Datalekken zijn toegenomen met 153%. Wesley vertelt hoe hij zich inzet voor betere digitale veiligheid. Lees nu zijn verhaal.

Relaxte sfeer

Wat het werken bij 2source4 zo leuk maakt? We zitten allemaal samen op één werkvloer, zonder hokjes of aparte teams. Dat zorgt voor een open sfeer waarin je constant wordt uitgedaagd om het beste uit jezelf te halen. Je blijft daardoor nooit stilstaan. Er is veel vrijheid, maar er wordt ook veel van je verwacht. Als je niet doet wat je belooft, word je daar op aangesproken. Dat houdt iedereen scherp. Tegelijkertijd is de sfeer heel relaxed. Zelfs bij Jurgen, onze directeur, staat de deur letterlijk altijd open.

Lekker op m’n plek

Op zakelijk vlak heb ik niet echt een langetermijnplanning. Ik ben nog jong en zit op dit moment prima op mijn plek in deze baan. Er is altijd wel iets nieuws te leren of te creëren, en dat maakt het uitdagend. Nu ben ik bijvoorbeeld bezig met nieuwe projecten binnen de security. Daar kan ik nog niet te veel over zeggen, maar het gaat zeker voordelen opleveren voor onze klanten. Dat soort ontwikkelingen houden het werk interessant.

Balans

In mijn vrije tijd probeer ik zo min mogelijk achter een scherm te zitten. Sporten is mijn uitlaatklep. Meestal ga ik vóór werk naar de sportschool. Dan heb ik dat al gehad en kan ik na werk direct naar huis. In het weekend ga ik graag op pad; afspreken met vrienden of naar een feestje. Dat zijn wel steeds vaker kinderfeestjes, omdat veel vrienden inmiddels kinderen hebben. Reizen doe ik ook graag. Tussen 2018 en 2021 heb ik een tijdje in Brazilië gewoond, wat een geweldige ervaring was. En onlangs ben ik drie weken op vakantie naar Thailand geweest. Ik heb daar veel plekken bezocht, rondgereisd en een beetje avontuur gezocht. Vaak kom ik dan terecht op plekken waarvan je denkt: zou ik hier wel moeten zijn? Maar juist op die onverwachte plekken ontstaan de mooiste herinneringen.

Geïnspireerd? 

Wil je kwetsbaarheden voorkomen? Ons team kan je helpen met een goed doordachte securityassessment om risico’s bloot te leggen en een plan te maken of met waardevolle bewustzijnstrainingen. Dat kan in allerlei vormen, zoals video’s of interactieve inhoud. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe je jouw bedrijf veilig naar een hoger niveau tilt! Verder lezen?

Download onze whitepaper.

Verhoog je productiviteit met deze slimme tools

Voel je je af en toe totaal overspoeld door de dagelijkse taken die maar tijd blijven slurpen? Geloof ons, je bent niet alleen. Veel professionals worstelen met het efficiënt beheren van hun tijd. De constante stroom aan verplichtingen kan voelen als een eindeloze lawine. Gelukkig is er een scala aan digitale tools die je kunnen helpen om niet alleen je werklast te beheren, maar ook je productiviteit aanzienlijk te verhogen. In deze blog ontdek je een aantal slimme hulpmiddelen. Tools die je werkprocessen overzichtelijk maken en je tijdmanagement naar een hoger niveau tillen. Zo krijgen je meer tijd voor wat echt belangrijk is!

Ontdek hoe technologie je dagelijkse werk kan vereenvoudigen

Veel professionals worstelen dagelijks met het beheer van hun tijd. Uit een onderzoek van Lifehack Method blijkt dat maar liefst 82 procent van de mensen geen effectief tijdmanagementsysteem gebruikt. Daarnaast besteden we met z’n allen gemiddeld 51 procent van onze werkdag aan taken die weinig tot geen waarde toevoegen. Digitale tools kunnen hier een revolutie teweegbrengen. Maar hoe begin je? Start met een evaluatie van je huidige werkprocessen. Vraag jezelf af: waar verlies ik tijd? Wat zorgt voor frustraties binnen mijn team en bij mijzelf? Door deze knelpunten te identificeren, kun je gericht zoeken naar technologieën die deze specifieke problemen effectief aanpakken.

De beste tools om je workflow te optimaliseren

Laten we enkele tools onder de loep nemen die elk bedrijf zou moeten overwegen:

  1. Projectmanagementsoftware: Platforms zoals Microsoft Planner en Trello helpen bij het organiseren van projecten en het toewijzen van taken. In Planner zie je gemakkelijk wie waarmee bezig is en houd je deadlines overzichtelijk bij. Trello biedt eenvoudige kanban-borden om de voortgang van projecten te volgen.
  2. Automatiseringstools: Microsoft Power Automate en Zapier helpen repetitieve taken te automatiseren. Met Power Automate creëer je workflows die perfect aansluiten op andere Microsoft-applicaties. Zapier biedt een gebruiksvriendelijke oplossing om dagelijkse processen efficiënter te maken.
  3. Communicatietools: Microsoft Teams en Slack maken samenwerking eenvoudiger. Teams biedt een complete hub waarin je kunt chatten, videobellen en bestanden delen. Slack is ideaal voor snelle communicatie binnen teams.

Dat wij fan zijn van Microsoft is natuurlijk geen geheim. Met Microsoft 365 bundel je allerhande slimme tools in één krachtig platform. Geen gedoe meer met losse oplossingen, maar een geïntegreerde aanpak waarmee je je workflow naar een hoger niveau tilt. Werk slimmer samen, optimaliseer je processen en geef je organisatie precies wat het nodig heeft om te groeien.

Hoe deze tools je team kunnen transformeren

Geef je team de juiste tools en je zult zien dat de dynamiek op de werkvloer verandert. Communicatie wordt soepeler, informatie is direct toegankelijk en projecten verlopen transparant. Het resultaat? Een hechter, beter geïnformeerd team dat sneller en efficiënter werkt. Dat ontdekte ook de Koninklijke Nederlandse Roeibond. Door Microsoft 365 slim in te zetten, hebben ze nieuwe mogelijkheden ontdekt. Efficiënter werken, betere samenwerking en een veiligere werkomgeving zijn nu hun dagelijkse praktijk. Dát is de kracht van de juiste digitale tools.

Zet de eerste stap naar een efficiëntere toekomst

Het implementeren van nieuwe technologieën kan ontmoedigend lijken, maar de eerste stap is simpel: begin klein. Kies één proces of project waar verbetering het meest nodig is en test een tool die daarbij helpt. Meet de resultaten en pas aan waar nodig. Je zult snel zien dat de voordelen de moeite waard zijn. Vergeet vooral niet je team actief te betrekken bij deze veranderingen. Hun betrokkenheid en begrip van de nieuwe tools bepalen het succes van de implementatie.

Geïnspireerd?

Ben je klaar om je workflow naar een hoger niveau te tillen? Begin met een lijst van processen die je wilt verbeteren en koppel deze aan de juiste digitale oplossingen. Betrek je team; hun input is essentieel, want zij gaan er straks mee werken. Hulp nodig om de juiste keuzes te maken? Plan direct een afspraak en ontdek hoe wij samen jouw organisatie klaarstomen voor de toekomst.

Nog geen concrete uitdaging, maar mogen we je blijven inspireren? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

De psychologie achter digitale transformatie

Hoewel de term anders doet vermoeden, gaat digitale transformatie zeker niet alleen over technologie. Het is een verhaal over mensen, over hoe wij als individuen en als teams omgaan met verandering en over hoe verandering ons doet groeien. In deze blog duikt Luuk van den Ende, onze Business Development Manager, dieper in de menselijke kant van digitale transformatie. Hij vertelt hoe je medewerkers én klanten effectief meeneemt in dit veranderingsproces, met respect voor hun behoeften en emoties.

Begrijp de impact van verandering op je team

Of we het nu willen of niet, de gemiddelde mens is een gewoontedier. Verandering roept vaak weerstand op. Mensen vrezen wat ze niet kennen en dat leidt tot een heleboel onzekerheid. Digitale transformatie kan dit gevoel versterken, dat vertelde Jurgen al eerder in een blog. Het gaat immers niet om een paar kleine aanpassingen, maar om een fundamentele verschuiving in de manier waarop een bedrijf werkt. De ene dag werk je nog met een traditionele dossierkast, vol met knisperende papieren dossiers die je kunt aanraken en vastpakken. De volgende dag moet je overstappen naar een volledig digitaal systeem, waar niets meer aan te raken valt. Voor veel van je medewerkers kan deze overgang aanvoelen alsof ze plotseling Chinees moeten leren. Bù hǎo wán…

Investeer in training en ontwikkeling

Door te investeren in training en ontwikkeling help je je team de voordelen en mogelijkheden van nieuwe technologieën te zien. Zo bouw je niet alleen noodzakelijke vaardigheden op, maar versterkt ook het zelfvertrouwen van medewerkers en hun betrokkenheid bij de organisatie. Dit leidt tot werknemers die zich empowered voelen, meer betrokken zijn bij hun werk en openstaan voor toekomstige veranderingen, wat de algehele wendbaarheid van je organisatie ten goede komt.

De kracht van inclusieve besluitvorming

Bij digitale transformatie is het zaak dat iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt. Als je veranderingen van bovenaf oplegt zonder inspraak, weet je zeker dat je met weerstand en frustratie te maken krijgt. Inclusieve besluitvorming, waarbij je medewerkers actief betrekt en je hun input serieus neemt, verhoogt de acceptatie flink. Wanneer mensen zien dat hun ideeën en suggesties worden geïmplementeerd, voelen ze zich persoonlijk verbonden met de veranderingen. Dit versterkt hun betrokkenheid en motivatie om de nieuwe technologieën en processen te omarmen.

Benut de invloed van klantfeedback

Klanten spelen een hoofdrol in het verhaal van je digitale transformatie. Ze zijn niet zomaar de ontvangers van je producten of diensten; ze zijn actieve deelnemers wiens stem voor een onverwachte plotwending kan zorgen. Hun feedback is goud waard; behandel het als zodanig. Deze inzichten helpen je niet alleen hun behoeften en verwachtingen te begrijpen, ze beïnvloeden ook de richting en het succes van je initiatieven. Door regelmatig feedbacksessies te houden, kun je jouw aanpak snel bijsturen en verfijnen. Zo ontwikkel je digitale oplossingen die werkelijk resoneren met je doelgroep, waardoor je technologie naadloos aansluit bij hun dagelijkse realiteit.

Bouw aan een veerkrachtige organisatie

Digitale transformatie is een reis zonder eind dat vraagt om flexibiliteit en de bereidheid om je aan te passen. In dit dynamische proces ontkom je er niet aan aandacht te schenken aan de menselijke kant van verandering. Wanneer je de menselijke factor centraal stelt, heb je de grootste kans op succes. Technologie mag dan de drijvende kracht zijn, maar het zijn de mensen die het werkelijke succes bepalen.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je je organisatie kunt transformeren met respect voor de menselijke factor? Maak vandaag dan nog een afspraak en ontdek hoe wij je kunnen helpen. Samen zorgen we ervoor dat jouw organisatie klaar is voor de toekomst.

Klik hier om een afspraak in te plannen.

Nog geen concrete uitdaging, maar mogen we je blijven inspireren?

Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

 

 

 

Bù hǎo wán = niet leuk

Microsoft Copilot voor Outlook: De AI-assistent die jouw dagelijkse werk revolutioneert

,

We weten allemaal dat het beheren van e-mails een van de meest uitdagende en tegelijkertijd essentiële taken is voor de productiviteit binnen een bedrijf. Maar de tijd die je besteedt aan het organiseren, beantwoorden en begrijpen van lange e-mailketens, kan je focus op belangrijkere activiteiten verminderen. Hoe vaak heb je al uren verspild aan het sorteren van tientallen e-mails, terwijl je waardevolle tijd verloor? Als dit je bekend voorkomt, ben je niet alleen. Microsoft Copilot is hier om de spelregels te veranderen. 

In dit artikel ontdek je hoe Copilot jouw aanpak van e-mailbeheer kan transformeren en waarom het een investering is die je bedrijf niet wil negeren. 

Wat is Microsoft Copilot en waarom zou je het gebruiken in Outlook? 

Als je al een trouwe lezer van onze blog bent, ben je waarschijnlijk al bekend met Copilot. We hebben meerdere blogs aan dit onderwerp gewijd. Heb je ze gemist? Neem dan een kijkje bij onze blogs over Microsoft Copilot in Teams en Microsoft Copilot in Word. 

 

Stel je voor dat je een collega hebt die zich bezighoudt met taken zoals het schrijven van e-mails, het samenvatten van gesprekken en het beheren van je agenda, terwijl jij je kunt richten op de belangrijkste beslissingen. Dit is precies wat Copilot voor je kan doen: elk aspect van je zakelijke communicatie vereenvoudigen, automatiseren en verbeteren. 

 

En dat is nog niet alles. In tegenstelling tot andere oplossingen is Copilot ontworpen om naadloos samen te werken met de tools die je al gebruikt, zoals Microsoft Teams, Word en Excel. Het biedt continue ondersteuning binnen het gehele Microsoft 365-ecosysteem. Het automatiseert niet alleen repetitieve taken, maar helpt je ook om sneller en beter geïnformeerde beslissingen te nemen, waardoor de kwaliteit van je dagelijkse werk verbetert. 

De 5 functies van Copilot die jouw e-mailbeheer verbeteren 

Microsoft Copilot voor Outlook biedt een breed scala aan functies die het beheer van je dagelijkse werk aanzienlijk eenvoudiger maken. Hier zijn enkele van de meest opvallende mogelijkheden: 

  1. Automatisch schrijven en slimme suggesties

Stel je voor dat je snel moet reageren op een belangrijke klant, maar je hebt geen tijd om een goed gestructureerde e-mail te schrijven. Met Copilot kun je een korte instructie geven (bijvoorbeeld: “Bevestig de bestelling en stel een vergadering voor”) en ontvang je een kant-en-klare concept-e-mail. Het resultaat? Een professionele e-mail die jouw communicatiestijl weerspiegelt. 

  1. Samenvattingen van e-mailketens

In plaats van tientallen berichten in een lange conversatie te lezen, genereert Copilot een automatische samenvatting waarin de belangrijkste punten, beslissingen en acties worden weergegeven. Dit is vooral handig in zakelijke contexten waarin snelheid cruciaal is. 

  1. Slimme agendabeheer

Het plannen van een vergadering kan ingewikkeld zijn, vooral als je rekening moet houden met de beschikbaarheid van meerdere mensen. Copilot analyseert je agenda en die van de deelnemers en stelt de meest geschikte tijden en data voor. 

  1. Coaching bij het schrijven van e-mails

Weet je niet zeker welke toon je moet gebruiken in een formele e-mail? Copilot biedt suggesties om je bericht duidelijker, beknopter en professioneler te maken. Dit kan een groot verschil maken in de communicatie met klanten, collega’s en partners. 

  1. Geavanceerd zoeken naar informatie

Vergeet de uren die je besteedt aan het zoeken naar bijlagen of oude e-mails. Copilot vindt in enkele seconden precies wat je nodig hebt, of het nu gaat om een belangrijk document, een contactpersoon of een specifiek bericht.

Licenties voor Microsoft Copilot 

Om gebruik te maken van Microsoft Copilot heb je een Microsoft 365 Business Standard-licentie of hoger nodig. Daarnaast is een specifieke Copilot-licentie vereist, waarmee je toegang krijgt tot alle Microsoft 365-apps zoals Teams, Word en PowerPoint. Neem contact met ons op voor advies over de juiste licentie voor jouw bedrijf. 

Geïnspireerd?

Klaar om jouw werkwijze te transformeren? 

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij jou kunnen helpen om Copilot te implementeren. 

Of schrijf je in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste innovaties binnen Microsoft en tips te ontvangen om jouw werkplek efficiënter te maken!