Als hij morgen wegvalt, ligt je proces stil. Elke organisatie heeft ze: mensen die onmisbaar lijken. Die ene collega die als enige weet hoe de planning werkt. Of die engineer die alle koppelingen in zijn hoofd heeft. Fijn dat ze er zijn, maar wat als ze er niet zijn? Jan-Willem van der Wal, Project Manager bij 2source4, legt uit waarom onmisbaarheid een risico is en hoe je het oplost.
Waarom onmisbaarheid een bedrijfsrisico is
Het klinkt als een compliment: ‘Zonder jou kunnen we niet.’ Maar het is een waarschuwing. Want als één persoon onmisbaar is voor een proces, dan is dat proces kwetsbaar.
In de praktijk zie ik dit vaak terug bij projecten. Er is een medewerker die alle kennis heeft over een systeem of werkwijze. Collega’s stellen geen vragen, want ‘hij regelt het wel’. Documentatie is er niet of verouderd. En als die persoon er dan een keer niet is, merk je hoe fragiel het is.
Stap 1: leg kennis vast op een plek die niet verdwijnt
De eerste stap is documentatie, maar niet een berg handleidingen die niemand leest. Werkbare procesbeschrijvingen: hoe werkt een proces stap voor stap, wie doet wat, waar staan de inloggegevens? Begin bij de processen die het meest afhankelijk zijn van één persoon.
Wij richten dit in binnen een moderne werkplek, bijvoorbeeld in SharePoint. Neem een maandafsluiting die alleen in het hoofd van één medewerker zit. Leg je die stap voor stap vast op een centrale plek, dan loopt het proces gewoon door als die persoon op vakantie of ziek is. Kennis staat dan op een plek waar collega’s bij kunnen, in plaats van in iemands hoofd of in een lokaal documentje.
Stap 2: zorg dat minimaal twee mensen elk proces kennen
Zorg dat minimaal twee mensen elk proces kennen. Niet in theorie, maar in de praktijk. Laat collega’s meekijken, meedraaien en af en toe overnemen. Dat voelt inefficiënt, maar het is een investering in je continuïteit.
Standaardisatie helpt hier enorm. Denk aan een vast onboardingproces: in plaats van dat één collega weet hoe een nieuwe medewerker wordt klaargezet, volgt iedereen dezelfde stappen. Wij helpen organisaties hun IT-procedures te standaardiseren, zodat kennis overdraagbaar wordt in plaats van persoonsgebonden.
Stap 3: haal het proces uit het hoofd en in het systeem
Zorg dat je systemen zo zijn ingericht dat ze niet afhankelijk zijn van het geheugen van één persoon. Automatiseer waar het kan, standaardiseer waar het moet, en test regelmatig of een proces ook draait als de vaste persoon er niet is.
Hier komt het Power Platform in beeld. Met PowerApps en Power Automate vang je terugkerende processen, bijvoorbeeld kwaliteitscontroles, rapportages of in- en uitdiensttreding, in een vaste applicatie. De stappen zitten dan in het systeem, niet in iemands routine. Valt de vaste persoon weg, dan blijft het proces gewoon draaien. We bouwden dit eerder voor productiebedrijven die hun controles en rapportages volledig persoonsonafhankelijk maakten.
De test die elke directie zou moeten doen
Stel jezelf deze vraag: als morgen je drie meest betrokken medewerkers tegelijk ziek zijn, welke processen liggen dan stil? Als het antwoord je niet bevalt, weet je waar je moet beginnen.
Dit is geen kritiek op die medewerkers. Integendeel, het zijn vaak je beste mensen. Maar je organisatie moet sterker zijn dan één persoon. Dat is ondernemerschap.
Meer weten?
Wil je weten waar jouw organisatie kwetsbaar is op het gebied van personele afhankelijkheden? We denken graag met je mee en kijken samen welke processen je kunt vastleggen, standaardiseren of automatiseren.
Laat je je liever eerst nog een tijdje inspireren? Of ben je nog op zoek naar dagelijkse inspiratie en inzichten? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief, check onze whitepapers en rapporten of blijf op de hoogte door onze LinkedIn-pagina te volgen. We delen regelmatig updates en nuttige tips die jouw bedrijf vooruit kunnen helpen.
Jan-Willem van der Wal, Project Manager bij 2source4
