Waarom een moderne werkplek meer is dan technologie alleen4 min gelezen

Elke directeur, manager of ondernemer zal dit herkennen: nieuwe technologie biedt eindeloze mogelijkheden, maar je medewerkers zitten niet te wachten op nóg meer verandering. Ze willen gewoon hun werk kunnen doen. Onze Chief Operations Officer Jilles van den Bosch legt uit hoe je technologie introduceert op een manier die écht waarde toevoegt voor je mensen.

De uitdaging: de balans tussen innovatie en irritatie

Wij als IT’ers zijn dol op vernieuwing. Nieuwe knoppen, nieuwe kleuren, nieuwe functies – bij 2source4 worden we er blij van. Maar bij klanten merken we vaak irritatie. ‘Moet ik nu wéér wennen aan een nieuwe versie van Outlook? Ik wil alleen maar kunnen mailen!’ Of: ‘Waarom staat dat filter-icoontje nu ineens ergens anders in Excel? Ik gebruik die knop tien keer per dag!’ Begrijpelijk. Voor hen is technologie geen doel maar een middel. Een tool om hun werk te doen, geen cool technologisch hoogstandje.

Begin bij de basis

Vaak zien we verouderde systemen bij organisaties. In zo’n geval moeten we de IT-omgeving wel updaten, omdat het anders security-technisch niet meer verantwoord is. Maar dat doen we niet zomaar. Onze taak? Jouw mensen goed voorbereiden. We leggen heel goed uit wat er verandert én hoe het hun werk makkelijker maakt. Ook dan focussen we op het functionele aspect, niet op de techniek. Ons ultieme doel is immers die happy user; dat is al 25 jaar zo en dat zal ook nog wel 25 jaar zo blijven.

AI: van sceptisch naar productief

Ook als een IT-omgeving wel up-to-date is, zijn er verbeteringen mogelijk. Die worden niet altijd met open armen ontvangen. Noem ‘AI’ en de ogen rollen al. ‘Daar heb je ze weer met hun AI.’ Of: ‘Niks voor mij, veel te hip,’ horen we dan. ‘Weer zo’n hype.’ En eerlijk is eerlijk – een gezonde dosis scepsis is prima. Maar wat als ik je vertel dat AI je dagelijks werk nu al makkelijker kan maken? Geen sciencefiction of complexe experimenten. Gewoon praktische hulp bij alledaagse taken.

Microsoft Copilot als nieuwe collega

Neem Microsoft Copilot. Dit is geen ChatGPT-achtige chatbot die alleen vragen beantwoordt – en als het tegenzit nog hallucineert ook. Het is een synthetische collega die – volledig geïntegreerd in je Microsoft 365-omgeving – je helpt bij je dagelijkse werk.

Neem Outlook bijvoorbeeld. Tik een korte reactie op een ontvangen mail, gewoon in het Nederlands: ‘Bedankt George en zeg maar dat ik akkoord ben’ of ‘Vertel Fatima dat optie 3 mijn voorkeur heeft.’ Binnen seconden maakt Copilot er een vloeiende Engelse vertaling van. Of Japans. Of Azerbeidzjaans, wat jij wilt. Geen Google Translate- quatsch, maar écht goede vertalingen. Of gewoon nette Nederlandse volzinnen.

Natuurlijk controleer je het even – AI kan soms wat overenthousiast worden. Maar de tijdwinst? Die is enorm.

De volgende stap in je moderne werkplek

Zo integreert Microsoft Copilot met al je Microsoft 365-applicaties. Het vat Teams-meetings samen, helpt bij Excel-analyses en zet jouw puntsgewijze notities om in een vloeiend geschreven Word-document. Zie het als een virtuele collega die in jouw omgeving kan meekijken – uiteraard met de juiste beperkingen. Want je wilt natuurlijk niet dat het systeem gevoelige informatie zoals salarissen kan inzien en delen.

De moderne werkplek wordt menselijker dankzij AI

De term ‘moderne werkplek’ gebruiken we al jaren, daar schreef Luuk ook al eens een blog over. Want hoe lang noem je een moderne werkplek nog modern? Net zoals ‘het Nieuwe Werken’ uit 2005 inmiddels ook al lang niet meer nieuw is. Maar er gebeurt nu iets bijzonders. De werkplek wordt niet alleen moderner, maar vooral menselijker – dankzij AI.

Nee, wees niet bang, we gaan niet massaal zoals Joaquin Phoenix in de film ‘Her’ verliefd worden op een AI-assistent met de gerobotiseerde stem van Scarlett Johansson. Maar AI maakt je werk wel een stuk aangenamer. Het neemt vervelende taken uit handen zodat jij je kunt focussen op wat écht belangrijk is. Vergaderingen? Je hoeft nooit meer haastig aantekeningen te maken – AI vat het belangrijkste voor je samen. Saaie rapportages? AI zet je ruwe data om in heldere inzichten. Een buitenlandse klant mailt? Je tikt een snelle Nederlandse reactie en AI maakt er een perfect Engels antwoord van.

Natuurlijk neemt AI je werk niet over en het maakt je ook niet lui. Je moet nog steeds weten waar je het over hebt en de juiste vragen stellen. Want ook bij AI geldt: rubbish in = rubbish out. Maar het haalt wel de frustratie uit je dag. Geen gedoe meer met formattering, geen geploeter met vertalingen, geen stress over gemiste actiepunten. AI maakt je werk niet alleen efficiënter, maar vooral ook een stuk leuker.

Begin klein, denk groot

Je hoeft niet meteen je hele boekhouding aan AI toe te vertrouwen of ChatGPT je strategisch plan te laten schrijven. Begin klein. Start bijvoorbeeld met het gebruik van AI als vertaalhulp voor e-mails. Of laat het je mensen helpen betere mails te schrijven door coachingssuggesties. ‘Dit klinkt wat confronterend, wil je het vriendelijker formuleren?’ of ‘Hier mist nog een concrete actie.’

Zo went je team aan de mogelijkheden en ontdekken ze zelf waar het tijd en frustratie bespaart. De een vindt het geweldig dat vergadernotulen automatisch worden samengevat, de ander gebruikt het vooral voor betere vertalingen. Wedden dat het enthousiasme vanzelf volgt?

Maak technologie waardevol voor je mensen

Nee, een moderne werkplek draait niet om de nieuwste snufjes. Het gaat erom dat je mensen hun werk beter kunnen doen. Begin klein, focus op praktische toepassingen en luister naar de feedback van je medewerkers. En neem ze stap voor stap mee, zoals ook Jurgen steeds weer benadrukt. Want uiteindelijk maakt alleen technologie die écht helpt je medewerkers blij.

Geïnspireerd? 

Wil je de voordelen van een écht moderne werkplek ervaren? Ons team staat klaar om je alles te vertellen over de mogelijkheden en hoe het jou en je medewerkers kan helpen. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe de moderne werkplek jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen!

Laat je je liever eerst nog een tijdje inspireren? Of ben je nog op zoek naar dagelijkse inspiratie en inzichten? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief, check onze whitepapers en rapporten of blijf op de hoogte door onze LinkedIn-pagina te volgen. We delen regelmatig updates en nuttige tips die jouw bedrijf vooruit kunnen helpen.