Microsoft Copilot voor Outlook: De AI-assistent die jouw dagelijkse werk revolutioneert

,

We weten allemaal dat het beheren van e-mails een van de meest uitdagende en tegelijkertijd essentiële taken is voor de productiviteit binnen een bedrijf. Maar de tijd die je besteedt aan het organiseren, beantwoorden en begrijpen van lange e-mailketens, kan je focus op belangrijkere activiteiten verminderen. Hoe vaak heb je al uren verspild aan het sorteren van tientallen e-mails, terwijl je waardevolle tijd verloor? Als dit je bekend voorkomt, ben je niet alleen. Microsoft Copilot is hier om de spelregels te veranderen. 

In dit artikel ontdek je hoe Copilot jouw aanpak van e-mailbeheer kan transformeren en waarom het een investering is die je bedrijf niet wil negeren. 

Wat is Microsoft Copilot en waarom zou je het gebruiken in Outlook? 

Als je al een trouwe lezer van onze blog bent, ben je waarschijnlijk al bekend met Copilot. We hebben meerdere blogs aan dit onderwerp gewijd. Heb je ze gemist? Neem dan een kijkje bij onze blogs over Microsoft Copilot in Teams en Microsoft Copilot in Word. 

 

Stel je voor dat je een collega hebt die zich bezighoudt met taken zoals het schrijven van e-mails, het samenvatten van gesprekken en het beheren van je agenda, terwijl jij je kunt richten op de belangrijkste beslissingen. Dit is precies wat Copilot voor je kan doen: elk aspect van je zakelijke communicatie vereenvoudigen, automatiseren en verbeteren. 

 

En dat is nog niet alles. In tegenstelling tot andere oplossingen is Copilot ontworpen om naadloos samen te werken met de tools die je al gebruikt, zoals Microsoft Teams, Word en Excel. Het biedt continue ondersteuning binnen het gehele Microsoft 365-ecosysteem. Het automatiseert niet alleen repetitieve taken, maar helpt je ook om sneller en beter geïnformeerde beslissingen te nemen, waardoor de kwaliteit van je dagelijkse werk verbetert. 

De 5 functies van Copilot die jouw e-mailbeheer verbeteren 

Microsoft Copilot voor Outlook biedt een breed scala aan functies die het beheer van je dagelijkse werk aanzienlijk eenvoudiger maken. Hier zijn enkele van de meest opvallende mogelijkheden: 

  1. Automatisch schrijven en slimme suggesties

Stel je voor dat je snel moet reageren op een belangrijke klant, maar je hebt geen tijd om een goed gestructureerde e-mail te schrijven. Met Copilot kun je een korte instructie geven (bijvoorbeeld: “Bevestig de bestelling en stel een vergadering voor”) en ontvang je een kant-en-klare concept-e-mail. Het resultaat? Een professionele e-mail die jouw communicatiestijl weerspiegelt. 

  1. Samenvattingen van e-mailketens

In plaats van tientallen berichten in een lange conversatie te lezen, genereert Copilot een automatische samenvatting waarin de belangrijkste punten, beslissingen en acties worden weergegeven. Dit is vooral handig in zakelijke contexten waarin snelheid cruciaal is. 

  1. Slimme agendabeheer

Het plannen van een vergadering kan ingewikkeld zijn, vooral als je rekening moet houden met de beschikbaarheid van meerdere mensen. Copilot analyseert je agenda en die van de deelnemers en stelt de meest geschikte tijden en data voor. 

  1. Coaching bij het schrijven van e-mails

Weet je niet zeker welke toon je moet gebruiken in een formele e-mail? Copilot biedt suggesties om je bericht duidelijker, beknopter en professioneler te maken. Dit kan een groot verschil maken in de communicatie met klanten, collega’s en partners. 

  1. Geavanceerd zoeken naar informatie

Vergeet de uren die je besteedt aan het zoeken naar bijlagen of oude e-mails. Copilot vindt in enkele seconden precies wat je nodig hebt, of het nu gaat om een belangrijk document, een contactpersoon of een specifiek bericht.

Licenties voor Microsoft Copilot 

Om gebruik te maken van Microsoft Copilot heb je een Microsoft 365 Business Standard-licentie of hoger nodig. Daarnaast is een specifieke Copilot-licentie vereist, waarmee je toegang krijgt tot alle Microsoft 365-apps zoals Teams, Word en PowerPoint. Neem contact met ons op voor advies over de juiste licentie voor jouw bedrijf. 

Geïnspireerd?

Klaar om jouw werkwijze te transformeren? 

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij jou kunnen helpen om Copilot te implementeren. 

Of schrijf je in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste innovaties binnen Microsoft en tips te ontvangen om jouw werkplek efficiënter te maken! 

 

Ontdek de Kracht van Copilot in Microsoft Word: 5 Gebruikerstips

,

Microsoft Word heeft recent een krachtige aanvulling gekregen: Copilot. Deze slimme assistent maakt het werken in Word niet alleen efficiënter, maar ook een stuk leuker. In deze blog bespreken we vijf gebruikerstips om het meeste uit Copilot te halen.

1. Vraag Copilot om aanvullingen op je document

Stel dat je een rapport schrijft en je voelt dat er iets ontbreekt, maar je kunt je vinger er niet precies op leggen. Geen probleem! Je kunt Copilot eenvoudig vragen om voorstellen te doen voor aanvullingen op je document. Of je nu extra tekst, statistieken, of zelfs afbeeldingen nodig hebt, Copilot kan relevante inhoud toevoegen die je tekst completer en professioneler maakt.

2. Gebruik Copilot om informatie te zoeken in andere documenten of OneNotes

Een van de meest indrukwekkende functies van Copilot is dat het informatie kan zoeken in andere documenten of OneNotes die je hebt opgeslagen. Stel je voor, je werkt aan een project en je hebt aantekeningen verspreid over verschillende documenten. Met Copilot hoef je niet meer handmatig door al die documenten te bladeren. Je vraagt Copilot gewoon om specifieke informatie die je nodig hebt en het vindt het voor je. Dit bespaart enorm veel tijd en moeite.

3. Maak gebruik van Copilot voor tekstherformuleringen

Soms wil je een tekst herschrijven om het duidelijker of overtuigender te maken. Copilot kan hierbij helpen door alternatieve formuleringen te suggereren. Selecteer simpelweg de tekst die je wilt herschrijven en vraag Copilot om enkele voorstellen. Je zult versteld staan van de creativiteit en variatie die Copilot kan bieden.

4. Automatiseer opmaak en stijl

Copilot kan je ook helpen met de opmaak en stijl van je document. Of je nu een zakelijke brief schrijft of een creatief essay, Copilot kan ervoor zorgen dat je document er professioneel uitziet. Vraag Copilot bijvoorbeeld om je tekst in te delen volgens een bepaalde stijl of om koppen en subkoppen consistent op te maken. Dit zorgt niet alleen voor een nette presentatie, maar bespaart je ook tijd die je anders aan handmatig opmaken zou besteden.

5. Laat Copilot samenvattingen maken

Een andere handige functie van Copilot is het vermogen om samenvattingen te maken. Heb je een lang document en wil je snel de belangrijkste punten eruit halen? Vraag Copilot om een samenvatting te maken. Dit is bijzonder nuttig voor het doornemen van lange rapporten of e-books, waar je snel de kernpunten wilt begrijpen zonder alles te hoeven lezen.

Met deze vijf tips kun je optimaal profiteren van Copilot in Microsoft Word. Of je nu een student, een professional, of een creatieve schrijver bent, Copilot kan je helpen om je werk sneller, efficiënter en met meer plezier te voltooien. Probeer het vandaag nog en ontdek de nieuwe mogelijkheden die deze slimme assistent biedt!

Geïnspireerd?

Ben je klaar om het maximale uit Microsoft Copilot voor Word te halen? Ons team staat klaar om je te helpen bij elke stap om je productiviteit te verhogen. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen ondersteunen met praktische tips en adviezen over het gebruik van Copilot in jouw dagelijkse werkzaamheden. Samen zorgen we ervoor dat jouw organisatie optimaal profiteert van de mogelijkheden die deze innovatieve tool biedt. Klik hier om een afspraak te maken.

Nog geen concrete vragen, maar mogen we je blijven inspireren? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

Microsoft Copilot in Teams meetings

,

Kunstmatige intelligentie,  je kan bijna geen nieuwspagina meer openen of er staat een artikel over. Binnen het Microsoft platform gaat het dag in dag uit over Copilot en stiekem terecht, want wat je er mee kan is echt heel gaaf. Maar eerlijk is eerlijk het werkt zeker niet altijd vlekkeloos. Als het wel werkt en dat is toch bijna altijd kan je ontzettend mooie dingen maken en vooral je productiviteit verhogen in apps als Word, PowerPoint en Excel. Maar hoe zit dat in Teams? En specifiek in Teams meetings? Hoe kan je Copilot daarin zetten? We vertellen het je graag in deze blog!

Hoe activeer je Copilot in Teams?

Om gebruik te kunnen maken van Copilot in Teams meetings, zul je eerst tijdens de meeting de functie “transcriptie” aan moeten zetten. Als je in de Teams meeting zit klik je op meer en hoover je over “opnemen en transcribreren”.

 

2source4 - Blog - Microsoft Copilot in Teams meetings 1

En vervolgens op “Transcriptie starten”.

 

2source4 - Blog - Microsoft Copilot in Teams meetings 2

Goed om te weten zonder transcriptie kun je Copilot in meetings niet gebruiken.

Wat Teams nu doet is het geen dat gezegd wordt in de vergadering omzetten en vastleggen in tekst. Dit is nodig voor Copilot om tijdens en na de meeting vragen te kunnen beantwoorden over de meeting of om de meeting te analyseren.

Tips voor Copilot na Teams meetings

Nu je weet hoe je Copilot tijdens Teams meetings kunt activeren hier een aantal tips die je kunt gebruiken om te starten met Copilot.

Samenvatting van meeting

Een super eenvoudige maar krachtige prompt is en blijft: “Maak een samenvatting van de meeting.” Zo gaat Copilot door het hele transcript heen en genereert een samenvatting met de belangrijkste besproken punten. Deze kan je na de meeting delen met de deelnemers, zodat iedereen terug kan lezen wat er is besproken.

Hoe activeer ik de functie ‘samenvatting’ tijdens een vergadering?

Stel je bent iets later bij een meeting omdat je in de file stond of er een andere meeting liep uit. Dan is het natuurlijk erg vervelend om “up-to-speed” te worden gebracht door de mensen die wel op tijd waren. Als transcriptie aan het begin van de meeting is aan gezet kun je zodra je de meeting joined klikken op Copilot.

 

2source4 - Blog - Microsoft Copilot in Teams meetings 3

ervolgens kun je vragen aan Copilot: “Maak een samenvatting wat er tot nu toe is besproken tijdens de meeting.” Vervolgens genereert Copilot een samenvatting die je kan doornemen om snel inhoudelijk aan te sluiten bij de meeting.

Hoe activeer ik de functie ‘samenvatting’ na een vergadering?

Als de meeting is afgelopen en je wilt nog wat zaken weten of naar boven halen, (we bespreken zo een paar voorbeelden) kan je in Teams naar je agenda gaan en op de meeting klikken. Je komt dan in het volgende scherm:

 

2source4 - Blog - Microsoft Copilot in Teams meetings 4

Klik vervolgens boven in op samenvatting en daarna rechtsboven op Copilot. Je kunt nu aan de slag met Copilot.

 

2source4 - Blog - Microsoft Copilot in Teams meetings 5

Actiepunten

Ben je vergeten om de actie punten te noteren? Of dacht je dat Copilot dat misschien zou kunnen? Dat kan Copilot inderdaad! Gebruik de prompt: “Maak een lijst in een tabel met acties en de eigenaar van de actie”. Je krijgt nu een mooi overzicht van alle acties en de daarbij horende eigenaar, zelfs van mensen die niet bij de meeting betrokken zijn.

 

2source4 - Blog - Microsoft Copilot in Teams meetings 6

Wil je het sentiment van de meeting beter duiden?

Door je aandacht volledig op de voortgang te hebben van een project kan het er mogelijk bij inschieten dat je aandacht hebt voor het gevoel dat komt kijken bij gemaakte besluiten. In dit soort gevallen kun je Copilot inzetten om op basis van het transcript een analyse te maken wat het gevoel was bij een besluit, door bijvoorbeeld te vragen: “Was iedereen het eens met beslissing X?”. Of “Was het een makkelijke beslissing?”.

 

2source4 - Blog - Microsoft Copilot in Teams meetings 7

 

Ook kan je nog vragen hoeveel woorden iemand heeft gezegd tijdens de meeting. Mocht dit nu bijvoorbeeld heel weinig zijn kan dit je doen besluiten om eens te vragen hoe dit komt en of de persoon wel echt achter het besluit staat.

 

2source4 - Blog - Microsoft Copilot in Teams meetings 8

Licenties

En als laatste de licenties, want zonder de juiste licenties kan je namelijk niks. Om gebruik te maken van Microsoft Copilot heb je Microsof 365 business standard licentie of hoger nodig. Aanvullend dien je dan nog een Copilot voor Microsoft 365 licentie aan te schaffen. Copilot wordt hiermee beschikbaar in alle Microsoft 365 apps zoals Teams, Word, PowerPoint.

Geïnspireerd?

Ben je benieuwd hoe Copilot jou kan helpen in je dagelijkse werk?

Uiteraard is dit een kleine greep uit wat Copilot allemaal kan, maar ons team staat klaar om je alles te vertellen over de mogelijkheden en onmogelijkheden. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe Copilot jouw business naar een hoger niveau kan tillen!

Klik hier om een afspraak in te plannen.

Nog geen concrete uitdaging, maar mogen we je blijven inspireren?

Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

 

De impact van AI op de groei van jouw bedrijf

,

Wie had dat ooit durven dromen; een wereld waarin je in een split second zakelijke beslissingen durft te nemen? Welkom in het tijdperk van kunstmatige intelligentie! Immers, hoe efficiënter je bedrijfsprocessen, hoe sneller en nauwkeuriger je beslissingen en hoe meer impact je kunt maken. Dankzij kunstmatige intelligentie (AI) kun je vandaag nog beginnen met deze efficiëntieslag. In deze blog vertelt Luuk van den Ende, onze Business Development Manager, hoe AI je kan helpen jouw bedrijfsgroei te versnellen door processen te optimaliseren.

Verhoog je efficiëntie met AI

Het toepassen van AI in bedrijfsprocessen biedt talloze voordelen. Het automatiseert routinematige taken, vermindert de kans op menselijke fouten en versnelt de verwerking van grote hoeveelheden data. Hierdoor kunnen jij en je medewerkers focussen op de groei van het bedrijf en strategische besluitvorming. Stel je een AI-gedreven systeem voor dat niet alleen je voorraadbeheer optimaliseert, maar ook toekomstige verkooptrends voorspelt op basis van big data-analyse, waardoor je je beslissingen of plannen van tevoren kunt aanpassen. Dit bespaart niet alleen tijd maar verbetert ook de nauwkeurigheid van je analyses. Maar AI kan je ook helpen klantinteracties te personaliseren, wat resulteert in een hogere klanttevredenheid.

Navigeer door de do’s en don’ts van AI

Hoewel het potentieel van kunstmatige intelligentie enorm is, is het slim om een beetje voorzichtig te zijn. Begin klein door AI te integreren in één aspect van je bedrijf en evalueer de impact voordat je verder gaat. Zorg ook voor transparantie over hoe AI binnen je organisatie wordt gebruikt, wat cruciaal is om vertrouwen op te bouwen bij je medewerkers en klanten. Als je AI te snel implementeert, kun je weerstand verwachten van je medewerkers. Ze moeten begrijpen dat je ze niet inruilt voor een technologisch hoogstandje, maar dat AI hun werk alleen maar interessanter zal maken. Die transparante communicatie en goede training zijn noodzakelijk om deze weerstand te voorkomen. En vergeet niet een duidelijk beleid te ontwikkelen rondom ethiek en privacy. Je zal de eerste niet zijn die in die valkuil stapt…

Wat kan Microsoft Copilot betekenen voor jouw bedrijf?

Microsoft Copilot is een intelligente AI-assistent die geïntegreerd is in Microsoft 365-apps zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook, en die helpt bij taken zoals gegevensanalyse, e-mailbeheer en documentcreatie. Copilot transformeert de manier waarop we werken door taken die veel tijd kosten te automatiseren en te optimaliseren.

Zo kun je met Copilot bijvoorbeeld complexe datatransformaties uitvoeren in Excel, zoals trendanalyse, geavanceerde berekeningen en het genereren van uitgebreide rapporten. Dit bespaart niet alleen uren werk in ‘de hel van Excel’, maar verbetert ook de nauwkeurigheid van de analyses. Stel je voor dat je binnen enkele minuten een uitgebreide analyse van verkoopgegevens kunt uitvoeren, wat resulteert in gedetailleerde inzichten die je go-to-market strategieën kunnen sturen.

Copilot helpt je ook bij het efficiënt beheren van e-mails in Outlook door belangrijke berichten te prioriteren en alvast slimme suggesties te doen voor reacties. Dit betekent minder tijd besteed aan het filteren van e-mails en meer tijd besteed aan echt belangrijke zaken. Minder stress en meer productie, lekker toch?

In Word maakt Copilot het creëren van documenten gemakkelijker en effectiever. Het geeft suggesties voor het verbeteren van de inhoud en kan zelf tekst genereren op basis van een verzoek van een medewerker. Heb je een strakke offerte nodig voor een klant? Copilot tot he rescue!

Copilot kan ook nieuwe inhoud genereren op basis van eerdere data en bestanden uit Word, Excel, PowerPoint en andere applicaties. Het kan rapporten, presentaties en andere materialen genereren op basis van historische informatie. Heb je een jaarverslag nodig volgens jouw brandguidelines? Copilot fixt het.

De toekomst van Microsoft Copilot

Microsoft Copilot kan zich aanpassen aan wat jouw bedrijf nodig heeft. Met Copilot Studio kun je op maat gemaakte AI-oplossingen creëren die aansluiten bij jouw bedrijfsprocessen, ongeacht de omvang van je bedrijf of de branche waarin je je beweegt. Stel je voor dat je rechterhand hebt die alle ins en outs van jouw bedrijf kan dromen, en die je helpt om slimme beslissingen te nemen op basis van de laatste gegevens. Aangenaam: Microsoft Copilot!

Blijf agile en adaptief

Wij zijn fan van AI, maar let wel op! De sleutel tot succesvol gebruik van AI ligt in het vermogen om wendbaar te zijn – én te blijven. De technologie ontwikkelt zich razendsnel. Wat vandaag werkt, kan morgen verouderd zijn. Door voortdurend bij te blijven op het vlak van AI-trends en gerelateerde technologieën, kun je jouw AI-strategie steeds weer optimaliseren.

Zet de volgende stap in je digitale transformatie

Waar staat jouw bedrijf op het gebied van AI-integratie? Wil je meer weten over hoe AI jouw zakelijke doelen kan ondersteunen? Wil je vooroplopen en je bedrijf nóg succesvoller maken? Ons team komt graag bij je langs om te ontdekken hoe we samen kunnen werken aan jouw succes.

Laat je je liever eerst nog een tijdje inspireren? Of ben je nog op zoek naar dagelijkse inspiratie en inzichten? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief, check onze whitepapers en rapporten of blijf op de hoogte door onze LinkedIn-pagina te volgen. We delen regelmatig updates en nuttige tips die jouw bedrijf vooruit kunnen helpen.

Werken zonder zorgen. Het gemak van een nieuwe laptop met Autopilot

, ,

Stel je voor, je hebt een drukke werkdag voor de boeg en je laptop begeeft het. Je kan van minder in de stress schieten. Luuk van den Ende, onze Business Development Manager, weet er alles van. Gelukkig kon hij binnen een uur weer aan het werk, dankzij een slimme oplossing als Microsoft Autopilot. In deze blog deelt Luuk zijn ervaring en vertelt hij hoe technologie je dag kan redden, waar ter wereld je ook bent.

Laptop kapot

Een paar weken geleden vertoonde mijn laptop ineens serieuze kuren. Ik probeerde thuis nog snel even wat werk te doen voor ik op klantbezoek ging, maar mijn USB-C poort liet het afweten en ik kon mijn dockingstation niet meer gebruiken. Na het klantbezoek, snelde ik naar kantoor. Ik vroeg de jongens – ja sorry, meiden meld je vooral –: ‘Mijn laptop heeft er de brui aan gegeven. Kunnen jullie even snel een andere regelen zodat ik morgen weer vanuit huis aan de slag kan?’ En geloof het of niet, binnen een uur had ik een splinternieuwe machine tot mijn beschikking. En ook nog ‘s helemaal ingericht zoals ik dat gewend ben.

De kracht van Microsoft Autopilot

We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Je gooit een kop koffie over je toetsenbord, je laat je laptop uit je handen vallen of je krijgt gewoon, letterlijk ‘out of the blue’, de BSoD – the Blue Screen of Death. Dankzij Microsoft Autopilot kun je gewoon verder werken waar je gebleven was en dat biedt zoveel gemak. Zorg gewoon dat je een paar reservelaptops op de plank hebt liggen. Mocht een van je medewerkers een ongelukje hebben met hun laptop, dan is het een kwestie van de configuratie goed instellen en abracadabra, ze hebben meteen weer toegang tot al hun persoonlijke bestanden op OneDrive. Het vertrouwde bureaublad, foto’s, alles wordt automatisch gesynchroniseerd. Zodra ze hun nieuwe laptop installeren, synchroniseert deze alle bestanden terug naar waar ze horen en ze kunnen naadloos verdergaan met waar ze gebleven waren.

Altijd operationeel, overal ter wereld

Stel je voor: je bent in het buitenland, op zakenreis of misschien wel op een workation, en plotseling begeeft je laptop het. Dan sta je daar, zonder toegang tot die handige reservelaptops die op kantoor op die plank liggen. Geen paniek, ook dan zijn er nog twee opties. Je loopt een lokale winkel binnen, koopt een nieuwe laptop, geeft het serienummer door aan je IT-partner en binnen een half uur begint je nieuwe laptop zichzelf te installeren. Of, nog handiger, je IT-partner stuurt direct een nieuwe laptop vanuit de leverancier. Zodra je die laptop opent en verbindt met wifi krijg je een welkomstbericht: ‘Welkom Luuk bij 2source4, meld je hier aan’. En voilà, een kind kan de was doen. Dat is wat wij noemen een ‘out-of-box-experience’. Klik, klik, klik en je bent up-and-running.

Meer weten?

Hardware is onmisbaar, zo simpel is het. Maar laten we het niet mooier maken dan het is, niemand zit te wachten op het gedoe dat er soms bij komt kijken. Een kapotte laptop kan je hele werkdag op zijn kop zetten. Bij 2source4 begrijpen we dat als geen ander. We helpen je graag stress te voorkomen en digitale vrijheid te ervaren. Met onze transparante en eerlijke afspraken, weet je altijd precies waar je aan toe bent. Dat is in elk geval één hoofdpijndossier minder. Wil jij ook ervaren hoe digitale vrijheid smaakt? Ons team komt graag een keer langs om te kijken hoe we jou en je team happy kunnen maken.

Een nieuwe definitie van de moderne werkplek: hoe Microsoft en AI de toekomst vormgeven

,

Hoe lang is een moderne werkplek nog modern? Hier hoor je niemand over… 

In een eerdere blog schreef Luuk van den Ende al over de moderne werkplek. Maar de term moderne werkplek is inmiddels al jaren een veelgebruikte term. Het is een beetje als ‘het Nieuwe Werken’. Het werd rond 2005 populair, maar is inmiddels alweer een tijdje ‘het nieuwe normaal’, wat natuurlijk ook al niet meer nieuw is. Hoe lang kun je een moderne werkplek nog modern noemen? In deze blog neemt Luuk je mee langs de evolutie van de moderne werkplek en vertelt hij hoe Microsoft 365 een cruciale rol speelt in deze transformatie. 

De definitie van modern is vloeibaar 

Wat een werkplek een moderne werkplek maakt, is uiteraard aan verandering onderhevig. Wat vandaag modern is, is morgen alweer verouderd. Microsoft heeft jaren geleden al de standaard gezet voor de ‘moderne werkplek’. Van cloud gebaseerd werken en het opslaan van bestanden tot een samenwerkingsplatform zoals Microsoft Teams, Microsoft 365 heeft bedrijven geholpen om efficiënter en flexibeler te werken. Alle ontwikkelingen gaan razendsnel en de toekomst heeft nog veel meer voor ons in petto. 

De opkomst van AI 

Microsoft blijft innoveren en zorgt op die manier dat we een moderne werkplek ook modern kunnen blijven noemen. Zo is Microsoft Loop, een co-creatie-ervaring die teams, inhoud en taken samenbrengt, een mooi voorbeeld. Een andere enorm boeiende ontwikkeling is natuurlijk kunstmatige intelligentie. De wereld is momenteel in rep en roer over ChatGPT, maar weinig mensen zijn zich bewust dat het AI model zichzelf traint met de data die wordt ingevoerd door gebruikers. Ook het uitblijven van regelgeving is nog een issue. Microsoft heeft deze uitdagingen aangepakt met de introductie van Bing Chat Enterprise. Binnen deze omgeving wordt alle ingevoerde data beschermd en wordt er geen leerproces op toegepast. Dit betekent dat bedrijfsgegevens niet worden gebruikt voor het trainen van het systeem. Een vergelijkbaar concept is van toepassing op Microsoft Copilot, dat zelfs nog een stap verder gaat door AI in alle Microsoft-applicaties te integreren. Copilot biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld presentaties te genereren op basis van steekwoorden, documenten te herschrijven om een specifieke doelgroep te bereiken, of een samenvatting te maken van een Teams-call inclusief transcriptie. Zo geeft AI de moderne werkplek weer een volledig nieuwe boost.  

Nieuwe beveiligingsvraagstukken 

Met deze versnelling komen ook nieuwe vraagstukken naar voren, met name op het gebied van informatiebeveiliging. Nog niet eens zo lang geleden maakten we ons druk om wat er met onze bedrijfsdata op smartphones gebeurt als medewerkers de organisatie verlaten. Met oplossingen als mobile device management kun je inmiddels heel goed die bedrijfsgegevens beheren. Vandaag de dag zijn de uitdagingen een stuk groter. Zo weten ook hackers AI optimaal te benutten. Zo gebruiken ze het om phishing-mails te creëren die van zulke hoge kwaliteit zijn dat ze niet van echt te onderscheiden zijn. De mails van een verre oom die een erfenis voor je heeft achtergelaten daar trapt niemand meer in, maar met geavanceerde AI-aangedreven technieken kunnen ze de schrijfstijl en tone-of-voice van echte communicatie nabootsen, contextuele informatie toevoegen en zelfs specifieke interesses van doelwitten in overweging nemen. Dit maakt het voor jouw medewerkers steeds moeilijker om onderscheid te maken tussen legitieme berichten en goed ontworpen phishing-aanvallen. Dit benadrukt het belang van bewustwordingstrainingen, het opleiden van medewerkers, het opstellen van duidelijke handleidingen en natuurlijk het aanscherpen van technische maatregelen. 

Geïnspireerd? 

Wil je kwetsbaarheden voorkomen, maar ook de voordelen van een écht moderne werkplek ervaren? Ons team staat klaar om je alles te vertellen over de mogelijkheden en hoe het jou en je medewerkers kan helpen. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe de moderne werkplek jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen!

Een nieuwe definitie van de Moderne Werkplek: Hoe Microsoft en AI de toekomst vormgeven

Bing Chat Enterprise – Waarom je wilt dat jij en je collega’s het gebruiken?

De term ChatGPT staat voor Chat Generative Pre-trained Transformer, een AI-chatbot die je door middel van prompts (normale tekst zoals een vraag) antwoord geeft. Deze chatbot kan je helpen bij het opstellen van plannen, offertes, het analyseren van data en zelfs het uitstippelen van vakantiereizen als je dit zou willen. Maar als ChatGPT dat allemaal al voor je doet (en nog veel meer), waarom zou je als organisatie dan toch liever gebruik maken van Bing Chat Enterprise? Daar vertel ik je graag meer over. 

Wat is Bing Chat?

Bing Chat is de AI-chatbot van Microsoft. Deze chatbot is gebaseerd op ChatGPT en dat is niet zo gek, want Microsoft investeert in het bedrijf achter het ChatGPT platform (OpenAI). In het kort, wat is een chatbot? Heel simpel, je stelt een vraag (of voert zoals het heet een prompt in) door middel van tekst die wij als mensen schrijven, en de chatbot geeft daar vervolgens uitgebreid antwoord op. En dit gaat veel verder dan de ouderwetse klantenservice chatbots. Zo kun je er ideeën mee opdoen, data mee analyseren, een plan laten schrijven op basis van je invoer en kan het zelfs coderen. 

Waarom Bing Chat Enterprise gebruiken? Bescherm je data met Bing Chat Enterprise 

Maar als Bing Chat en ChatGPT er al zijn, waarom zou je dan Bing Chat Enterprise gebruiken? Het kan en doet toch precies hetzelfde als de andere twee? Het antwoord is ja en nee. Natuurlijk geeft het antwoord op de vragen die je stelt, maar er is één belangrijk verschil. Denk eens aan de bovengenoemde voorbeelden waarbij Bing Chat kan helpen. Vind je het als ondernemer wenselijk dat je collega’s financiële data of andere gegevens die strikt aan jouw organisatie zijn gebonden in allerlei tools stoppen zonder dat je weet wat er met die gegevens wordt gedaan? Ondanks de productiviteitswinst die ermee behaald kan worden, wil je niet dat bedrijven of tools aan de haal gaan met jouw gegevens.  

En dat is waar Bing Chat Enterprise het verschil maakt. Normaal gesproken wordt de data opgeslagen en gebruikt om de systemen te trainen. Bing Chat Enterprise zorgt ervoor dat je data beschermd is en dat het niet buiten je organisatie komt. Data wordt niet gebruikt om systemen te trainen en uiteraard heeft ook Microsoft zelf hier ook geen toegang toe. 

Maar ChatGPT heeft toch ook een enterprise variant? Dat klopt, maar deze is niet gratis. Bing Chat Enterprise daarentegen zit bij de meeste Microsoft 365 licenties inbegrepen. Als jouw organisatie gebruik maakt van een Business Standard licentie of hoger kun je er nu al gebruik van maken. 

Hoe weet je of je gebruik maakt van Bing Chat Enterprise? 

Of je al gebruik maakt van Bing Chat Enterprise is eenvoudig te controleren. Ga simpelweg naar www.bing.com/chat. Vervolgens kijk je naar de weergave die twee versies heeft: De eerste zoals je hieronder ziet is de “standaard” weergave waar iedereen gebruik van kan maken. 

 

Bing Chat Enterprise - 2source4 1

 

Als je al gebruik maakt van Bing Chat Enterprise dan zie je onderstaande lay-out. Bing Chat Enterprise kun je herkennen aan de (door mij) rood omcirkelde tekst in de afbeelding. De belangrijkste tekst staat net boven het tekstveld. Zo weet je zeker dat je persoonlijke en je bedrijfsdata beschermd zijn in deze chat. 

 

Bing Chat Enterprise - 2source4 2

 

Hoe stel je Bing Chat Enterprise in voor je organisatie?

Mocht na het controleren hiervan blijken dat Bing Chat Enterprise nog niet aanstaat binnen jouw organisatie en je wel beschikt over de juiste licenties, dan is het advies om dit aan te laten zetten door je IT-team of door je IT-partner. Mocht je ze een stap willen helpen kun je ze verwijzen naar de volgende pagina die uitlegt hoe dit werkt: Manage Bing Chat Enterprise | Microsoft Learn. En natuurlijk, mocht je hulp van ons nodig hebben, zitten wij voor je klaar. Vul het contactformulier in of bel ons. 

Conclusie 

AI tools zijn een mooie nieuwe ontwikkeling om ons te helpen in ons privé- en werkleven. Maar zorg dat je je er bewust van bent hoe je omgaat met de data die je erin stopt en wat er vervolgens mee gebeurt. Zorg ervoor dat je collega’s wel gebruik kunnen maken van de technologie die beschikbaar is, maar doe dit op een verantwoorde manier. Het beschikbaar maken van Bing Chat Enterprise is een eenvoudige stap om zowel de voordelen van AI te benutten als te zorgen dat bedrijfsdata op een veilige plek gebruikt kan worden. 

Wil je op hoogte blijven van het laatste nieuws en/of tips en tricks op het Microsoft 365 platform? Abonneer je dan geheel vrijblijvend op onze blog! 

Bing Chat Enterprise – Waarom je wilt dat jij en je collega’s het gebruiken?