Geef je HR processen een boost met Power Automate!3 min gelezen

Wellicht ken je het wel: er moet een contract ondertekend worden maar de verantwoordelijke collega is lastig bereikbaar om zijn of haar handtekening te zetten. Het gaat om een nieuwe medewerker die volgende week maandag start met werken. Precies zo’n scenario waar prioriteit is met het aanmelden van de nieuwe collega. De oplossing kan heel simpel zijn. In deze blog bespreek ik welke oplossing jij kan gebruiken om te zorgen voor een snel in dienst treding proces.

Hoe het makkelijker kan

Binnen Office 365 heb je veel applicaties en mogelijkheden buiten de bekende applicaties als Microsoft Word en Microsoft Excel. Deze applicaties kunnen enorm helpen met bijvoorbeeld het opstellen, ondertekenen en opslaan van contracten. Een van deze applicaties is Power Automate, Power Automate biedt een uitkomst voor het automatiseren van standaard taken of processen. Een voorbeeld waarbij Power Automate geweldig kan aansluiten is het in dienst treden van een nieuwe medewerker. In dat proces zitten een aantal standaard stappen, zoals het aanmaken van een gebruikersaccount en ook een aantal contracten en formulieren die ondertekend moeten worden. Deze stappen zijn vaak relatief makkelijk te automatiseren. Het levert een tijdwinst op doordat Power Automate bijvoorbeeld automatisch herinneringsmailtjes stuurt. Ook doordat een aantal gegevens automatisch worden ingevuld is er minder kans op menselijke fouten.

Een oplossing

Een scenario waarbij Power Automate goed gebruikt kan worden is het invullen van een Word document. Dit sjabloon kan zelfs wettelijk bindend ondertekend worden met Adobe Sign als het gaat om een contract. Het sjabloon kan ingevuld worden met een druk op de knop. Het scenario wordt geautomatiseerd met een Power Automate stroom. Een Power Automate stroom is de term die gebruikt wordt voor alle stappen in de automatisering. Een Power Automate stroom wordt gestart vanuit SharePoint in het voorbeeld scenario.

Het is vaak ook mogelijk om het starten van de Power Automate stroom vanuit een bestaand HR-systeem te doen. Dit zal ervoor zorgen dat de gegevens niet nog een keer in een ander systeem ingevuld hoeft te worden. Of het mogelijk is om de Power Automate stroom te starten vanuit een bestaand HR-systeem hangt ervan af of het HR-systeem een api heeft. In dit geval vullen wij zelf de gegevens in.

Hoe zit het nu met de privacy? Het antwoord op die vraag hangt af van de beveiliging in jouw Office 365 omgeving. In de meeste gevallen zal het zo zijn dat de gegevens AVG-proof zijn opgeslagen.

Het resultaat van de gegevens invullen in Power Automate is een volledig ingevuld document. Een goedkeuring die niet wettelijk bindend hoeft te zijn wordt nog vaak met een fysieke handtekening gedaan. In de coronatijd zal misschien zelfs het document uitgeprint worden, dan getekend en weer gescand. Met de oplossing in Power Automate komt er een mooi document uit dat alleen te lezen is en goedgekeurd kan worden door de verantwoordelijke.

Als het document is goedgekeurd wordt dit vastgelegd bij het document. Het kan ook zo zijn dat het document niet wordt goedgekeurd, dan kan er een melding verzonden naar elke persoon in het proces.

Op het moment dat iemand het document officieel moet ondertekenen, zoals een contract kan gebruik gemaakt worden van Adobe Sign of een vergelijkbare oplossing beide kunnen in combinatie met Power Automate. De persoon die het moet ondertekenen kan het dan digitaal ondertekenen met zijn/haar naam.

Op het moment dat het document is ondertekend krijgt iedereen die het document heeft ondertekent een kopie. Normaal gesproken beland dit document in de archiefkast zoals eerder genoemd. Met Power Automate kan het document veilig in SharePoint worden opgeslagen, waar bestanden makkelijker en sneller terug te vinden zijn.

Is dit iets wat jouw organisatie tijd zou kunnen besparen of processen kan vereenvoudigen? Of zit je met een ander proces waarvan je je nu afvraagt of dit ook geautomatiseerd kan worden?

Neem dan gerust contact met ons op!