Vandaag kwam ik een nieuwe knop tegen in mijn Teams meeting, namelijk “Notulen”. De notulenfunctie in een Teams meeting maakt het mogelijk om je vergadering te structureren. Zo kun je je agendapunten toevoegen, notities maken van wat er besproken wordt, maar ook taken maken en direct toewijzen aan personen die dit op gaan pakken.
Superhandig! Maar toen ik de vergadering verliet, was er lichte paniek, want waar ik de aanname deed dat de notulen ergens zouden belanden, bleek dit niet te kloppen. Ik dacht heel even dat ik alles kwijt was. Mocht je nu hetzelfde hebben of de lichte paniek willen overslaan, lees dan verder!
Hoe werkt notulenfunctie in een Teams meeting?
De notulenfunctie in een Teams meeting is alleen beschikbaar in je (let op) geplande Teams vergaderingen die in je agenda staan. Deze zie je (nog) niet in een Teams call of vergadering die geen agenda-uitnodiging heeft, zoals de “nu vergaderen” optie. Hopelijk komt dat nog. Als je deelneemt aan de geplande meeting, zie je de volgende knop in de bovenste balk staan .
Zodra je hierop klikt, opent er aan de rechterkant van je Teams meeting de notulen.
Hier kunnen alle deelnemers de agendapunten neerzetten, de notities schrijven, de op te volgen taken direct aan iemand toewijzen met een vervaldatum. De toegewezen taken zijn na de meeting direct zichtbaar in To-Do bij “Toegewezen aan mij”. In de notulen en onderaan bij het “begin gewoon met typen” heb je nog meer opmaakmogelijkheden. Als je een / typt, komt er een menu tevoorschijn waaruit je de verschillende mogelijkheden kunt kiezen om nog meer structuur aan te brengen.
Waar zijn je notulen na de Teams meeting?!
Notulen maak je natuurlijk niet voor niets! Ze zijn er voor jezelf om terug te lezen wat er is besproken of voor genodigden die er niet bij konden zijn. Maar als je na het verlaten van je Teams meeting een melding verwacht en kunt klikken om ze te zien, kom je van een koude kermis thuis. Je krijgt namelijk niets…. Dus wat nu? Gelukkig staan ze op een vrij logische plek (als je het weet), namelijk in je Teams agenda in de linker balk van Microsoft Teams..
In je Outlook agenda zie je dit nog niet. Als je in je Teams agenda zit, ga je naar de meeting waar je notulen hebt gemaakt en klik je daar twee keer op.
Vervolgens opent er een scherm met de inhoud en gegevens van de meeting. Als je nu naar beneden scrolt, zie je daar de notulen. Rechtsboven krijg je nog een aantal opties, waarbij de middelste twee erg handig zijn. Je kunt namelijk de notulen kopiëren en bijvoorbeeld in je OneNote zetten en kijken wie er toegang heeft tot deze notulen.
Als je opzoek was naar je notities heeft deze blog hopelijk geholpen bij het vinden😉.
Wil je op de hoogte blijven van tips en tricks op het Microsoft 365 platform schrijf je dan rechts op deze pagina in voor onze blog notificaties!
