Begin vandaag nog met het delen van bestanden!2 min gelezen

In de vorige blog hebben we het gehad over het automatisch opslaan van bijlagen. Vandaag gaan we hier verder op in, namelijk het “Delen van bestanden”.

Bijlage versturen of delen?

We kennen allemaal e-mail en als we een bestand aan een ander willen sturen, dan voegen we dit bestand toe als een bijlage aan het e-mail bericht. Je kan je afvragen is dit wel de beste manier, want het bestand is, nadat het is verstuurd, niet meer te volgen. Een betere oplossing is het delen van bestanden.

Hieronder staan de verschillen tussen het delen van een bestand en versturen van een bijlage:

	Versturen Bijlage	Delen
Document is nog bij verzender	Nee	Ja
Document kan nog bijgewerkt worden	Nee	Ja
Toegang tot document kan ingetrokken worden	Nee	Ja
Samenwerking in document mogelijk	Nee	Ja
Document is te volgen	Nee	Ja
Type document	Allen	Alleen cloud opslag

 

Zoals je kan zien zijn er bij het delen van bestanden veel meer voordelen dan bij het versturen van een bijlage. Het enige dat vereist is, is dat het bestand in een cloud opslag staat. Maar in deel 1 van deze blog serie kan je lezen, hoe je bijlagen uit e-mail automatisch kan opslaan in OneDrive en dus in de cloud staan. Alle Microsoft Teams en SharePoint Online bestanden staan automatisch in de cloud.

Soort delen

In de Office 365 omgeving kennen we 3 soorten vormen van delen, deze vormen zijn:

• Delen binnen de organisatie
• Delen met externen (buiten de organisatie)
• Anonieme links

Delen binnen de organisatie 

Onder “delen binnen de organisatie” verstaan we alle gebruikers die onderdeel zijn van het bedrijf en niet als een “gast” geregistreerd staan. Een gebruiker in de organisatie heeft zijn eigen Office 365 licentie en meestal ook een eigen OneDrive for Business omgeving.

Delen buiten de organisatie 

Onder “delen buiten de organisatie” verstaan we 2 soorten: 

• Delen met een andere organisatie die Office 365 gebruiken.
• Delen met een gastgebruiker zonder organisatie

In beide gevallen zal de gebruiker die het bestand ontvangt gezien worden als een gastgebruiker in de organisatie waarvan het bestand is gedeeld. De gastgebruiker moet zich aanmelden met het account waarmee hij is uitgenodigd om bij het bestand te kunnen.

Anonieme links 

Onder “delen via een anonieme link” verstaan we het delen van een bestand via een speciale link, deze link kan je in een e-mail of ander bericht meesturen. Het voordeel van deze methode is dat de ontvanger, niet eerst een “gast-account” moet hebben in de organisatie waarvan het bestand wordt gedeeld.

Het nadeel is dat de link in principe door iedereen geopend kan worden, die deze link ontvangt. De ontvanger kan de link weer doorsturen aan een ander. Wel is het nog steeds mogelijk om de permissie op deze link in te trekken en een wachtwoord en verloopdatum in te stellen.

Het is niet altijd mogelijk om gebruik te maken van een anonieme link, deze optie moet eerst aangezet worden door de systeembeheerder van de organisatie. Standaard staat deze optie wel aan voor OneDrive for Business.

 

Wil je weten hoe je bestanden deelt via e-mail of SharePoint? Hier meer over in het volgende blog. Schrijf je in op onze blog en ontvang een melding zodra de volgende blog online staat!