Vergaderen

De vergadering, een onmisbare gebeurtenis? Als we de betekenis erbij halen “een bijeenkomst van meerdere mensen” is het zeker een onmisbare gebeurtenis. Ze zijn nodig om doelen te behalen met een team. Echter, een onderzoek gedaan onder senior-managers wijst uit dat ongeveer 34% van de vergaderingen nutteloos zijn.

Vergaderingen zijn een belangrijk aspect van vele werknemers. “Ik heb een vraag voor je. Ik schiet even een vergadering in” is dan ook een voorbeeld wat niet onbekend zal klinken. Veel vergaderingen kunnen dan ook met een simpel telefoontje of berichtje voorkomen worden. Voor die nuttige en ook niet nuttige vergaderingen heb ik een tip!

 

 

Microsoft Teams

In onze organisatie gebruiken wij Microsoft Teams voor onze vergaderingen. In Teams is het hele proces voor het opzetten van een vergadering te doorlopen. Een vergadering begint met het maken van een afspraak. Om de vergadering te maken open Teams en zoek daar aan de linker kant agenda. Zoals je ziet staan daar alle vergaderingen van deze week al. Zoek dan rechts bovenin “+ nieuwe vergadering”. Titel, locatie, start, einde, gegevens en personen zullen de punten zijn die bekend voorkomen. Je kan ook een kanaal kiezen om in te vergaderen. Daar kan je een kanaal van elk team waar je in zit kiezen. Dit zal ervoor zorgen dat alles wat gedaan wordt in de vergadering in dat kanaal terecht komt. De vergadering is dan veel makkelijker terug te vinden.

 

Oké, nu hebben we de vergadering gepland. Is de vergadering nu de volgende stap? Als je tijd hebt voor onnodige vergaderingen wel. Je collega’s worden uitgenodigd en de vergadering komt inclusief beschrijving in het gekozen kanaal. Je drukt op beantwoorden en plaatst meteen een reactie met de punten die voorbereid moeten worden voor de vergadering. Je collega’s kunnen dan een snelle vraag stellen om er zeker van te zijn dat ze goed voorbereid zijn. Dit zorgt ervoor dat jij al voordat je de vergadering in loopt weet of iedereen zich goed heeft voorbereid. Om de onnodige vergadering te voorkomen is dit het moment dat elke collega kan twijfelen en ook vragen of de vergadering wel nodig is.


Live vanuit Inspire! Microsoft laat nog maar eens zien dat Teams de toekomst is. In de onderstaande video is een gave nieuwe feature te zien.

Tijdens een video vergadering maakt iemand een uitwerking op een whiteboard. Normaal gesproken als er een persoon voor het whiteboard gaat staan heb je geen zicht meer op wat er op het whiteboard staat. Dit is binnekort verleden tijd, Microsoft Teams zorgt er namelijk voor dat de tekst of tekening te alle tijden op de voorgrond te zien blijft. Dit maakt het veel gemakkelijker om de meeting te volgen.


Laat technologie ook uw afspraken regelen

Herkent u dat u een afspraak probeert te plannen met een klant, prospect of wie dan ook. En dat er verschillende data opties heen en weer gaan. Geen van de opties lijken te passen of het moment van reageren duurt langer zodat de opties verlopen. Of dat degene met wie u de afspraak wilt maken afwezig is? Zo kan het plannen van een afspraak een tijdrovende en frustrerende bezigheid zijn.

Dat kan worden opgelost met een nieuwe app van Microsoft in Office 365. Microsoft introduceert Bookings. Hiermee kan iedereen met wie u de link deelt gemakkelijk een afspraak maken in de agenda van een gebruiker of een bedrijfsagenda. Via een aanpasbare openbare webpagina kunnen klanten en andere externe partijen beschikbare tijdstippen vinden en 24/7 afspraken plannen. Bookings kan eenvoudig in uw website of sociale media platformen worden geïntegreerd. Iedere gebruiker krijgt een privékalender waarmee de planning beheert kan worden. De afhandeling gebeurd volledig automatisch kortom uw gebruikers besparen tijd.

In onderstaande video een eenvoudige demonstratie van Microsoft Bookings:

Het is zelfs mogelijk om bepaalde diensten aan te bieden die men meteen reserveert denk hierbij aan een intakegesprek, u geeft aan hoeveel tijd dit kost en wanneer dit geboekt mag worden. Zo kunt u met Bookings ook nog omzet realiseren. Ik gebruik Bookings zelf om partners op de momenten dat het hen uitkomt ruimte te zoeken in mijn agenda.

De afhandeling van de afspraak gebeurd volledig automatisch zowel in de agenda van de ontvanger als die van u. Met de app op uw smartphone houdt u zelf ook controle over de afspraken die gemaakt worden.