Teams vergadering1 min gelezen
Vergaderen
De vergadering, een onmisbare gebeurtenis? Als we de betekenis erbij halen “een bijeenkomst van meerdere mensen” is het zeker een onmisbare gebeurtenis. Ze zijn nodig om doelen te behalen met een team. Echter, een onderzoek gedaan onder senior-managers wijst uit dat ongeveer 34% van de vergaderingen nutteloos zijn.
Vergaderingen zijn een belangrijk aspect van vele werknemers. “Ik heb een vraag voor je. Ik schiet even een vergadering in” is dan ook een voorbeeld wat niet onbekend zal klinken. Veel vergaderingen kunnen dan ook met een simpel telefoontje of berichtje voorkomen worden. Voor die nuttige en ook niet nuttige vergaderingen heb ik een tip!
Microsoft Teams
In onze organisatie gebruiken wij Microsoft Teams voor onze vergaderingen. In Teams is het hele proces voor het opzetten van een vergadering te doorlopen. Een vergadering begint met het maken van een afspraak. Om de vergadering te maken open Teams en zoek daar aan de linker kant agenda. Zoals je ziet staan daar alle vergaderingen van deze week al. Zoek dan rechts bovenin “+ nieuwe vergadering”. Titel, locatie, start, einde, gegevens en personen zullen de punten zijn die bekend voorkomen. Je kan ook een kanaal kiezen om in te vergaderen. Daar kan je een kanaal van elk team waar je in zit kiezen. Dit zal ervoor zorgen dat alles wat gedaan wordt in de vergadering in dat kanaal terecht komt. De vergadering is dan veel makkelijker terug te vinden.
Oké, nu hebben we de vergadering gepland. Is de vergadering nu de volgende stap? Als je tijd hebt voor onnodige vergaderingen wel. Je collega’s worden uitgenodigd en de vergadering komt inclusief beschrijving in het gekozen kanaal. Je drukt op beantwoorden en plaatst meteen een reactie met de punten die voorbereid moeten worden voor de vergadering. Je collega’s kunnen dan een snelle vraag stellen om er zeker van te zijn dat ze goed voorbereid zijn. Dit zorgt ervoor dat jij al voordat je de vergadering in loopt weet of iedereen zich goed heeft voorbereid. Om de onnodige vergadering te voorkomen is dit het moment dat elke collega kan twijfelen en ook vragen of de vergadering wel nodig is.
