De filosofie van het blije werken

Tips & Tricks, Workplace

Ons ultieme doel is een happy user. Daarbij is het belangrijk niet vanuit de IT te denken, maar vanuit de mens. Immers: ‘IT is geen pak suiker dat je kant en klaar uit het vak bij de supermarkt pakt’, zegt Jurgen Bossenbroek, oprichter en directeur van 2source4. ‘IT moet je passen als je favoriete spijkerbroek. Het is bedoeld om je werk beter en leuker te maken. Zodra het een irritatiefactor dreigt te worden, dan is er iets mis.’ In deze blog deelt Jurgen zijn kijk op het blije werken.

IT moet je werk leuker maken

Ons ultieme doel is een happy user. Dat betekent ook dat als je ons over de vloer krijgt, we niet vanuit de techniek naar werkplekken kijken. Als je dat doet, krijg je iets wat IT goed vindt. Wij draaien het om. Wat hebben de mensen op de werkvloer nodig en hoe kan technologie daarbij helpen? De standaard manier van werken binnen IT is vaak nog steeds reverse engineering. Techneuten die roepen: dit moet je hebben! Maar IT is geen pak suiker dat je kant en klaar uit het vak bij de supermarkt pakt, het moet zo ingezet worden dat de werknemer er het maximale uit kan halen. Vergelijk het met dijken. Wij Hollanders verkopen geen dijken, we verkopen watermanagement. Waterbeheerders worden voortdurend voor nieuwe uitdagingen gesteld en dankzij kennisontwikkeling, innovatiekracht en hun samenwerkend vermogen houdt Nederland droge voeten. Niet door zo maar ergens een mooie dijk neer te zetten. Dat geldt voor technologie hetzelfde. Ik zoek dan ook nooit naar mensen die weten wat we vandaag nodig hebben, maar naar mensen met passie, empathie en een groot leervermogen. Het gaat niet om vandaag, het gaat erom waar je morgen naar toe wil.

Met iedereen aan tafel

Een prettige IT-omgeving begint wat ons betreft met luisteren. Niet alleen naar de directie, maar vooral naar de mensen op de werkvloer. Immers, zij maken je bedrijf en zij moeten dealen met de uitdagingen van het dagelijks werk. Daardoor weten zij als geen ander waar ruimte voor verbetering is en hoe technologie ze kan helpen waarde toe te voegen. Alleen op die manier kan IT je werk leuker maken en dat is precies de bedoeling. Als IT een irritatiefactor op je bureau aan het worden is, gaat er iets fout. De medewerkers binnen een bedrijf zijn altijd heel blij met ons: wij zorgen voor hen, niet voor de IT-baas. Dat is wel de persoon waar we mee samenwerken, maar uiteindelijk moeten de mensen op de werkvloer hun werkplek omarmen.

Platte cultuur

Plezier en leren, dat is ook wat centraal staat in ons eigen team. Onze mensen hoeven zeker niet te luisteren naar ‘de baas’, ik wil dat ze durven sparren. Zelf wil ik ook blijven leren en dat kan alleen als ik feedback krijg. We hebben dan ook een platte cultuur binnen ons team, waarbinnen ik niet de baas ben, maar een van de collega’s. Verkopers, die hebben we hier niet in dienst. Een maand of wat geleden zat ik aan tafel met de directeur van een TBS-kliniek. Zij was echt positief verrast over onze aanpak. Ze zei: ‘Jullie kwamen vorig jaar binnen, toen hadden we dikke problemen met onze IT-omgeving. Binnen twee weken hadden jullie ervoor gezorgd dat alle medewerkers weer blij waren!’ Daar doen we het voor.

Nachtrust

Er is een enorm tekort aan personeel, overal. Ook hier worden soms mensen weggehaald. De meesten komen echter weer terug. Onlangs nog had ik een senior engineer op bezoek. Hij had ervoor gekozen naar een grote multinational te gaan, maar hij miste onze manier van werken. Hij zei: ‘Waar ik nu zit, voel ik me als een vis in een aquarium met haaien.’ Hier werkt het anders, het gaat erom dat we samen onze klanten blij maken. Ik wil niet de grootste van Nederland zijn, maar wel de beste. Als ik hier ’s ochtends binnenkom zie ik opgewekte gezichten. Er is nooit ruzie en als er eens iets is, lossen we dat op. Ook bij klanten gaat er heus weleens iets fout, maar dan is het alle hens aan dek en lossen we het met z’n allen op. Dat geeft nachtrust. In 2014 kwam ik terug van vier jaar vakantie omdat het slecht ging met het bedrijf. Ik heb er alles aan gedaan om er weer iets moois van te maken en dat is gelukt. Inmiddels zijn we het best bewaarde geheim van Nederland.

Geïnspireerd?

Wil jij ook ervaren hoe digitale vrijheid smaakt? Ons team komt graag een keer langs om te kijken van welke IT-saus jouw medewerkers happy worden.

De filosofie van het blije werken

01/11/2023

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Tips & Tricks

Vandaag kwam ik een nieuwe knop tegen in mijn Teams meeting, namelijk “Notulen”. De notulenfunctie in een Teams meeting maakt het mogelijk om je vergadering te structureren. Zo kun je je agendapunten toevoegen, notities maken van wat er besproken wordt, maar ook taken maken en direct toewijzen aan personen die dit op gaan pakken.

Superhandig! Maar toen ik de vergadering verliet, was er lichte paniek, want waar ik de aanname deed dat de notulen ergens zouden belanden, bleek dit niet te kloppen. Ik dacht heel even dat ik alles kwijt was. Mocht je nu hetzelfde hebben of de lichte paniek willen overslaan, lees dan verder!

Hoe werkt notulenfunctie in een Teams meeting?

De notulenfunctie in een Teams meeting is alleen beschikbaar in je (let op) geplande Teams vergaderingen die in je agenda staan. Deze zie je (nog) niet in een Teams call of vergadering die geen agenda-uitnodiging heeft, zoals de “nu vergaderen” optie. Hopelijk komt dat nog. Als je deelneemt aan de geplande meeting, zie je de volgende knop in de bovenste balk staan .

Zodra je hierop klikt, opent er aan de rechterkant van je Teams meeting de notulen.

Hier kunnen alle deelnemers de agendapunten neerzetten, de notities schrijven, de op te volgen taken direct aan iemand toewijzen met een vervaldatum. De toegewezen taken zijn na de meeting direct zichtbaar in To-Do bij “Toegewezen aan mij”. In de notulen en onderaan bij het “begin gewoon met typen” heb je nog meer opmaakmogelijkheden. Als je een / typt, komt er een menu tevoorschijn waaruit je de verschillende mogelijkheden kunt kiezen om nog meer structuur aan te brengen.

Waar zijn je notulen na de Teams meeting?!

Notulen maak je natuurlijk niet voor niets! Ze zijn er voor jezelf om terug te lezen wat er is besproken of voor genodigden die er niet bij konden zijn. Maar als je na het verlaten van je Teams meeting een melding verwacht en kunt klikken om ze te zien, kom je van een koude kermis thuis. Je krijgt namelijk niets…. Dus wat nu? Gelukkig staan ze op een vrij logische plek (als je het weet), namelijk in je Teams agenda in de linker balk van Microsoft Teams..

In je Outlook agenda zie je dit nog niet. Als je in je Teams agenda zit, ga je naar de meeting waar je notulen hebt gemaakt en klik je daar twee keer op.

Vervolgens opent er een scherm met de inhoud en gegevens van de meeting. Als je nu naar beneden scrolt, zie je daar de notulen. Rechtsboven krijg je nog een aantal opties, waarbij de middelste twee erg handig zijn. Je kunt namelijk de notulen kopiëren en bijvoorbeeld in je OneNote zetten en kijken wie er toegang heeft tot deze notulen.

Als je opzoek was naar je notities heeft deze blog hopelijk geholpen bij het vinden😉.

Wil je op de hoogte blijven van tips en tricks op het Microsoft 365 platform schrijf je dan rechts op deze pagina in voor onze blog notificaties!

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

02/08/2023

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe?

Tips & Tricks

Eerlijk is eerlijk, tot gisteren zag ik het als niet meer dan een leuke gimmick in Teams: het maken van een digitale versie van jezelf, ook wel een avatar genoemd. Maar na gisteren een gesprek te hebben gehad met een collega, zie ik hier toch zeker het nut van in. Maar hoe stel je een avatar in?

Waarom een avatar tijdens Teams meetings?

Je hebt toch een camera op je laptop of telefoon, dan zien mensen mij toch gewoon. Waarom zou je dan een avatar gebruiken? Dat hoor ik mezelf al gauw denken en misschien doe je dat zelf ook wel. Toch kan deze functie uitkomst bieden voor mensen in verschillende situaties.

1. Niet helemaal fris

Want eerlijk is eerlijk, een Teams-call zonder beeld voelt vaak heel onpersoonlijk. Het gezicht van iemand zien geeft toch meer gevoel bij een call, want bij communicatie is er ook een gedeelte non-verbaal (de percentages die worden genoemd verschillen nogal dus die laat ik achterwege 😉). Maar wat als je jezelf niet helemaal op en top voelt en er op dat moment niet zo fris uitziet? Misschien een ontstoken oog of net niet grieperig genoeg om je ziek te melden maar thuis zit met verwilderd haar. Dan kan ik me zo voorstellen dat je de camera liever uitlaat, maar om toch wat beeld bij de stem te geven komt de avatar hier hartstikke handig uit. Het enige nadeel moet ik wel gelijk benoemen en dat is dat de avatar naast spraak nog niet 1 op 1 meebeweegt. Maar hiervoor zijn er genoeg “avatar-reacties” om te laten zien wat je ervan vindt, zoals een geeuwfunctie voor bij de fantastische presentatie om je collega te plagen of een applaus als je je collega wilt bedanken voor zijn verhaal.

2. Camera vrees

Een andere reden kan bijvoorbeeld zijn voor mensen die het niet fijn vinden om überhaupt op camera te verschijnen. Door de zelf te maken avatar zijn ze volledig in controle hoe ze op “beeld” verschijnen en verlaagt dit hopelijk de drempel.

Hoe maak je een avatar in Teams?

Maar hoe maak je dan een avatar van jezelf of misschien wel van je alter ego als je dat leuker vindt. Jij bepaald ten slotte hoe je avatar eruit ziet, dus waarom geen lang haar of misschien zoals mij een iets minder aanwezige neus. Het kan! Dus waarom niet?

1. Open Microsoft Teams op je computer of laptop

Ga als deze niet vast zit aan je taakbalk of op je bureaublad staat naar de zoekbalk onder in je scherm. Klik daarop en zoek naar Teams en open de app.

2. Klik in de linker balk op de drie puntjes en zoek avatar

Zodra Teams is geopend klik je aan de linkerkant op de drie puntjes. Vervolgens zoek je op avatar en klik je op toevoegen. Klik vervolgens op de avatar app om aan de slag te gaan.

3. Maak je avatar

Zodra de app opent klik je op “aan de slag”. Degene die videogames spelen zullen het meteen herkennen en begrijpen. Je krijgt de keuze uit meerdere standaard basis avatars die je nog volledig kunt bewerken. Dus om het voor jezelf makkelijk te maken kies er één die het meest in de buurt van je gewenste avatar komt. Klik op “avatar gebruiken” en vervolgens op “aanpassen”. De opties die je kunt veranderen zijn er te veel om in een blogje door te nemen, maar dit maakt het wel heel leuk om te doen.

4. Klaar? Klik dan op opslaan

Ben je helemaal tevreden over je creatie, klik dan op “opslaan”. Goed om te weten je kan op dit moment tot drie verschillende avatars maken. Bijvoorbeeld één voor je serieuze meetings en nog één voor de digitale karaoke borrel.

Hoe gebruik je de avatar in je meeting?

De volgende keer dat je een vergadering start en je gebruik wilt maken van je avatar doe je simpelweg het volgende.

1. Klik op de uitnodiging om deel te nemen aan de Teams vergadering;

2. Je komt nu bij een scherm waar je opties voor video en audio kan kiezen;

3. Zet je camera uit;

4. Klik op Effecten en avatars;

5. Klik op avatars in het scherm dat er onder verschijnt;

6. Selecteer je gewenste avatar;

7. Selecteer eventueel nog een gewenste achtergrond;

8. Als je helemaal gereed bent klik je op nu deelnemen.

Niet iedereen is hetzelfde

Zoals ik al in het begin aan gaf vond ik het vooral een gimmick toen ik de avatars functionaliteit binnen Teams zag landen. Maar daar in moet ik ook bekennen dat gelukkig niet iedereen hetzelfde is en er dus ook andere behoeftes zijn. Naast bovengenoemde zullen er dus nog meer redenen zijn waarom iemand voor een avatar zou willen kiezen in plaats van een camera. Maar door het beperkte mee bewegen van de avatar sla ik voor nu nog even over, tenzij ik mijn alter ego ontdek.

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe?

20/07/2023

Hoe maak je een taak vanuit Teams?

Tips & Tricks, Workplace

Een functie waarvan ik tot voorkort het bestaan niet af wist, maar die ik onbewust zeker heb gemist! Gelukkig heb ik collega’s die mij erop attenderen als ik iets slimmer kan doen. Of ik dat dan vervolgens ook doe dat is altijd de vraag gezien mijn nog steeds hardnekkige eigenwijsheid.

Maar de functie “Taak maken” in Microsoft Teams is er voor mij eentje die binnen twee dagen in mijn systeem is blijven hangen.

Met deze functie kan je vanuit een chat bericht of een teams gesprek eenvoudig een taak aanmaken in één van je To Do lijsten of de taak aan een Planner hangen in een Teams Channel. Binnen de Planner variant kan je de taak zelfs nog toewijzen aan een collega voor wie de taak bedoeld is. Hoe deze functie werkt leg ik je graag uit!

Hoe maak je een taak vanuit Teams in To Do?

Om een taak vanuit Teams te maken, zijn vanuit een Chat of een Teams gesprek de stappen hetzelfde. In dit voorbeeld pakken we het op vanuit een Teams Chat.

Zodra je in de chat zit met het bericht waar je een taak voor aan wilt maken hoover je met muis over het bericht. De misschien wel bekende emojis komen tevoorschijn net als de 3 puntjes.

De drie puntjes die hebben we nodig, door erop te klikken ontvouwt zich een nieuw menu.

Één van de opties is “Meer acties” zodra je er met je muis overheen gaat krijg je een aantal opties klik op “Taak Maken”.

Er komt een pop-up in beeld. De eerste kan het trouwens iets langer duren voor de inhoud zichtbaar wordt, na 1 keer gebruik is het vrijwel direct te zien.

Zoals je ziet komt bovenaan het chat bericht te staan. Dit wordt standaard gezien als de taak, maar de tekst kan je aanpassen door erop te klikken.

Nadat je alle velden naar wens hebt ingevuld klik je op “Taak toevoegen”. De taak verschijnt hierna direct in je To Do.

Taak vanuit Teams maken in Planner

Tot zover het maken van een Taak in To Do. Voor het maken van een taak in Planner zijn de stappen bijna identiek kies bij “maken in” het team en channel waar je wilt dat de taak wordt gemaakt. Let op: aan dit channel moet een planner zijn gekoppeld anders wordt deze niet weergegeven in de lijst.

Verder zul je zien dat er 4 extra opties zijn zodra je een planner aan klikt.

Voortgang
Bucket
Assign
Antwoord over deze taak posten

Meer weten?

Ben je opzoek naar nog meer functionele tips voor Microsoft Teams? Lees dan eens de blog van mijn collega Luuk. In zijn blog bespreekt hij hoe je eenvoudig een e-mail kan delen in Teams. De blog vind je hier.

Mocht je verder nog vragen hebben omtrent de digitale werkplek neem gerust contact met ons op!

11/08/2021

Stel je agenda beschikbaar [Zet Bookings in 7 eenvoudige stappen op]

Tips & Tricks, Workplace

Misschien herken je het wel: heen en weer mailen of bellen om een afspraak in te plannen. Een onnodig tijdrovend proces, dat je gemakkelijk kan tackelen. Mijn favoriet is Bookings. Het zit standaard in je Microsoft 365 Business Standard licentie of hoger.

Met Bookings laat je mensen zelf een afspraak in jouw agenda maken. Je geeft de persoon toegang tot jouw geanonimiseerde agenda door middel van een link. Zij kunnen dus niet zien wat er verder in je agenda staat, behalve de beschikbare momenten. Uiteraard kan je vooraf voorwaarden instellen. Bijvoorbeeld dat de meeting minimaal over 2 dagen mag worden ingepland, zodat je voldoende tijd hebt om voor te bereiden. Werk je parttime? Dan kan je je agenda openzetten op jouw werkdagen.

Naast dat het een app is die je veel tijd kan besparen, is het ook eenvoudig in te stellen. In 7 stappen staat Bookings klaar voor gebruik!

Hoe stel je Bookings in?

Stap 1: Ga naar portal.office.com en log in als dit nodig is.

Stap 2: Klik linksboven op de negen puntjes en vervolgens op Bookings. Mocht deze niet in de laatste apps staan, klik dan op alle apps en vervolgens op Bookings.

Stap 3: Je wordt nu doorverwezen naar de Bookings pagina.

Klik op “Get it now”.

En vervolgens op “Add a booking calendar”.

Stap 4: In het volgende menu vul je de naam in van je bedrijf en het bedrijfstype. Klik hierna op “Doorgaan”.

Stap 5: Je hebt nu je agenda gemaakt om jouw voorwaarden te stellen. Klik je aan de linkerkant op “Reserveringspagina”.

Op deze pagina kan je onder andere het “Planningsbeleid” aanpassen hier staan drie opties:

Tijdsintervallen: Geef aan in welke stappen je beschikbare momenten worden weergegeven. Zet je deze op 30 minuten dan kunnen er afspraken gemaakt worden op het hele uur of het halve uur bijvoorbeeld 11:00 of 16:30.

Minimale doorlooptijd: Een optie die ik zelf erg prettig vind. Hiermee kan je namelijk aangeven (in uren) wanneer iemand op zijn vroegst iets mag plannen. Zelf vind ik 72 uur prettig zodat ik tijd genoeg heb om mijn werk te plannen en de meeting voor te bereiden.

Maximale doorlooptijd: hiermee geef je in dagen aan hoe ver iemand in de toekomst een meeting mag plannen.

Door iets verder te scrollen kom je bij “Beschikbaarheid” hier kan je je schema per dag in de week aangeven dat er meetings ingepland mogen worden. Een erg handige optie als je niet 7 dagen per week meetings wil hebben of als je bijvoorbeeld parttime werkt. Klik onder algemene beschikbaarheid op het drop down menu en selecteer aangepaste uren om zelf je schema in te vullen.

Stap 6: Wanneer je alle instellingen naar wens hebt ingesteld, klik je links boven op “Opslaan en publiceren”

Stap 7: De link die vervolgens verschijnt onder pagina delen, is de link die je naar klanten of contactpersonen kan sturen of in je email handtekening kan zetten. Zodra ze er op klikken komen ze op jouw reserveringspagina en kunnen ze een moment kiezen dat uitkomt. Als er een afspraak wordt ingepland wordt deze automatisch in je agenda gezet.

Hopelijk kun je nu na het instellen je mailverkeer verminderen. Mocht jet niet gelukt zijn stuur mij dan gerust een bericht, door onderaan op de envelop te klikken. Oh ja, wil je meer tips en blogs ontvangen meld je dan aan op de blog!

30/03/2021

Wil jij herinnerd worden aan chatberichten in Microsoft Teams?

Tips & Tricks

Nooit meer vergeten om een chatbericht te beantwoorden? Dit lijkt mij een erg fijne optie! Misschien is het voor jou ook een herkenbare situatie, je krijgt een vraag via Microsoft Teams. Het liefst zou je direct reageren, maar je hebt nog niet alle informatie om deze vraag te kunnen beantwoorden. Dit geef je netjes aan bij de persoon die de vraag aan je stelt en je zegt dat je er later op terug komt! Voor je het weet beland je in de waan van de dag en ben je met van alles en nog wat bezig. Mogelijk denk je dat je al hebt gereageerd (iets wat mij vaak gebeurde) of ben je het compleet vergeten. Dat kan natuurlijk de beste overkomen! Hoe prettig zou het zijn als je wordt herinnerd aan een bepaald chatbericht in Microsoft Teams?

Binnen Microsoft Teams kan de “Follow up on a message” je nieuwe beste vriend zijn

Maar toen ontdekte je een nieuwe functie binnen Microsoft Teams! Het is namelijk al een tijd mogelijk om een Power Automate stroom te koppelen aan Microsoft Teams, bijvoorbeeld de “Follow up on a message” stroom. De Follow up on a message stroom kan zomaar je nieuwe beste vriend worden in bovenstaande situatie. Eigenlijk is het een heel eenvoudige functie, maar wel een die dit probleem in één keer voor je tackelt. Met de Follow up on a message stroom zet je een herinnering aan zodat je niet vergeet te antwoorden. Erg relaxed voor je hoofd en extra ruimte voor aandacht die je ergens anders goed aan kan besteden. Hoe je dit doet lees je hieronder.

Power Automate instellen voor Microsoft Teams

Mocht je schrikken van het kopje Power Automate instellen voor Microsoft Teams, maak je geen zorgen. Je hoeft geen programmeur te zijn om dit te doen. Ik ben marketeer en dit soort standaard stromen kan ik zelf instellen om mijn werk makkelijker te maken. Klik alvast hier, met de link word je doorverwezen naar de Power Automate omgeving in je internet browser en kom je op onderstaande pagina terecht.

Voor je te enthousiast wordt en direct op continue klikt, is het handig om in het vak daarboven te controleren of jouw e-mailadres daar staat. Als dat zo is klik je op continue.

Nu kom je in de opzet van de Power Automate terecht. Het mooie is dat deze “stroom” al helemaal klopt, je niks meer hoeft te wijzigen of toe te voegen. Scroll naar beneden en klik op opslaan. Je hebt zojuist een Power Automate stroom aan Microsoft Teams gekoppeld! Gefeliciteerd.

Een reminder zetten in Microsoft Teams

Tot zo ver Power Automate, je kan nu terug naar Microsoft Teams. Het is nu mogelijk om in Microsoft Teams een reminder te zetten. Open in de menubalk je chatvenster en ga naar het bericht waar je de reminder voor in wilt stellen. Als je met je muis over het chatbericht gaat zie een balkje met smileys en drie puntjes tevoorschijn komen. Klik op de drie puntjes.

Je krijgt nu een aantal nieuwe opties te zien, waaronder “Meer acties”. Klik in de actielijst op “Follow up on a message”.

Omdat dit de eerste keer is dat je de stroom gaat gebruiken, krijg je onderstaand bericht te zien. Klik op doorgaan om verder te gaan.

In het vervolg als je op de stroom klikt kom je direct in het scherm waar je een tijd kan kiezen wanneer je een reminder wilt ontvangen om te antwoorden. Kies je tijd en klik op submit.

Na de ingestelde tijd van bijvoorbeeld 20 minuten, krijg je een melding in Microsoft Teams van een zo genoemde “Flowkaart”. In de flowkaart zie je van wie het bericht is en wat de inhoud van het bericht is. Onderaan de Flowkaartstaat een knop “View message”, als je hierop klikt ga je gelijk naar de chat en kan je een antwoord sturen of als je nog geen antwoord hebt een nieuwe reminder zetten.

In het kort

Stel de Power Automate stroom in.
Ga naar je chatvenster in Microsoft Teams.
Hoover over het chatbericht waar je aan herinnerd wilt worden.
Klik op de drie puntjes naast de smileys die tevoorschijn komen.
Beweeg je muis naar meer acties in menu.
Klik op Follow up on a message.
Zet de tijd voor de herinnering.
Zodra je wordt herinnerd klik je op view message en kom je bij het bericht.

Hopelijk vergeet je nu (net als ik) bijna nooit meer om te antwoorden op je Microsoft Teams berichten. Mocht het je niet gelukt zijn om de stroom aan te zetten neem dan gerust contact met ons op en we helpen je graag! Meer weten of Power Automate voor HR-processen? Lees de blog van mijn collega.

30/09/2020

Mijn 5 favoriete aankondigingen op Microsoft Ignite 2020

Power Platform, Tips & Tricks

Microsoft Ignite is een jaarlijkse bijeenkomst georganiseerd door Microsoft. Het evenement werd de afgelopen drie jaar gehouden in Orlando maar dit jaar werd het gehouden als digitaal event. Dit jaar bestond het event uit drie dagen vol met online presentaties. Elk jaar kijken Microsoft Professionals weer uit naar dit evenement, omdat alle nieuwe technische ontwikkelingen aangekondigd worden. Hieronder deel ik mijn 5 favoriete aankondigingen van Microsoft Ignite 2020.

Microsoft Teams Meetings

Microsoft Teams krijgt een volledig nieuwe meeting ervaring, met allerlei nieuw aangekondigde functionaliteiten.

Together mode

Één van die nieuwe functionaliteiten is “Together Mode”. Deze functie helpt deelnemers om zich meer betrokken te voelen bij de meeting, zelfs als je niet samen bent. Met “Together Mode” gebruik je een gezamenlijke meeting achtergrond waardoor het net lijkt alsof je samen in één ruimte bent.

Aangepaste lay-outs

Binnenkort kan je ook gebruik maken van aangepaste lay-outs tijdens presentaties. Hierdoor kan de presentator ervoor zorgen dat de PowerPoint presentatie als achtergrond wordt gebruikt.

Breakout Rooms

Breakout Rooms is één van de andere nieuwe functionaliteiten, hiermee kan de meeting organisator de deelnemers opsplitsen in kleinere groepjes om ze tijdelijk af te zonderen. Ik denk dat bijvoorbeeld leraren hier heel blij van worden om leerlingen op te kunnen splitsen in kleine werkgroepen.

Meeting Recap

Ook kan Microsoft je voortaan een automatische recap inclusief opname, transcript, gedeelde bestanden en meer informatie van de meeting versturen.

Homesite App

Een relatief kleine aankondiging misschien maar wel een hele belangrijke. Deze “Home Site app” kan organisaties helpen die gebruik maken van een Intranet op SharePoint Online. Met deze app wordt het Intranet direct gekoppeld aan de menubalk van Microsoft Teams. Hierdoor kunnen gebruikers rechtstreeks vanuit Microsoft Teams meteen beginnen met zoeken naar content en het lezen van nieuwsberichten.

Microsoft SharePoint Syntex

Microsoft SharePoint Syntex is onderdeel van Project Cortex, een Microsoft 365 Initiatief dat kunstmatige intelligentie toepast om mensen te helpen. Hiermee kan men slimmer, makkelijk en effectiever werken met de Microsoft applicaties die ze nu al gebruiken. Project Cortex gaat in de toekomst unieke producten uitbrengen waarvan Microsoft SharePoint Syntex per 1 oktober 2020 als eerste beschikbaar wordt.

Kortgezegd maakt SharePoint Syntex gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning, om het verwerken van data te automatiseren en content om te zetten in kennis.

SharePoint Syntex kan bijvoorbeeld door middel van digitale beeldverwerking het zoeken van een afbeeldingen makkelijk maken. Als je op dit moment wilt zoeken naar een afbeelding zal je moeten zoeken naar de naam van een bestand. SharePoint Syntex kan deze beelden omzetten naar tekst zodat afbeeldingen makkelijker vindbaar worden.

Ook kan SharePoint Syntex bepaalde soorten documenten over tijd steeds beter gaan herkennen. Je kan SharePoint Syntex bijvoorbeeld leren hoe jouw documenten opgebouwd zijn, zodat ze worden herkend. Denk bijvoorbeeld aan een contract die altijd op dezelfde manier is opgebouwd maar waar specifieke elementen in verschillen zoals namen, bedrijven en prijzen. Hierdoor kan Microsoft Syntex ervoor zorgen dat je in één oogopslag de belangrijkste informatie bij de hand hebt.

SharePoint Syntex gaat er kortgezegd voor zorgen dat het verwerken en vinden data makkelijker gemaakt wordt door kunstmatige intelligentie.

Verifiable Credentials

Microsoft gaat met “Verifiable Credentials” de wereld van blockchain verder verkennen. Met Verifiable Credentials kunnen mensen vertrouwelijke informatie uitwisselen op een veilige manier. Omdat deze gegevens alleen in de blockchain worden opgeslagen, geeft dit mensen meer controle over hun persoonlijke gegevens.

Denk bijvoorbeeld aan het delen van medische gegevens aan artsen of jezelf kunnen identificeren bij het aanvragen van een lening. Nadat de toegang tot deze gegevens niet meer nodig is kan de eigenaar de toegang intrekken. Hiermee blijft men de baas over hun eigen persoonsgebonden gegevens.

Er zijn talloze toepassingen hiervoor te bedenken, door middel van deze technologie kunnen ontwikkelaars aan de slag om deze toepassingen te bouwen.

“Microsoft believes everyone has the right to own their digital identity, one that securely and privately stores all personal data. This ID must seamlessly integrate into daily life and give complete control over data access and use.”

Data Loss Prevention

DLP oftewel Data Loss Prevention bestaat al wat langer als product binnen de Microsoft 365 suite. Dit zorgt ervoor dat gevoelige informatie geïdentificeerd kunnen worden zoals bijvoorbeeld een creditcardgegevens of BSN- of Paspoort nummer. DLP beschermd deze gegevens ook tegen lekken of per ongeluk delen.

Waar op dit moment DLP ingezet wordt om gevoelige gegevens binnen de Microsoft 365 omgeving te beschermen. Komt Microsoft nu met twee aanvullende toepassingen buiten de Microsoft 365 suite.

Microsoft kondigt aan dat het vanaf nu ook mogelijk is om gevoelige gegevens te identificeren en te beschermen op Windows Devices en andere applicaties zoals Dropbox, Box en Google Drive. Deze aanvullende toepassingen zijn echt een must in de nieuwe wereld van thuiswerken.

Wil je meer weten over één van de aankondigingen op Microsoft Ignite, neem dan gerust contact met ons op.

25/09/2020

Een document delen vanuit e-mail? Zo doe je dat!

Tips & Tricks, Workplace

Afgelopen week hebben we in blog de voordelen en de verschillende soorten delen van bestanden besproken. Vandaag gaan we het praktijk gedeelte in.

Want hoe deel je een bijlage vanuit e-mail en hoe pas je snel de permissies aan? Het voordeel van een bestand delen is dat je controle houdt over jouw document. Zo kan je instellen dat alleen de ontvanger het document kan inzien of bewerken. Waarbij als je het zou versturen iedereen met het bestand dit zou kunnen.

Om een bestand te delen via een e-mail. Is het nodig om een aantal stappen te doorlopen die vergelijkbaar zijn met het toevoegen van een bijlage.

Open Outlook op je computer en maak een nieuw e-mail bericht aan.
Klik in de startbalk op de optie “Bestand”
Er opent zich nu een menu, selecteer de optie “Door weblocaties bladeren”. Hou er rekening mee dat als je een bestand wilt delen, het opgeslagen moet zijn in je cloud opslag.
Kies vervolgens de cloud locatie waar het bestand is opgeslagen. Als het een mailbijlage is uit een ontvangen e-mail bericht en je hebt “Automatisch bijlage opslaan op OneDrive” ingesteld, dan selecteer je de optie “OneDrive for Business”
Kies uit de bestanden het bestand dat je wilt toevoegen aan het e-mail bericht en klik op “Invoegen”
Je krijgt nu twee mogelijkheden “Koppeling delen” en “Bijvoegen als kopie”. Kies de optie “Koppeling delen”.
De standaard instelling is “Iedereen kan bewerken”. Dit betekent dat iedereen die de koppeling heeft of bijvoorbeeld doorgestuurd krijgt het bestand kan inzien en kan bewerken. Deze instelling is standaard om zoveel mogelijk hetzelfde gevoel te geven, als het versturen van een bestand als bijlage.
Dit kan vanuit de beheerder van de Office 365 omgeving anders ingesteld worden, zoals bijvoorbeeld hieronder, waardoor alleen personen binnen de eigen organisatie het document kunnen bewerken.
Als je voor het te delen bestand een andere permissie in wilt stellen, dan klik je op het pijltje naast het gedeelde bestand en selecteer je “Machtigingen wijzigen” om een andere optie te selecteren.
Staat er een bepaalde optie niet tussen, dan is dit door de beheerder van de Office 365 omgeving niet toegestaan. Hieronder ontbreekt bijvoorbeeld “Iedereen kan bewerken”.
Om een bijlage of koppeling te verwijderen, klik je op het pijltje naast het document en klik op je “Bijlage verwijderen”.

Meerdere documenten delen? Geen probleem!

Men kan net zoals bij een “bijlage” in een e-mail meerdere documenten toevoegen, door de stappen hierboven te herhalen. Voordeel van delen is dat je per document kan bepalen wat de rechten zijn voor de ontvanger. Zo kan het ene document alleen lezen zijn en het andere document bewerken.

Mocht je nou niet zeker weten of het gelukt is om een koppeling te delen, dan kan je dat eenvoudig controleren. Kijk bij het document dat is toegevoegd of er een “wolkje” voorstaat. Staat dit er? Top, dat betekent dat je je document deelt.

En is het gelukt? Mooi! Mocht dit niet zo zijn bel ons gerust en we nemen dit graag met je door!

Mocht je nog vragen hebben of ben je benieuwd hoe je de permissies als beheerder kan aanpassen neem dan contact met ons op!

28/07/2020

Begin vandaag nog met het delen van bestanden!

Tips & Tricks, Workplace

In de vorige blog hebben we het gehad over het automatisch opslaan van bijlagen. Vandaag gaan we hier verder op in, namelijk het “Delen van bestanden”.

Bijlage versturen of delen?

We kennen allemaal e-mail en als we een bestand aan een ander willen sturen, dan voegen we dit bestand toe als een bijlage aan het e-mail bericht. Je kan je afvragen is dit wel de beste manier, want het bestand is, nadat het is verstuurd, niet meer te volgen. Een betere oplossing is het delen van bestanden.

Hieronder staan de verschillen tussen het delen van een bestand en versturen van een bijlage:

	Versturen Bijlage	Delen
Document is nog bij verzender	Nee	Ja
Document kan nog bijgewerkt worden	Nee	Ja
Toegang tot document kan ingetrokken worden	Nee	Ja
Samenwerking in document mogelijk	Nee	Ja
Document is te volgen	Nee	Ja
Type document	Allen	Alleen cloud opslag

Zoals je kan zien zijn er bij het delen van bestanden veel meer voordelen dan bij het versturen van een bijlage. Het enige dat vereist is, is dat het bestand in een cloud opslag staat. Maar in deel 1 van deze blog serie kan je lezen, hoe je bijlagen uit e-mail automatisch kan opslaan in OneDrive en dus in de cloud staan. Alle Microsoft Teams en SharePoint Online bestanden staan automatisch in de cloud.

Soort delen

In de Office 365 omgeving kennen we 3 soorten vormen van delen, deze vormen zijn:

Delen binnen de organisatie
Delen met externen (buiten de organisatie)
Anonieme links

Delen binnen de organisatie

Onder “delen binnen de organisatie” verstaan we alle gebruikers die onderdeel zijn van het bedrijf en niet als een “gast” geregistreerd staan. Een gebruiker in de organisatie heeft zijn eigen Office 365 licentie en meestal ook een eigen OneDrive for Business omgeving.

Delen buiten de organisatie

Onder “delen buiten de organisatie” verstaan we 2 soorten:

Delen met een andere organisatie die Office 365 gebruiken.
Delen met een gastgebruiker zonder organisatie

In beide gevallen zal de gebruiker die het bestand ontvangt gezien worden als een gastgebruiker in de organisatie waarvan het bestand is gedeeld. De gastgebruiker moet zich aanmelden met het account waarmee hij is uitgenodigd om bij het bestand te kunnen.

Anonieme links

Onder “delen via een anonieme link” verstaan we het delen van een bestand via een speciale link, deze link kan je in een e-mail of ander bericht meesturen. Het voordeel van deze methode is dat de ontvanger, niet eerst een “gast-account” moet hebben in de organisatie waarvan het bestand wordt gedeeld.

Het nadeel is dat de link in principe door iedereen geopend kan worden, die deze link ontvangt. De ontvanger kan de link weer doorsturen aan een ander. Wel is het nog steeds mogelijk om de permissie op deze link in te trekken en een wachtwoord en verloopdatum in te stellen.

Het is niet altijd mogelijk om gebruik te maken van een anonieme link, deze optie moet eerst aangezet worden door de systeembeheerder van de organisatie. Standaard staat deze optie wel aan voor OneDrive for Business.

Wil je weten hoe je bestanden deelt via e-mail of SharePoint? Hier meer over in het volgende blog. Schrijf je in op onze blog en ontvang een melding zodra de volgende blog online staat!

17/07/2020

Hoe sla je email bijlagen automatisch op in OneDrive?

Tips & Tricks, Workplace

Omdat Microsoft 365 zo veel kan, weet de gebruiker soms niet eens dat een bepaalde mogelijk bestaat. Sterker nog, ik durf zelfs te beweren dat een gebruiker misschien maar 10 procent van de functionaliteit in Microsoft 365 benut.

Dat is even schrikken he?

Daarom geef ik de komende tijd diverse handige tips om meer uit je Microsoft 365 te halen.

Vandaag deel 1 van deze serie.

Sla bijlagen automatisch op in OneDrive met Power Automate

We kennen allemaal wel email en ook al probeert men in de nieuwe manier van werken, zoveel mogelijk bestanden te delen in plaats van op te slaan als bijlage, er komen altijd wel mail berichten binnen met een bijlage.

Als je graag je bijlagen wil opslaan in de cloud (in dit geval Microsoft 365), dan moet je de volgende stappen steeds handmatig uitvoeren:

Open email bestand met de bijlagen
Klik op de Bijlage
Selecteer “opslaan als”
Sla het bestand op in je OneDrive folder

Dit is een proces, waarvan ik zie dat medewerkers dit vaak op deze manier doen.

“Kan dit anders?”, krijg ik dan te horen.

Het antwoord hierop is Jazeker en dit is een eenmalige en eenvoudige “configuratie” via “Power Automate”. Voorheen was dit “Microsoft Flow”, maar het beestje heeft een andere naam gekregen.

Wat is Power Automate precies?

Kort uitgelegd kun je stappen die je steeds moet herhalen, automatisch laten uitvoeren via Power Automate. Als men bekend is met “Visio” of een ander programma dat processen kan beschrijven, dan kun je deze processen in Power Automate omzetten naar een geautomatiseerd proces.

Er zijn al honderden sjablonen gemaakt om een bepaald proces te automatiseren.

Het proces dat we in deze blog bespreken is het automatisch opslaan van bijlages uit
je email. Dus in plaats van stap 1 t/m 4 hierboven zelf te moeten uitvoeren, ben je waarschijnlijk aan de hand van deze blog vijf minuten bezig om Power Automate in te stellen. Daarna hoef je nooit meer zelf stap 1 t/m 4 uit te voeren. Dat zal een hoop tijd besparen.

Hieronder het stappenplan voor instellen van het Power Automate je de stappen die je moet doen:

Stel het Power Automate Sjabloon in

1. Login op de “Power-Automate” omgeving met je bedrijfs-account op:

https://flow.microsoft.com/nl-nl/ en klik op Aanmelden.

Hoe sla je email bijlagen automatisch op in OneDrive - 2source4 - 1 (1)

2. Scroll naar beneden naar de sectie “Beginnen met een sjabloon” en klik op Office 365-e-mailbijlage opslaan in OneDrive voor Bedrijven, zoals hieronder is aangegeven. Staat deze er niet bij klik dan op de tab “E-mail”.

Hoe sla je email bijlagen automatisch op in OneDrive - 2source4 - 1 (5)

3. Selecteer nu de accounts die nodig zijn om de verbindingen tussen de onderdelen te maken. In dit geval “Office 365 Outlook” en “OneDrive voor bedrijven”. Standaard worden de OneDrive en Email van het bedrijfsaccount ingesteld. Je kan zien dat deze al zijn ingesteld als er al een groen vinkje staat. Zo niet klik je op het “+” symbool om je aan te melden met het email account waarvan je wil dat de bijlages worden opgeslagen op je OneDrive.

Hoe sla je email bijlagen automatisch op in OneDrive - 2source4 - 1 (4)

4. Klik nu op “Stroom maken”

Hoe sla je email bijlagen automatisch op in OneDrive - 2source4 - 1 (3)

5. Je ziet nu dat de “stroom gereed” is. In de uitleg zie je wat de stroom doet:

Hoe sla je email bijlagen automatisch op in OneDrive - 2source4 - 1 (2)

Dat was toch 5 minuten werk?

Ben je nieuwsgierig geworden wat je nog meer kan “automatiseren”, dan zou ik zeggen blader eens door de verschillende sjablonen die door Microsoft of andere personen zijn gemaakt voor jullie gemak.

Wil je complexere processen automatiseren, die gericht zijn op jullie werkzaamheden, neem dan vrijblijvend contact met ons op, om te kijken wat wij voor jullie kunnen doen.

In de volgende blog, ga ik wat vertellen over “Delen van bestanden”

Wil je direct beschikken over het laatste nieuws en tips & tricks. Meld je dan aan!

05/06/2020

IT moet je werk leuker maken

Met iedereen aan tafel

Platte cultuur

Nachtrust

Geïnspireerd?

De filosofie van het blije werken

Hoe werkt notulenfunctie in een Teams meeting?

Waar zijn je notulen na de Teams meeting?!

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Waarom een avatar tijdens Teams meetings?

Hoe maak je een avatar in Teams?

Hoe gebruik je de avatar in je meeting?

Niet iedereen is hetzelfde

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe?

Hoe maak je een taak vanuit Teams in To Do?

Taak vanuit Teams maken in Planner

Meer weten?

Hoe maak je een taak vanuit Teams?

Stel je agenda beschikbaar [Zet Bookings in 7 eenvoudige stappen op]

Binnen Microsoft Teams kan de “Follow up on a message” je nieuwe beste vriend zijn

Power Automate instellen voor Microsoft Teams

Een reminder zetten in Microsoft Teams

In het kort

Wil jij herinnerd worden aan chatberichten in Microsoft Teams?

Microsoft Teams Meetings

Together mode

Aangepaste lay-outs

Breakout Rooms

Meeting Recap

Homesite App

Microsoft SharePoint Syntex

Verifiable Credentials

Data Loss Prevention

Mijn 5 favoriete aankondigingen op Microsoft Ignite 2020

Een document delen vanuit e-mail? Zo doe je dat!

Bijlage versturen of delen?

Soort delen

Delen binnen de organisatie

Delen buiten de organisatie

Anonieme links

Begin vandaag nog met het delen van bestanden!

Sla bijlagen automatisch op in OneDrive met Power Automate

Wat is Power Automate precies?

Stel het Power Automate Sjabloon in

Hoe sla je email bijlagen automatisch op in OneDrive?

Contacts:

More information?

Follow us on:

Our Office Hours: