Berichten

Hoe lang is een moderne werkplek nog modern? Hier hoor je niemand over… 

In een eerdere blog schreef Luuk van den Ende al over de moderne werkplek. Maar de term moderne werkplek is inmiddels al jaren een veelgebruikte term. Het is een beetje als ‘het Nieuwe Werken’. Het werd rond 2005 populair, maar is inmiddels alweer een tijdje ‘het nieuwe normaal’, wat natuurlijk ook al niet meer nieuw is. Hoe lang kun je een moderne werkplek nog modern noemen? In deze blog neemt Luuk je mee langs de evolutie van de moderne werkplek en vertelt hij hoe Microsoft 365 een cruciale rol speelt in deze transformatie. 

De definitie van modern is vloeibaar 

Wat een werkplek een moderne werkplek maakt, is uiteraard aan verandering onderhevig. Wat vandaag modern is, is morgen alweer verouderd. Microsoft heeft jaren geleden al de standaard gezet voor de ‘moderne werkplek’. Van cloud gebaseerd werken en het opslaan van bestanden tot een samenwerkingsplatform zoals Microsoft Teams, Microsoft 365 heeft bedrijven geholpen om efficiënter en flexibeler te werken. Alle ontwikkelingen gaan razendsnel en de toekomst heeft nog veel meer voor ons in petto. 

De opkomst van AI 

Microsoft blijft innoveren en zorgt op die manier dat we een moderne werkplek ook modern kunnen blijven noemen. Zo is Microsoft Loop, een co-creatie-ervaring die teams, inhoud en taken samenbrengt, een mooi voorbeeld. Een andere enorm boeiende ontwikkeling is natuurlijk kunstmatige intelligentie. De wereld is momenteel in rep en roer over ChatGPT, maar weinig mensen zijn zich bewust dat het AI model zichzelf traint met de data die wordt ingevoerd door gebruikers. Ook het uitblijven van regelgeving is nog een issue. Microsoft heeft deze uitdagingen aangepakt met de introductie van Bing Chat Enterprise. Binnen deze omgeving wordt alle ingevoerde data beschermd en wordt er geen leerproces op toegepast. Dit betekent dat bedrijfsgegevens niet worden gebruikt voor het trainen van het systeem. Een vergelijkbaar concept is van toepassing op Microsoft Copilot, dat zelfs nog een stap verder gaat door AI in alle Microsoft-applicaties te integreren. Copilot biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld presentaties te genereren op basis van steekwoorden, documenten te herschrijven om een specifieke doelgroep te bereiken, of een samenvatting te maken van een Teams-call inclusief transcriptie. Zo geeft AI de moderne werkplek weer een volledig nieuwe boost.  

Nieuwe beveiligingsvraagstukken 

Met deze versnelling komen ook nieuwe vraagstukken naar voren, met name op het gebied van informatiebeveiliging. Nog niet eens zo lang geleden maakten we ons druk om wat er met onze bedrijfsdata op smartphones gebeurt als medewerkers de organisatie verlaten. Met oplossingen als mobile device management kun je inmiddels heel goed die bedrijfsgegevens beheren. Vandaag de dag zijn de uitdagingen een stuk groter. Zo weten ook hackers AI optimaal te benutten. Zo gebruiken ze het om phishing-mails te creëren die van zulke hoge kwaliteit zijn dat ze niet van echt te onderscheiden zijn. De mails van een verre oom die een erfenis voor je heeft achtergelaten daar trapt niemand meer in, maar met geavanceerde AI-aangedreven technieken kunnen ze de schrijfstijl en tone-of-voice van echte communicatie nabootsen, contextuele informatie toevoegen en zelfs specifieke interesses van doelwitten in overweging nemen. Dit maakt het voor jouw medewerkers steeds moeilijker om onderscheid te maken tussen legitieme berichten en goed ontworpen phishing-aanvallen. Dit benadrukt het belang van bewustwordingstrainingen, het opleiden van medewerkers, het opstellen van duidelijke handleidingen en natuurlijk het aanscherpen van technische maatregelen. 

Geïnspireerd? 

Wil je kwetsbaarheden voorkomen, maar ook de voordelen van een écht moderne werkplek ervaren? Ons team staat klaar om je alles te vertellen over de mogelijkheden en hoe het jou en je medewerkers kan helpen. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe de moderne werkplek jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen!


Een nieuwe definitie van de Moderne Werkplek: Hoe Microsoft en AI de toekomst vormgeven

Je zou het niet denken, maar Microsoft Teams is alweer zes jaar onder ons. Gedurende deze periode is er veel veranderd en zijn er veel functionaliteiten toegevoegd. Er is zoveel veranderd dat Microsoft het tijd vindt voor een hele nieuwe versie van Teams. Deze versie wordt eind Q3 of in Q4 de nieuwe standaard. Wat je kunt verwachten, lees je hier!

Wat zegt Microsoft zelf?

Voor wie al met Teams werkt, ervaart daar natuurlijk de voordelen van. Tegelijkertijd is het je vast ook wel opgevallen dat er nog genoeg verbeterd kan worden. Maar, waarom dan een volledig nieuwe Microsoft Teams applicatie? Microsoft geeft daar drie redenen voor:

Sneller: De huidige Microsoft Teams is aan de trage kant. Met de nieuwe Teams wordt de applicatie een stuk lichter en twee keer zo snel. En dat is wel lekker voor de gebruikerservaring.

Eenvoudiger: Hier doelt Microsoft met name op de gebruikerservaring. Er worden wijzigingen, die later in deze blog besproken worden, doorgevoerd die de ervaring en het gebruik van Teams intuïtiever maken.

Flexibeler: Werk je voor of met meerdere bedrijven als gast in andere Teams omgevingen, dan word je van de nieuwe flexibele ervaring bij meerdere accounts enorm blij.

Wat kun je verwachten binnen de nieuwe Microsoft Teams?

Mocht je nu denken: gaat nu heel Microsoft Teams op de schop? Simpel gezegd: nee. Het is gelukkig niet zo dat met de nieuwe update alle gebruikers Microsoft Teams volledig opnieuw moeten ontdekken. Wel is Microsoft aan de slag gegaan met de grootste pijnpunten en het beter stroomlijnen van de ervaring.

Het design

Om te beginnen met de Teams kanalen waar de grootste merkbare wijziging zit als het gaat om design en gebruik. Het onderste wordt namelijk het bovenste. En daarmee doel ik op de knop om een nieuw bericht te maken en de nieuwste post van het kanaal. Beiden stonden onderaan. Deze knop en het nieuwste bericht vind je voortaan bovenaan. Wat mij betreft een hele simpele maar fijne wijziging, want zo doen de meeste apps het. Denk aan sociale media als LinkedIn en Facebook.

Nieuwe Microsoft Teams design

Pop-out gesprek in kanalen 

De pop-out van een chat was al langer mogelijk, maar wordt nu ook mogelijk voor een kanaalgesprek. Door je muis op het bericht te zetten, komt er een strook met emoticons tevoorschijn. In diezelfde strook zie je ook drie puntjes. Als je daarop klikt, zie je een nieuw menu. Om het gesprek in een apart venster te openen, klik je op “Pop-out gesprek”.

Hiermee heb je het gesprek altijd bij de hand en kun je doorwerken aan andere taken terwijl je bijvoorbeeld op een reactie wacht of het gesprek wilt kunnen volgen.

Nieuwe Microsoft Teams pop-out gesprek kanalen

Sneller en het vraagt minder van je computer

Voor de geeks onder ons of misschien wel de wat ongeduldigere types: De nieuwe versie van Microsoft Teams is sneller, echt stukken sneller. Plus het verbruikt nog eens veel minder capaciteit van je laptop waardoor je meer ruimte overhoudt voor andere werkzaamheden.

Hier een aantal statistieken:

  • De nieuwe Teams start 2x zo snel op
  • Aan een vergadering deelnemen gaat 2x zo snel
  • Het wisselen van chat of kanaal kan tot 1,7x zo snel
  • Verbruikt tot 50% minder geheugen
  • Verbruikt tot 70% minder schijfruimte

Hier kun je een video bekijken waarin Microsoft de prestatie verbeteringen laat zien.

Soepel als je accounts beschikbaar

Een hele fijne uitkomst voor mensen die werken met meerdere accounts in Microsoft Teams. Waar je voorheen goed moest opletten voor je van account wisselde, omdat je bijvoorbeeld in een (virtuele) vergadering zat en door het wisselen de verbinding werd verbroken, is dat met de nieuwe Teams geen zorg meer.

Zodra je meerdere accounts toevoegt kun je:

  • Real-time notificaties ontvangen van al je accounts
  • Deelnemen aan vergaderingen en chats over meerdere accounts tegelijkertijd zonder dat de verbinding wordt verbroken als je wisselt van account weergave.
  • Voor elk account een verschillende status instellen, zoals beschikbaar, afwezig of offline.

Hoe nieuwe Microsoft Teams gebruiken?

Ben je na het lezen van deze blog enthousiast geworden en wil je graag de nieuwe Teams uitproberen, misschien dat je het al kan! Als dat zo is, dan kan je het super simpel aanzetten.

  1. Open Microsoft Teams
  2. Kijk of je linksboven het onderstaande schuifje ziet staan
    Nieuwe teams schuifje
  3. Je raadt het al. Klik op het schuifje om het aan te zetten
  4. Klik op “get it now”
  5. Microsoft Teams zal de nieuwe versie opstarten

Mocht het schuifje niet beschikbaar zijn, dan zal je nog geduld moeten hebben tot de nieuwe Teams beschikbaar wordt gemaakt door Microsoft of jouw IT afdeling.

Meer weten?

Wil je meer weten of de nieuwe mogelijkheden in Teams lees dan bijvoorbeeld deze blog. Of wil je weten hoe jullie organisatie verder kan komen door middel van IT? Neem dan gerust contact met ons op!

Wil je op de hoogte blijven van het laatste nieuws op het Microsoft 365 platform schrijf je dan rechts op deze pagina in voor onze blog notificaties! 


De nieuwe versie van Microsoft Teams is bijna hier. Dit kun je verwachten!

 

Vroeger werd IT gezien als een noodzakelijk kwaad, maar vandaag de dag is het een onmisbare businessdriver. Het is dan ook niet verwonderlijk dat steeds meer organisaties de transitie maken naar een moderne werkplek. In deze blog vertelt Luuk van den Ende wat een moderne werkplek precies inhoudt en waarom het een absolute must is voor jouw bedrijf. 

Wat betekent een moderne werkplek voor de werkgever?

Voor jou als werkgever is het van het grootste belang om te allen tijde volledige controle te hebben over je bedrijfsdata. Dan heb ik het niet alleen over het feit dat je altijd en overal toegang wil hebben tot je data en bestanden, maar ook over de veiligheid ervan. Om dit te illustreren, heeft Myron in een eerdere blog al eens de treffende vergelijking gemaakt met een woning. Vroeger plaatsten we een hek om ons huis om het te beveiligen en klaar ermee. Vandaag de dag zijn er verschillende lagen van beveiliging nodig: een dikke voordeur, een flink slot, een slim alarm, een angstaanjagende waakhond en een stapel instructies voor de bewoners. Daar bovenop voorzien we onze waardevolle spullen van labels. Als iemand dan toch het virtuele pand jouw bedrijfsnetwerk verlaat met iets dat niet van hem of haar is, ontvang jij onmiddellijk een melding. Zo weet je precies wat er met je data gebeurt, kun je proactief reageren op mogelijke beveiligingsrisico’s én kun je de integriteit van je data – én je reputatie – waarborgen. 

Wat is een moderne werkplek voor de medewerker? 

Voor de medewerkers biedt een moderne werkplek een combinatie van effectiviteit, gemak en veiligheid. Het is een werkplek die digitale vrijheid geeft, waar je met de slimme tools die je werkgever aanbiedt je werk kunt uitvoeren, zonder in te boeten op veiligheid. Met een moderne werkplek kun je collega’s betrekken bij je werk, ongeacht waar je je bevindt, en kun je altijd en overal samenwerken. Dat alles bij elkaar zorgt voor een flexibele en productieve werkomgeving. 

De juiste mix 

Dé uitdaging van de moderne werkplek is het vinden van de juiste balans tussen beveiliging, toegankelijkheid en optimale ondersteuning van de werkzaamheden binnen je bedrijf. Medewerkers moeten gemakkelijk toegang hebben tot de benodigde tools en gegevens, terwijl je tegelijkertijd de veiligheid van je bedrijfsgegevens waarborgt. De moderne werkplek moet iedereen een effectieve ondersteuning bieden bij de dagelijkse werkzaamheden, zodat er productief en efficiënt gewerkt kan worden. Het creëren van de juiste mix tussen deze aspecten is cruciaal voor het succes van een werkplek die je anno 2023 nog modern mag noemen. 

Meer dan een collectie slimme functionaliteiten 

Of je nu een grote organisatie hebt of een kleine, elke ondernemer of dga wil risico’s minimaliseren, kosten verlagen en winstgevendheid vergroten. Als je dat in ogenschouw neemt, is een moderne werkplek veel meer dan alleen een verzameling slimme functionaliteiten en een manier om je medewerkers happy te maken. Een echte moderne werkplek heeft ook aanzienlijke impact op het verminderen van risico’s binnen de organisatie, het realiseren van kostenbesparingen en het draagt zelfs bij aan het vergroten van de winstgevendheid. 

Efficiëntere bedrijfsvoering  

Een moderne werkplek maakt het mogelijk om repetitieve handmatige taken te verminderen en bepaalde foutgevoelige processen te automatiseren, wat resulteert in een efficiëntere bedrijfsvoering. Het stelt medewerkers in staat om zich te richten op meer strategische en waardevolle taken, waardoor hun productiviteit toeneemt en de algehele bedrijfsprestaties verbeteren. Deze voordelen dragen rechtstreeks bij aan het behalen van de doelstellingen van de directie en hebben een positieve impact op het succes en de groei van de organisatie. 

Moderne werkplek in de praktijk 

Je denkt nu misschien: Allemaal mooi, Luuk, maar hoe ziet zo’n moderne werkplek er nu eigenlijk in de praktijk uit? Laat me je enkele voorbeelden geven: 

 – Je start net voor een nieuwe werkgever en ontvangt je laptop op je werk of thuis adres, logt in met je gebruikersnaam en wachtwoord en kunt direct aan het werk gaan. Dankzij de moderne werkplek ben je in staat om naadloos vanaf elke locatie verbonden te zijn met je werk. Dat geldt natuurlijk ook voor je medewerkers. 

 – Een ander voorbeeld is dat iedereen een samenvatting krijgt van de afdelingsweekstart, die automatisch wordt gegenereerd en verstuurd. Zo is het hele team altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, óók wie een keer niet fysiek aanwezig is. 

 – Met een moderne werkplek weet je direct welke klant je belt en heb je inzage in relevante gegevens, zonder dat je daarvoor acht verschillende schermen hoeft te openen. Dit maakt je communicatie met klanten efficiënter en effectiever.  

 – Met een moderne werkplek kun je Microsoft CoPilot in Word vragen je te helpen met het opstellen van een sterke aanbesteding op basis van een aantal heldere parameters.  

 – De moderne werkplek zorgt ook dat je data goed beveiligd zijn. Door middel van conditional access policies kun je bijvoorbeeld instellen dat bestanden alleen benaderd en ingezien kunnen worden vanaf een apparaat dat bij de organisatie bekend staat als vertrouwd. 

 – Heb je oude applicaties die je nog steeds gebruikt? Geen probleem! Met een moderne werkplek kun je deze applicaties plaatsonafhankelijk openen via Azure Virtual Desktop. Zo blijf je vertrouwd werken, maar dan naadloos geïntegreerd met Microsoft 365. 

 Dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe een moderne werkplek daadwerkelijk in de praktijk kan functioneren. Het biedt een scala aan mogelijkheden om je werk efficiënter, flexibeler en productiever te maken, waar je ook bent. 

Geïnspireerd? 

Wil je ook de voordelen van de moderne werkplek ervaren? Ons team staat klaar om je alles te vertellen over de mogelijkheden en hoe het jou en je medewerkers kan helpen. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe de moderne werkplek jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen! 

Wil je op de hoogte blijven van het laatste nieuws op het Microsoft 365 platform schrijf je dan rechts op deze pagina in voor onze blog notificaties! 


De moderne werkplek. Wat is het en waarom heeft jouw bedrijf het nodig?