Overal bereikbaar zowel centraal als persoonlijk, met bellen in Teams.3 min gelezen

15 jaar trouwe dienst. Gelukkig kennen we dat bij 2source4. Als het de lange loopbaan van een collega betreft zijn we er trots op. Echter, voor de telefooncentrale uit 2005 werd het de hoogste tijd om vervangen te worden door een modernere oplossing. Gezien de gewenste flexibiliteit en bereikbaarheid kozen we voor bellen via de Microsoft Teams applicatie in combinatie met het Microsoft Phone System.
Wij werken er nu een klein jaartje met veel plezier mee en vinden het een mooi moment om onze ervaring te delen.

Bellen met de Microsoft Teams App

Al onze gebruikers hebben de Teams App op zowel de laptop als op de telefoon. Hierdoor zijn we bereikbaar op het kantoornummer zonder op de kantoor te hoeven zijn. Het maakt niet uit waar je bent zolang je maar een dataverbinding hebt via Wifi of mobiel netwerk.

Omdat we van zo min mogelijk partijen afhankelijk wilden zijn kozen we voor een calling plan oplossing in plaats van voor een direct routing oplossing.  Hierdoor is er geen telefonie provider die de “SIP Trunk” levert bij betrokken. Een “SIP Trunk” is te vergelijken met een traditionele telefoonlijn waar inkomende en uitgaande gesprekken over een internetverbinding lopen.
Schematisch is de oplossing daarmee geworden zoals in onderstaande afbeelding.

Alle medewerkers hadden al een Microsoft E5 licentie waar Phone System bij inbegrepen zit. De andere Enterprise licenties zijn met Phone System uit te breiden. Verder hebben onze medewerkers een belbundel (calling plan) toegewezen gekregen met een lokaal 033 nummer.

Afhankelijk van de werkzaamheden heb je een belbundel “lokaal”, voor binnen Nederland, of “lokaal en internationaal”.

Het mooie is dat alle bundels opgeteld worden. Als organisatie hoef je je geen zorgen te maken als iemand wat meer belt dan aangenomen.

Hoe richt je bellen via Teams in?

Na het toevoegen van de licentie en telefoonnummer kregen we een extra optie “Oproepen” in Teams erbij. Hierin is een toetsenblok opgenomen waarmee je als een normale telefoon kunt bellen of gebeld worden.

Verder hebben we belgroepen gemaakt per afdeling. Hierdoor is een groep medewerkers bereikbaar op het hoofdnummer van die afdeling.
Dit is opgebouwd door middel van een “auto-attendant”, wat je kunt beschouwen als een virtuele telefoniste.

Teams Auto-attendant

Op werkdagen krijgt de beller een welkom boodschap, wordt de oproep doorgezet naar de call queue van die afdeling en hoort de beller een wachtmuziek tot de oproep beantwoord wordt.

Buiten werktijden, zoals op ingestelde (feest) dagen, wordt de beller gemeld dat die afdeling nu niet bereikbaar is, dan wanneer deze wel weer bereikbaar is hierna wordt de oproep beëindigd.

Het is ook mogelijk om een keuzemenu te maken (“Toets 1 voor ons Service Center”). Hiermee kan je met de “auto-attendant” meerdere afdelingen bereiken.

Tops van bellen met Teams

Het mooie van deze oplossing is dat de medewerkers rechtstreeks bereikbaar zijn op een eigen 033-nummer als ook op de belgroepen waar hij/zij lid van is. De belgroepen zijn eenvoudig uit te schakelen als de medewerker even niet bereikbaar wil zijn (bij een dagje verlof of thuis les geven aan de kinderen).

Het persoonlijke 033-nummer kan doorgezet worden naar een persoonlijke voicemail, of doorgeschakeld worden naar een ander nummer. Er zijn op de afdelingen goede afspraken gemaakt zodat de oproepen beantwoord worden, maar als medewerker kun je zelf bepalen wanneer je bereikbaar wilt zijn.

Wat ons vooral aanspreekt in deze Phone System oplossing is dat Microsoft nog volop innoveert.
Er komen regelmatig nieuwe functionaliteiten en verbeteringen in Teams bij. Dat is wel wat anders dan de oude VOIP centrale!

 

Meer weten?

Lees een van onze andere blogs of meld je aan en blijf automatisch op de hoogte van de laatste blogs! Of wil je meer weten over Teams bellen? Neem dan gerust contact met ons op.