De nieuwsbrief app voor Teams? Bulletins3 min gelezen
In de gemiddelde organisatie is het deels thuiswerken al een jaar “gewoon”. Eén van de uitdagingen waar we mee te maken hebben is hoe je betrokken blijft bij het wel en wee van de organisatie. En hoe jij kunt zorgen dat anderen ook betrokken blijven. Het vanuit de organisatie delen van allerlei nieuwtjes en wetenswaardigheden is één van de methoden om hierbij te helpen.
Microsoft publiceerde in februari 2021 een nieuwe Power Apps voor Teams met precies dat doel: Bulletins.
Bulletins is een kant-en-klare nieuwsbrief app voor Teams die na installatie direct te gebruiken is.
Het doel van Bulletins
Bulletins is bedoeld om leden van een team op de hoogte en betrokken te houden door het publiceren van nieuwsberichten en aankondigingen.
Een wens die er altijd al is, maar nu met het vele thuiswerken groter is geworden. Bulletins is overigens ontstaan uit de COVID-19 Crisis Communication App die Microsoft in 2020 heeft gepubliceerd.
Wij gebruiken Bulletins voor de berichten die aan de gehele organisatie gericht zijn. We waren al overgestapt van Outlook, via Yammer, naar Teams, maar daar miste een prettig fancy overzicht van de berichten.
Sinds kort proberen we of Bulletins past bij wat wij zoeken.
Installatie
Bulletins is te installeren als app binnen Teams door deze te selecteren in de Microsoft Teams Store. Bij de installatie wordt gevraagd aan welk kanaal in welk team de app toegevoegd moet worden. Tijdens de installatie wordt onder andere de Power Apps omgeving gereed gemaakt. Dit houdt in dat er tabellen aangemaakt en rechten toegewezen worden.
Na installatie is de app direct te gebruiken.
Aangezien het een Power App betreft, kun je deze naar wens aanpassen. Zo hebben wij wat teksten in de app vertaald naar het Nederlands en een paar correcties doorgevoerd.
Bij installatie worden twee apps geïnstalleerd en als tabbladen toegevoegd aan het bij de installatie geselecteerde kanaal.
Met de app “Manage bulletins” kunnen de berichten geschreven en onderhouden worden. Bij een bericht kun je opgeven per wanneer en hoe lang deze zichtbaar moet zijn voor de gebruikers. Het is mogelijk om een afbeelding of een link naar een Youtube filmpje vast te leggen.
Ja inderdaad, Youtube, geen Stream of een bestand in SharePoint.
De app “Bulletins” is waar de gebruikers de berichten in lezen.
Uitdagingen?
Natuurlijk werkt niet alles meteen perfect. Zo hebben we wat wijzigingen in de “Manage bulletins” app moeten doorvoeren omdat onze tenant Nederlandstalig is, terwijl de app uitgaat van een Engelstalige omgeving. Bepaalde velden in de onderliggende Dataverse- en Office365-omgevingen heten daardoor anders bij ons dan verwacht werd (zoals “Gebruikersnaam” in plaats van “Username”).
Met een beetje kennis van Power Apps zijn die zaken snel op te lossen.
Een paar tekortkomingen die we (nog) niet hebben opgelost betreffen:
- Op mobiele apparaten werkt Bulletins nog niet goed
- De tab “Manage bulletins” moet niet voor iedereen beschikbaar zijn
En nu?
Als jij denkt dat Bulletins bij jou een behoefte kan invullen, installeer het gewoon en ga ermee experimenteren. Advies is om dit eerst in een tijdelijk test-team te doen.
Als je Bulletins wilt aanpassen, maar zelf niet over de benodigde kennis van Power Apps beschikt, bieden we natuurlijk graag hulp.