Hoe sla je email bijlagen automatisch op in OneDrive?3 min gelezen

Omdat Microsoft 365 zo veel kan, weet de gebruiker soms niet eens dat een bepaalde mogelijk bestaat. Sterker nog, ik durf zelfs te beweren dat een gebruiker misschien maar 10 procent van de functionaliteit in Microsoft 365 benut.

Dat is even schrikken he?

Daarom geef ik de komende tijd diverse handige tips om meer uit je Microsoft 365 te halen.

Vandaag deel 1 van deze serie.

Sla bijlagen automatisch op in OneDrive met Power Automate

We kennen allemaal wel email en ook al probeert men in de nieuwe manier van werken, zoveel mogelijk bestanden te delen in plaats van op te slaan als bijlage, er komen altijd wel mail berichten binnen met een bijlage.

Als je graag je bijlagen wil opslaan in de cloud (in dit geval Microsoft 365), dan moet je de volgende stappen steeds handmatig uitvoeren:

1. Open email bestand met de bijlagen
2. Klik op de Bijlage
3. Selecteer “opslaan als”
4. Sla het bestand op in je OneDrive folder

Dit is een proces, waarvan ik zie dat medewerkers dit vaak op deze manier doen.

“Kan dit anders?”, krijg ik dan te horen.

Het antwoord hierop is Jazeker en dit is een eenmalige en eenvoudige “configuratie” via “Power Automate”. Voorheen was dit “Microsoft Flow”, maar het beestje heeft een andere naam gekregen.

Wat is Power Automate precies?

Kort uitgelegd kun je stappen die je steeds moet herhalen, automatisch laten uitvoeren via Power Automate. Als men bekend is met “Visio” of een ander programma dat processen kan beschrijven, dan kun je deze processen in Power Automate omzetten naar een geautomatiseerd proces.

Er zijn al honderden sjablonen gemaakt om een bepaald proces te automatiseren.

Het proces dat we in deze blog bespreken is het automatisch opslaan van bijlages uit
je email. Dus in plaats van stap 1 t/m 4 hierboven zelf te moeten uitvoeren, ben je waarschijnlijk aan de hand van deze blog vijf minuten bezig om Power Automate in te stellen. Daarna hoef je nooit meer zelf stap 1 t/m 4 uit te voeren. Dat zal een hoop tijd besparen.

Hieronder het stappenplan voor instellen van het Power Automate je de stappen die je moet doen:

Stel het Power Automate Sjabloon in

1. Login op de “Power-Automate” omgeving met je bedrijfs-account op:

https://flow.microsoft.com/nl-nl/ en klik op Aanmelden.

 

2. Scroll naar beneden naar de sectie “Beginnen met een sjabloon” en klik op Office 365-e-mailbijlage opslaan in OneDrive voor Bedrijven, zoals hieronder is aangegeven. Staat deze er niet bij klik dan op de tab “E-mail”.

 

3. Selecteer nu de accounts die nodig zijn om de verbindingen tussen de onderdelen te maken. In dit geval “Office 365 Outlook” en “OneDrive voor bedrijven”. Standaard worden de OneDrive en Email van het bedrijfsaccount ingesteld. Je kan zien dat deze al zijn ingesteld als er al een groen vinkje staat. Zo niet klik je op het “+” symbool om je aan te melden met het email account waarvan je wil dat de bijlages worden opgeslagen op je OneDrive.

4. Klik nu op “Stroom maken”

5. Je ziet nu dat de “stroom gereed” is. In de uitleg zie je wat de stroom doet:

Dat was toch 5 minuten werk?

Ben je nieuwsgierig geworden wat je nog meer kan “automatiseren”, dan zou ik zeggen blader eens door de verschillende sjablonen die door Microsoft of andere personen zijn gemaakt voor jullie gemak.

Wil je complexere processen automatiseren, die gericht zijn op jullie werkzaamheden, neem dan vrijblijvend contact met ons op, om te kijken wat wij voor jullie kunnen doen.

In de volgende blog, ga ik wat vertellen over “Delen van bestanden”

Wil je direct beschikken over het laatste nieuws en tips & tricks. Meld je dan aan!