Wil jij herinnerd worden aan chatberichten in Microsoft Teams?4 min gelezen

Nooit meer vergeten om een chatbericht te beantwoorden? Dit lijkt mij een erg fijne optie! Misschien is het voor jou ook een herkenbare situatie, je krijgt een vraag via Microsoft Teams. Het liefst zou je direct reageren, maar je hebt nog niet alle informatie om deze vraag te kunnen beantwoorden. Dit geef je netjes aan bij de persoon die de vraag aan je stelt en je zegt dat je er later op terug komt! Voor je het weet beland je in de waan van de dag en ben je met van alles en nog wat bezig. Mogelijk denk je dat je al hebt gereageerd (iets wat mij vaak gebeurde) of ben je het compleet vergeten. Dat kan natuurlijk de beste overkomen! Hoe prettig zou het zijn als je wordt herinnerd aan een bepaald chatbericht in Microsoft Teams?

Binnen Microsoft Teams kan de “Follow up on a message” je nieuwe beste vriend zijn

Maar toen ontdekte je een nieuwe functie binnen Microsoft Teams! Het is namelijk al een tijd mogelijk om een Power Automate stroom te koppelen aan Microsoft Teams, bijvoorbeeld de “Follow up on a message” stroom. De Follow up on a message stroom kan zomaar je nieuwe beste vriend worden in bovenstaande situatie. Eigenlijk is het een heel eenvoudige functie, maar wel een die dit probleem in één keer voor je tackelt. Met de Follow up on a message stroom zet je een herinnering aan zodat je niet vergeet te antwoorden. Erg relaxed voor je hoofd en extra ruimte voor aandacht die je ergens anders goed aan kan besteden. Hoe je dit doet lees je hieronder.

Power Automate instellen voor Microsoft Teams

Mocht je schrikken van het kopje Power Automate instellen voor Microsoft Teams, maak je geen zorgen. Je hoeft geen programmeur te zijn om dit te doen. Ik ben marketeer en dit soort standaard stromen kan ik zelf instellen om mijn werk makkelijker te maken. Klik alvast hier, met de link word je doorverwezen naar de Power Automate omgeving in je internet browser en kom je op onderstaande pagina terecht.

Voor je te enthousiast wordt en direct op continue klikt, is het handig om in het vak daarboven te controleren of jouw e-mailadres daar staat. Als dat zo is klik je op continue.

Nu kom je in de opzet van de Power Automate terecht. Het mooie is dat deze “stroom” al helemaal klopt, je niks meer hoeft te wijzigen of toe te voegen. Scroll naar beneden en klik op opslaan. Je hebt zojuist een Power Automate stroom aan Microsoft Teams gekoppeld! Gefeliciteerd.

Een reminder zetten in Microsoft Teams

Tot zo ver Power Automate, je kan nu terug naar Microsoft Teams. Het is nu mogelijk om in Microsoft Teams een reminder te zetten. Open in de menubalk je chatvenster en ga naar het bericht waar je de reminder voor in wilt stellen. Als je met je muis over het chatbericht gaat zie een balkje met smileys en drie puntjes tevoorschijn komen. Klik op de drie puntjes.

Je krijgt nu een aantal nieuwe opties te zien, waaronder “Meer acties”. Klik in de actielijst op “Follow up on a message”.

Omdat dit de eerste keer is dat je de stroom gaat gebruiken, krijg je onderstaand bericht te zien. Klik op doorgaan om verder te gaan.

In het vervolg als je op de stroom klikt kom je direct in het scherm waar je een tijd kan kiezen wanneer je een reminder wilt ontvangen om te antwoorden. Kies je tijd en klik op submit.

Na de ingestelde tijd van bijvoorbeeld 20 minuten, krijg je een melding in Microsoft Teams van een zo genoemde “Flowkaart”. In de flowkaart zie je van wie het bericht is en wat de inhoud van het bericht is. Onderaan de Flowkaartstaat een knop “View message”, als je hierop klikt ga je gelijk naar de chat en kan je een antwoord sturen of als je nog geen antwoord hebt een nieuwe reminder zetten.

In het kort

• Stel de Power Automate stroom in.
• Ga naar je chatvenster in Microsoft Teams.
• Hoover over het chatbericht waar je aan herinnerd wilt worden.
• Klik op de drie puntjes naast de smileys die tevoorschijn komen.
• Beweeg je muis naar meer acties in menu.
• Klik op Follow up on a message.
• Zet de tijd voor de herinnering.
• Zodra je wordt herinnerd klik je op view message en kom je bij het bericht.

Hopelijk vergeet je nu (net als ik) bijna nooit meer om te antwoorden op je Microsoft Teams berichten. Mocht het je niet gelukt zijn om de stroom aan te zetten neem dan gerust contact met ons op en we helpen je graag! Meer weten of Power Automate voor HR-processen? Lees de blog van mijn collega.