Waarom toch een back-up als je al in Microsoft 365 werkt?3 min gelezen

Dat is natuurlijk geen gekke vraag, het klopt dat Microsoft 365 standaard een aantal opties biedt om je data te herstellen, maar een volwaardige en nauwkeurige back-up ter bescherming van je Microsoft 365 Clouddata is dat zeker niet.

Veel bedrijven hebben jaarlijks één of meerdere audit(s) die vragen om een goed beveiligde omgeving en back-up. Een volledige en nauwkeurige back-up zorgt ervoor, dat de bedrijfsgegevens na bijvoorbeeld een ransomware aanval, gemakkelijk teruggezet kunnen worden. Hiermee voorkom je extra hoge onnodige kosten als gevolg van een hack, virus of ransomware aanval.

Standaard herstel mogelijkheden binnen Microsoft 365

Laten wij eerst kijken naar de standaard herstel mogelijkheden binnen Microsoft 365:

• Bij het verwijderen van e-mails, documenten als Excel sheets of SharePoint sites uit je Microsoft Cloud omgeving, is deze data niet permanent weg. Deze items komen in je primaire prullenbak. Zelfs als je de items uit deze prullenbak verwijderd kan je deze laten herstellen door de beheerder uit de secundaire prullenbak. Je ingestelde retentie policies bepalen na welke tijd data permanent verwijderd wordt.

• Microsoft maakt elke 12 uur back-ups van de SharePoint Site Collecties. SharePoint sites die verwijderd zijn worden standaard 93 dagen behouden. Na deze 93 dagen of de ingestelde retentie policies worden de sites met alle data permanent verwijderd. (Inclusief lijsten, bibliotheken, pagina’s en sub-sites)

• In SharePoint heb je versiebeheer op je documenten. Voor elke keer als je een document sluit en vervolgens een nieuwe mutatie aanbrengt is er een versie van voor de mutatie opgeslagen. Je kan dus altijd terug naar een eerder opgeslagen versie door deze te herstellen.

Microsoft zelf richt zich dan ook met name op het leveren van de Microsoft 365 infrastructuur en de uptime daarvan. De verantwoordelijkheid over je bedrijfsdata ligt volledig bij jouw organisatie of de door jullie gekozen MSP partij. Microsoft adviseert zelfs het gebruik van back-up oplossingen als toevoeging op de Microsoft 365 Suite.

Rust en zekerheid door een back-up van Microsoft 365

Als organisatie wil je de rust en zekerheid dat je “volledige” bedrijfsdata goed geback-upt is en gemakkelijk is te herstellen. Ten aanzien van de Microsoft 365 suite hebben wij het over de volgende punten:

• Exchange online Back-up: Email, Calendar, Contacts, Tasks, Notes, Journals, Public folders
• Groups & Teams Back-up: Conversations, Calendar, Files, Notebook, Modern Teams sites
• SharePoint Back-up: Site Collections, Subsites, Lists, Folders, Files, Versions
• One Drive for Business Back-Up: Full account, Folders, Files, Versions

Slimme back-up toevoegingen

Als MSP-partner biedt 2source4 middels een partnership met SkyKick, slimme back-up toevoegingen aan, voor je Microsoft 365 suite. Dat brengt een aantal voordelen met zich mee:

• Het hebben van een volledige en nauwkeurige back-up is van vitaal belang, vooral omdat elke organisatie een zowel zeer sterke als zwakke schakel in hun systeem heeft: de eindgebruikers. Als andere verdedigingsmiddelen bijvoorbeeld een ransomware aanval niet hebben voorkomen, zorgt het hebben van een onaangetaste back-up ervoor dat de gegevens van de organisatie snel kunnen worden hersteld. Kortom bij een ransomware aanval ligt niet je gehele bedrijf stil, wat anders veel kosten met zich mee zou brengen. Gaat u maar eens na wat het zou kosten als het bedrijf een dag of een week dicht is.

• Je kan eenvoudig grote hoeveelheden bedrijfsdata of één per ongeluk verwijderde mail of bestand herstellen uit je Microsoft 365 suite.

• Gegevens van gebruikers die niet meer voor de organisatie werken, worden voor onbepaalde tijd (of zolang de organisatie dat nodig acht) opgeslagen en kunnen gemakkelijk direct hersteld worden indien dat nodig is.

• Bij onenigheid over afspraken die in het verleden per mail gemaakt zijn met een medewerker, partner of klant, kunnen middels de back-up gemakkelijk mails en documenten, met daarin de afspraken of bewijzen terug gevonden worden. Of als je tijdens een rechtszaak (shared) mailboxen of andere soorten bedrijfsdata dient terughalen.

• Gemakkelijk zoeken in de back-up . Van één specifieke mail tot hele SharePoint sites. (beheer voordelen)

• Tot 6 keer per dag volledige back-up van alle bedrijfsdata kunnen maken.

• Back-up opgeslagen in een Microsoft datacenter dat aan de laatste compliancy regels voldoet.

• De organisatie zal voor het stuk back-up in een audit met vlag en wimpel slagen.

Indien je meer wilt weten van dit onderwerp of als je vragen hebt hoor ik uiteraard graag en ben ik te bereiken via het volgende mailadres paul.vreeker@2source4.com .

Lees ook onze blog: Hoe voorkom je e-mail bedreigingen zoals Malware, Spoofing en Phishing?