Maak de Moderne Werkplek relevant voor jouw team2 min gelezen
In een tijd waarin technologie zich in een razendsnel tempo ontwikkelt, lonkt de moderne werkplek. Maar hoe maak je technologie relevant voor jouw team? In deze blog vertelt Jilles van den Bosch, Chief Operations Officer bij 2source4, hoe je frustratie en tijdverlies voorkomt en het meeste haalt uit de moderne werkplek.
Hosanna
De snelheid waarmee technologie zich ontwikkelt, is ongekend. Elke week, elke maand, elk jaar worden er nieuwe functionaliteiten aan de Microsoft-cloud toegevoegd, en daarmee ook aan de moderne werkplek. We kunnen nóg makkelijker bestanden delen, nóg makkelijker zoeken en sinds 1 november is met Microsoft Copilot ook AI toegankelijk in de Microsoft 365-applicaties. Allemaal hosanna, als we het hele marketingcircus mogen geloven.
Begin bij het begin
Toch zijn al deze ontwikkelingen best overweldigend, merken wij bij veel van onze klanten. De gemiddelde reis naar de moderne werkplek begint met het aanleren van de basisvaardigheden. Dat is ook ons advies: begin bij het begin. Probeer niet alle deuren tegelijk te openen, want achter elke deur schuilt weer een nieuwe deur en dit kan de zaken al snel behoorlijk complex maken. Zo bestaan er 1.001 manieren om bestanden te delen, maar de meeste mensen hebben al moeite met één manier. Medewerkers vragen zich dan ook – terecht – af: wat is voor mij de juiste manier? En blijft dat zo of is het volgende week alweer anders?
Tijdsverspilling en frustratie
Het implementeren van de moderne werkplek alleen is natuurlijk geen garantie voor een moderne werkwijze. De realiteit is dat veel mensen op de traditionele manier blijven werken. Ze verzinnen workaround na workaround om op de oude vertrouwde manier door te gaan. Helaas leidt dit vaak tot tijdsverspilling en frustratie. Mensen vragen zich af: ‘Het zou toch simpeler worden? Nu is het alleen maar meer gedoe!’ Laat me dit illustreren aan de hand van een voorbeeld.
Efficiëntie: van downloaden naar delen
Stel: een organisatie stapt over van een lokale server naar SharePoint. Dat betekent dat je een bestand niet meer ‘fysiek’ hoeft te mailen, maar dat je een link naar het bestand kunt delen. Als medewerker x dan toch vasthoudt aan de traditionele manier van werken, zorgt dat inderdaad voor tijdverspilling. Hij moet eerst het bestand downloaden, opslaan op de harde schijf, een e-mail schrijven en het bestand daaraan toevoegen. Door een link naar het bestand in SharePoint te delen, vermijd hij de downloadstap. Het voorkomt dat zijn downloadmap vol raakt met tijdelijke bestanden. Het is bovendien belangrijk op te merken dat een gedownload bestand niet langer is beveiligd in de cloud.
Adoptie: de sleutel tot succes
Wanneer je besluit te investeren in een moderne werkplek, vergeet dan niet ook te investeren in adoptie. Alleen dan haal je het maximale rendement uit je investering. Een uurtje met je medewerkers in een vergaderzaaltje is niet genoeg. Daarmee is de nieuwe technologie echt niet voldoende geïntegreerd en zullen je medewerkers alleen maar gefrustreerd raken. Adoptie is een continu proces. Vergelijk de moderne werkplek van Microsoft met een Ferrari. Als je hier niet in investeert, haal je uit die prachtige rode racebolide nooit meer dan uit een oude krakkemikkige Opel.
Geïnspireerd?
Wil je het meeste halen uit de moderne werkplek? Ons team staat klaar om je alles te vertellen over de mogelijkheden en hoe het jou en je medewerkers kan helpen. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe de moderne werkplek jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen! Klik hier om een afspraak te maken.
