Vergaderen

De vergadering, een onmisbare gebeurtenis? Als we de betekenis erbij halen “een bijeenkomst van meerdere mensen” is het zeker een onmisbare gebeurtenis. Ze zijn nodig om doelen te behalen met een team. Echter, een onderzoek gedaan onder senior-managers wijst uit dat ongeveer 34% van de vergaderingen nutteloos zijn.

Vergaderingen zijn een belangrijk aspect van vele werknemers. “Ik heb een vraag voor je. Ik schiet even een vergadering in” is dan ook een voorbeeld wat niet onbekend zal klinken. Veel vergaderingen kunnen dan ook met een simpel telefoontje of berichtje voorkomen worden. Voor die nuttige en ook niet nuttige vergaderingen heb ik een tip!

 

 

Microsoft Teams

In onze organisatie gebruiken wij Microsoft Teams voor onze vergaderingen. In Teams is het hele proces voor het opzetten van een vergadering te doorlopen. Een vergadering begint met het maken van een afspraak. Om de vergadering te maken open Teams en zoek daar aan de linker kant agenda. Zoals je ziet staan daar alle vergaderingen van deze week al. Zoek dan rechts bovenin “+ nieuwe vergadering”. Titel, locatie, start, einde, gegevens en personen zullen de punten zijn die bekend voorkomen. Je kan ook een kanaal kiezen om in te vergaderen. Daar kan je een kanaal van elk team waar je in zit kiezen. Dit zal ervoor zorgen dat alles wat gedaan wordt in de vergadering in dat kanaal terecht komt. De vergadering is dan veel makkelijker terug te vinden.

 

Oké, nu hebben we de vergadering gepland. Is de vergadering nu de volgende stap? Als je tijd hebt voor onnodige vergaderingen wel. Je collega’s worden uitgenodigd en de vergadering komt inclusief beschrijving in het gekozen kanaal. Je drukt op beantwoorden en plaatst meteen een reactie met de punten die voorbereid moeten worden voor de vergadering. Je collega’s kunnen dan een snelle vraag stellen om er zeker van te zijn dat ze goed voorbereid zijn. Dit zorgt ervoor dat jij al voordat je de vergadering in loopt weet of iedereen zich goed heeft voorbereid. Om de onnodige vergadering te voorkomen is dit het moment dat elke collega kan twijfelen en ook vragen of de vergadering wel nodig is.


Microsoft heeft op Inspire weer laten zien dat AI enorm snel ontwikkelt. Er wordt steeds meer mogelijk op basis van kunstmatige intelligentie, tijdens Inspire presenteerde Senior Product Marketing Manager Raanah Amjadi een aantal gave AI features.

AI in Excel

Tabellen overtypen… dat kan veel slimmer! Simpelweg een foto maken, de tabel selecteren en Excel doet de rest. Automatisch worden alle cellen overgenomen en in een Excel bestand gezet, hierdoor is er veel minder handwerk nodig en schiet de productiviteit van jou en je team omhoog.

Rehearse with Coach

Oefening baart kunst, dit is zeker het geval met presenteren. Binnenkort verschijnt er een nieuwe functie om je nog beter voor te bereiden nog beter te presenteren dan je al kan. Met de optie “Rehearse with Coach” kan je je presentatie oefenen, waarbij live feedback wordt gegeven over bijvoorbeeld je woordkeuze en het tempo waarop je spreekt. Zodra je de oefening beëindigt krijg je een mooi overzicht, waarin staat wat je goed deed en waar de verbeterpunten zitten. Je krijgt zelfs tips hoe je dit zou kunnen verbeteren.

 


Live vanuit Inspire! Microsoft laat nog maar eens zien dat Teams de toekomst is. In de onderstaande video is een gave nieuwe feature te zien.

Tijdens een video vergadering maakt iemand een uitwerking op een whiteboard. Normaal gesproken als er een persoon voor het whiteboard gaat staan heb je geen zicht meer op wat er op het whiteboard staat. Dit is binnekort verleden tijd, Microsoft Teams zorgt er namelijk voor dat de tekst of tekening te alle tijden op de voorgrond te zien blijft. Dit maakt het veel gemakkelijker om de meeting te volgen.


Jullie zijn er helemaal klaar voor…de innovatieslag van het jaar. Er ligt een nieuw businessplan en een nieuwe propositie. Het sluit precies aan bij de veranderingen in de markt en richt zich volledig op het vernieuwde DNA van jouw bedrijf. Maar wil je echt verschil maken als ondernemer? Dan mag de IT-fundering niet achterblijven.

IT: het ondergeschoven kindje

De markt verandert continu. Vraag en aanbod in verschillende sectoren veranderen steeds mee. Dit betekent direct dat als jouw bedrijf niet mee ontwikkeld het moeilijk wordt om de concurrentie bij te houden, laat staan voor te blijven. Omdat deze veranderingsboog tegenwoordig sneller gaat dan ooit tevoren leggen veel bedrijven hier een groot deel van de focus op.

IT is een belangrijk aspect waar veel bedrijven zich niet op focussen tijdens een innovatieslag. Wij zien dat als er aan de ‘voorkant’ wordt geïnnoveerd, de ‘motor’, ofwel de IT, vaak wordt overgeslagen of naar achteren wordt geschoven. ‘IT heeft een budget en kan daarmee uit de voeten’, zijn stellingen die wij vaak horen. IT als ondergeschoven kindje is misschien een methodiek die in 2005 prima werkte, maar tegenwoordig kom je hier niet meer mee weg.

IT inzetten voor jouw innovatieslag

Anno 2018 is het belangrijker dan ooit om als ondernemer samen met de slimme koppen van het bedrijf te kijken naar het huidige businessmodel en de IT-omgeving hier tegen te spiegelen. Liggen de processen en de automatisering nog in lijn met de businessplannen? Ook is het belangrijk om erachter te komen wat de beperkingen zijn bij de medewerkers. Waar ligt de kernbehoefte op dit moment en hoe ziet dit eruit?
Deze informatie maakt het mogelijk om de wensen en eisen die zowel vanuit de business en de medewerkers naar boven komen te identificeren en de categoriseren. Op deze manier meet je waar verbeteringen nodig zijn, welke processen volgens de medewerkers beter kunnen en waar het systeem tekort schiet.

Deze onderzoeksfase is van groot belang om te kijken hoe het nieuwe businessmodel zich verhoudt tot de huidige IT-omgeving. Je maakt het mogelijk voor jou als ondernemer om de huidige IT-omgeving te begrijpen. Structureel aan de slag met een interne IT-audit? Gebruik de volgende stappen:

De stappen tot IT-inzicht

Stap 1: De onderzoeksfase

  • Gesprekken intern met verschillende afdelingen
  • Bewustwording van knelpunten/beperkingen
  • Wensenlijst

Stap 2: In gesprek met expertise

  • Inventarisatie moment
  • Interviews
  • Brainstormsessies met verschillende ‘decisionmakers’
  • Zoek naar key users

Stap 3: Begin met een plan van aanval!

Inzicht in de toekomst van IT binnen MKB

IT is meer dan een techniek, het is een manier van werken. Het inrichten van een oplossing is één ding, het nadenken over het gebruik is de sleutel tot het succes. Simpelweg een nieuwe oplossing invliegen is niet meer van deze tijd. De IT behoefte wordt niet door ICT bepaald, maar gefaciliteerd. Wanneer bedrijven hun uitgangspunt ‘het behalen van winst’ aan laten sluiten bij de techniek en de manier van werken, dan is de winst aanzienlijk groter dan wanneer er simpelweg een nieuwe oplossing wordt ingezet.


Een blog van één van onze Solutions Consultant Platform.

Wist u dat het makkelijker dan ooit is, om Office 365 ProPlus te installeren op beheerde apparaten waarop Windows 10 geïnstalleerd is? Ook Microsoft Project en Visio Pro voor Office 365 kunnen, mits de licenties in bezit zijn, meegeïnstalleerd worden. En dit allemaal vanuit de cloud.

Windows-10-management-with-Microsoft-EMS-16by9-e1510497746906

Microsoft bied met Office 365 een moderne werkplek-oplossing voor iedereen om creatief, veilig en samen te kunnen werken. Uw IT beheerders kunnen zonder additionele infrastructuur en servers nieuwe software vanuit de cloud installeren en beheren. Een stap verder met Windows 10 Autopilot is het zelfs mogelijk om Windows 10 apparaten geheel door de gebruiker zelf te laten installeren.

Technische toelichting

Voordat u begint is het belangrijk om te weten dat er een aantal beperkingen zijn. Zo werkt de installatie alleen voor apparaten met Windows 10 “Creators update” (versie 1703) of hoger, en mag geen andere versie van Office geïnstalleerd zijn. Een upgrade is derhalve niet mogelijk. Als er andere versies van Office zijn geïnstalleerd, dienen deze eerst verwijderd te worden. Tevens werkt het alleen met de cloud (standalone) versie van intune. Hybride omgevingen in combinatie met SCCM worden nog niet ondersteund.

Laten we kijken naar de nieuwe Azure intune beheerportaal, en hoe u een met een handomdraai Office 365 ProPlus-installaties kunt gereedmaken met Microsoft Intune.

Klik nu op “App Suite configureren” Open het blad en kies de Office 365-apps die u wilt distribueren naar apparaten. Als u klaar bent, klikt u op OK.

Opmerking:
Nadat u de app Suite hebt gemaakt, kunt u de eigenschappen ervan niet meer bewerken. Als u eigenschappen opnieuw wilt configureren, verwijdert u de app Suite en maakt u een nieuwe.

page2

Ga verder met de “App Suite informatie” tab waar u een korte beschrijving kunt geven over de apps binnen deze suite.Ga verder met de “App Suite informatie” tab waar u een korte beschrijving kunt geven over de apps binnen deze suite.

Ten slotte configureert u enkele installatie-instellingen, zoals systeemarchitectuur, de gewenste taal en Office update. De Engelse taal is standaard de enige die geïnstalleerd zal worden, dus zorg ervoor dat alle gewenste talen zijn geselecteerd. Nadat u het pakket toewijst aan een gebruikersgroep, bent u klaar om te starten.

page3

Gebruikerservaring

Uw gebruikers konden de Office suite natuurlijk zelf al vanuit de portal installeren, maar met deze nieuwe methode heeft u op de achtergrond en zonder gebruikers lastig te vallen, de laatste versie van Office geïnstalleerd op elk gebruikt apparaat.

Lees verder in de originele blog van collega Oktay Sari.


Of bedrijven nu willen of niet, innovatie in de IT is de toekomst. Dagelijks slaan we bruggen tussen oude en nieuwe werkwijzen, medewerking en weerstand en risico’s en nieuwe mogelijkheden rond innovatie bij bedrijven. Hoe onderscheidt 2source4 zich in de overgang van 1.0 naar 2.0?

“De toekomst van IT is eigenlijk in één woord te vangen: innovatie. Kijkend naar alle hard- en softwareplatformen, draait het steeds meer om kennis en kunde en steeds minder om de aankoop. De IT-wereld is daarmee stevig aan het veranderen. In een wereld waar het voorheen draaide om ‘zolang het maar werkt’, moeten bedrijven zichzelf gaan ontwikkelen en kennis bijspijkeren. Hier helpen wij bij.”

Innovatie. Help?!

“Wij merken dat de meeste bedrijven graag blijven doen wat ze al jaren doen. Iedereen kijkt naar wat anderen doen en kopiëert dat. Strategisch vooruitkijken wat innovatie voor het bedrijf kan doen is lastig. Hier kan 2source4 het verschil maken. Waar wij vroeger vaak alleen om tafel zaten met een IT-manager of een inkoper, doen we dat nu ook met de directie. Daar behandelen we vragen als:

  • welke kansen geeft innovatie?
  • wat zijn de ontwikkelingen in de markt?
  • hoe maak je winst en hoe kan IT daarin optreden als een versneller?

De innovatiereis is voor mensen die angstig zijn een hele onrustige. 2source4 als partner neemt die angst weg bij zowel de IT-afdeling als de directie door samen plannen te maken, oplossingen te vinden en vooruit te lopen op de markt.

“Veel innovatieve trajecten zijn bumpy rides. 2source4 versoepelt deze”

Bewust worden van gewoontes

“Het is aan ons als 2source4 om klanten bewust te maken van de risico’s die ze nemen door alles op de vertrouwde manier te blijven doen. De weg van de minste weerstand is niet de weg naar de toekomst. Klanten die een match met ons vormen, staan daar voor open. De laatste 2 tot 3 jaar hebben fabrikanten hun producten en oplossingen dusdanig gemoderniseerd, dat deze minder afhankelijk zijn van het model van een urenfabriek. Bedrijven betalen vaak te veel wanneer er groot wordt ingekocht. Daarvoor in de plaats worden producten bij 2source4 afgerekend op basis van gebruik(ers). IT wordt daarmee een gebruiksgoed in plaats van een investeringsgoed. Net zoals bij het afnemen van stroom en water.”

Innoveren is geen keuze

“Simpel gezegd: innoveren is een must. Microsoft past zijn hele businessmodel aan. Software voor bijvoorbeeld Office koop je niet meer op een cd zoals vroeger. Je betaalt voor de release van een online applicatie en vervolgens per gebruiker. Het bedrijf ontvangt elke maand een factuur voor het aantal gebruikers. Voor Microsoft is dat zichtbaar en daarmee dus ook schaalbaar.

Bij zwaardere applicaties als CRM of Dynamics vervalt maatwerk steeds meer. Een maatwerkoplossing updaten is duur. Hierdoor lopen bedrijven soms 5 tot 10 jaar achter met hun software. Daarbij kunnen ze geen gebruik maken van research en development die Microsoft uitvoert. Nu steeds meer klanten in de cloud werken, begint de technologie de klanten nu in te halen. Het is zaak om werkprocessen aan te passen aan de software in plaats van andersom. Wij zien daarin vaak kansen die bedrijven nog niet zagen.”

“De klant laten verbazen? Een mooier applaus kunnen we niet krijgen”

Ondersteuning bij verandering

“Vroeger gaf men bij de leverancier aan wanneer iets niet werkte en werd het opgelost. De klant doet daarmee geen eigen kennis op. We zien vaak enthousiasme bij onze sales-pitch, en de realisatie dat ze zelf anders moeten gaan werken. Veel werkgevers blijven doen wat ze altijd al deden, omdat dat altijd heeft gewerkt. Het is eerder nooit nodig geweest te investeren in kennisverrijking. 2source4 helpt de klant graag om deze switch te maken. Bijvoorbeeld door gebruikers te trainen en bedrijven in te laten zien dat training een eenmalige transactie is met veel profijt. Onze rol is partijen mee te nemen in hun innovatieslag; mensen op te voeden, kennis te delen, opleidingen te geven en te integreren in het nieuwe werken. De klant staat bij ons centraal. Als wij de klant nachtrust kunnen bezorgen door alles uit handen te nemen, dan doen wij dat. Het is voor de toekomstige dienstverlenende en adviserende rol van IT ook nodig om je te onderscheiden met uitstekende service.”

Innoveren kun je leren

Waar IT eerder een achtergrondrol had, treedt dit nu steeds meer naar de voorgrond. De juiste technologie op de juiste manier gebruiken, zorgt voor effectief werken, kosten besparen en meer business genereren. Of onze klanten daar eerst niet in geloven of ons meteen met open armen ontvangen, verandert onze doelstelling daarin niet: op een vooruitstrevende manier kijken hoe we een onderneming het beste uit de verf kunnen laten komen op IT gebied. Waardering krijgen we ook steeds meer van onze klanten. We voegen waarde toe.

“Innovatie vraagt een kijk op morgen, niet op vandaag.”

Als je klanten laat zien dat je samen innoveert en samen de ontdekkingsreis maakt om naar perfectie te streven, dan haken ze graag aan. Onze mensen hebben diezelfde instelling en werken hard om te werken aan goede klantrelaties en het uitrollen van nieuwe technologieën. Werken in een innovatieve markt vraagt een kijk op morgen en niet op vandaag.”


Matter Center integreert Office 365 in de juridische sector

Advocatenkantoren en juridische afdelingen hebben te maken met veel gegevensverwerking en dossiers. Om ervoor te zorgen dat documenten altijd beschikbaar en veilig zijn, verlangt deze sector naar een nieuwe manier van documentbeheer. 2source4 helpt daarbij.

Zoeken in stoffige archieven. Documenten die zoek raken. Dossiers die niet compleet zijn. Een logische volgorde die ontbreekt. Dit kan allemaal aan de hand zijn bij een advocatenkantoor, notaris of andere organisatie waar gewerkt wordt met juridische informatie. Terwijl het, daar waar gewerkt wordt met gevoelige informatie, juist zo belangrijk is dat gegevens beschermd zijn en makkelijk intern vindbaar.

De wens van digitaal beheer

Steeds meer advocatenkantoren en notariaten willen overgaan op het digitaliseren van dossiers. Dit betekent alle informatie rond een akte, dossier of zaak, bijvoorbeeld correspondentie, e-mails, tekstdocumenten, afbeeldingen en andere bestanden. In een document management systeem is het eenvoudig om alle dossiers te beheren. Waarom is dit zo wenselijk?

  • Digitale dossiers zijn altijd en overal beschikbaar;
  • Het systeem is aan te passen aan de bedrijfssituatie;
  • Documenten kunnen makkelijk gesorteerd worden;
  • Er kunnen gebruikersrechten per document bepaald worden;

Matter Center is een open-source “add-on” voor SharePoint en legt een extra laag over bestaande Office 365 diensten. Deze online document management oplossing is door Microsoft oorspronkelijk bedacht om te gebruiken voor haar eigen legal department. Er bleek echter meer behoefte aan het versimpelen en tegelijkertijd beveiligen van dossier- en documentbeheer binnen de gehele legal-sector. Doel van de oplossing is het vergemakkelijken van de integratie van Office 365 in deze juridische branche.

Juridische documenten veilig organiseren

Wat de oplossing zo geschikt maakt voor de juridische sector is de mogelijkheid om documenten en e-mail te ordenen per zaak (Matter) of per cliënt. Hierdoor is het eenvoudig om informatie bij elkaar te houden, toegang te geven tot specifieke personen en te delen met collega’s. Deze zogeheten Collaboration Solution maakt documentmanagement eenvoudig.

Met Matter Center kunt u:

  • cases opbouwen in de Cloud;
  • automatisch kenmerken toevoegen aan documenten zoals rechtsgebied of advocaat;
  • automatische toepassing van uw praktijkregels bij elk document;
  • direct bijlagen uit Outlook opslaan in de juiste zaak/het juiste dossier;
  • gemakkelijk zoeken en filteren binnen dossiers;
  • vastpinnen van dossiers waar u vaak bij moet;
  • gelijktijdig werken in bestanden;
  • eenvoudig aanmaken van websites en bibliotheken voor klanten via Wizards, waarbij u kunt bepalen wie toegang heeft;
  • instellen dat derden bestanden niet kunnen bewerken;
    versiebeheer;
  • openen van bestanden op ieder platform dat Microsoft Office ondersteunt (Windows, Mac, iOS en Android).

Uitblinker in eenvoud

Doordat gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden, ontstaat een tijdsbesparing. De onderlinge koppelingen zorgen ervoor dat alle systemen up-to-date blijven. Daarnaast hoeven advocaten of andere medewerkers niet steeds van het ene naar het andere programma te switchen. Doordat alle informatie overal gelijk blijft, ontstaat er ook een consistente werkwijze met minder fouten.

Integratie in Office

Toegang tot het Matter center is eenvoudig dankzij de volledige integratie in de meeste Office apps en daaraan gekoppelde Clouddiensten. Dit geldt bijvoorbeeld voor Sharepoint, OneDrive, Outlook, Word en Excel. Het Matter Center opent zich als een in- en uitklapbaar venster met daarin koppelingen naar de functies.

Abonnement op Office 365

Om gebruik te kunnen maken van Matter Center heeft u onder andere een Office 365 Business Premium of E3/E5 abonnement nodig. Om documenten te beheren en op te slaan kunt u gebruik maken van de Matter Center’s naadloze integratie met SharePoint. Zo is het niet langer nodig om documenten lokaal op te slaan en blijft u in controle. Zo blijft het lekken van digitale gegevens zo beperkt mogelijk.


Net als in andere branches is ICT in de zorg onderhevig aan grote veranderingen dankzij het nieuwe werken, werken in de cloud en outsourcing. Maar meer dan elders is beveiliging en privacy belangrijker dan ooit. Het gaat tenslotte om de privacy van patiënten. Hoe ziet de toekomst van ICT in de zorg eruit rekening houdend met deze twee belangrijke factoren? 

Outsourcing van ICT

“We zien in de zorg al jaren een trend dat ICT faciliteiten minder op locatie van de zorginstelling of dienstverlenende partij aanwezig zijn. Outsourcing van ICT gebeurt steeds vaker en steeds meer cloud-based. Er wordt daarnaast steeds meer flexibel en op afstand gewerkt. Verder neemt de digitalisering toe in de randapparatuur. Veel ICT managers moeten zich structureel richten op de vraag hoe ze de software van diverse ICT dienstverleners op één lijn kunnen brengen. Specifieke applicaties, patiëntdossiers en facturatiesystemen moeten allemaal samen gaan. De uitdaging is om een manier te vinden om deze optimaal met elkaar te laten samenwerken voor nu en in de toekomst.”

Outsourcing en beveiliging

“De extra uitdaging in de zorgbranche is het feit dat er met zeer gevoelige informatie gewerkt wordt. Waar het in andere branches gaat over producten en data, gaat het hier om patiënten van vlees en bloed. Hiermee ligt een extra focus op zowel productie en processen als mensen en privacy. Dat betekent dat de systeembeheerder of ICT manager van vandaag, ook de Information Security Manager van morgen is. De belangen en het takenpakket in deze functies verschuiven, maar worden vooral breder en nog meer gericht op de gebruikers. ICT medewerkers zijn dus genoodzaakt om een deel van hun conventionele takenpakket los te laten. U zit niet alleen aan de knoppen; u moet ook een beleidsstructuur bedenken om in deze branche ICT te kunnen voeren.”

“Innovatie in de zorg is geen luxe, maar pure noodzaak.”

Mobiel werken in de zorg

“Juist in de zorg wordt er veelvuldig ambulant en steeds flexibeler gewerkt. Denk aan zorgverleners die in- of extern werken. Zij maken steeds intensiever gebruik van slimme (meet)apparatuur, naast een tablet of laptop. Hiermee wordt er exponentieel snel data gegenereerd en ingebracht in databases. Deze ontwikkeling heeft een enorme invloed op de groei en beveiliging van zorggegevens. Iedereen wil overal, snel, gemakkelijk maar ook veilig toegang hebben tot gegevens. Innovatie is pure noodzaak in deze tijd, maar brengt een hoop aandachtspunten met zich mee. Vanuit commercieel oogpunt zijn er natuurlijk veel partijen die zeggen dat daar al oplossingen voor ontwikkeld zijn. In de praktijk blijkt echter dat elke situatie net iets anders kan uitpakken. Met elk nieuw vraagstuk rijst dan ook weer de vraag of deze waterdicht genoeg is voor de toepassing.”

Processen continu aanscherpen

“Veel trajecten in de zorg worden vooraf gegaan door een Proof of Concept (POC), waarbij allerhande praktische- en beveiligingsfactoren door en door worden getest. In mijn optiek is dit zelfs onmisbaar om een geslaagde implementatie te doen. Het kan voorkomen dat blijkt dat een medewerker toch bij informatie kan waartoe deze geen autorisatie heeft, zeker bij grote zorginstellingen. Besluitvorming in de zorg duurt hierdoor significant langer en vertoont veel parallellen met de processen van de overheid. Geïmplementeerde oplossingen lopen hierdoor soms alweer (jaren) achter de feiten aan. Een oplossing wordt immers ontworpen op basis van een actuele vraag, vervolgens getest, op de markt gebracht, aangeboden en uiteindelijk geïmplementeerd. Dit proces neemt doorgaans jaren in beslag.

Cloudoplossingen zijn een goede manier om dit proces in de toekomst drastisch te versnellen. De mogelijkheden om snel aanpassingen te doen zijn vele malen groter en men is wendbaarder in huidige processen. Een cloud omgeving maakt het ook eenvoudig om scenario’s in een aparte testomgeving te draaien.”

Meer input van de patiënt

“Elke afdeling en elke zorginstelling heeft weer andere behoeftes. Dat uit zich vaak in een wirwar aan systemen die decentraal geregeld zijn. De uitdaging ligt hier bij het maken van een efficiëntieslag, om de systemen uniformer te maken. Technisch gezien is dat misschien niet zo moeilijk, maar we hebben tevens te maken met de ethische kant. Dat het makkelijk uitwisselen van data mogelijk wordt, wil nog niet zeggen dat het wenselijk is. Privacy is complex. Wie mag waarbij? Welke informatie wordt gedeeld met zorgverzekeraars? Ik verwacht dat we in de toekomst gaan naar een model waarbij de patiënt veel meer betrokken wordt bij deze beslissing. Denk bijvoorbeeld aan het per behandeling geven van toestemming om gegevens te verstrekken of deze door te geven aan een andere arts of een verzekeraar.”

Nieuwe verdeling van ICT-rollen

“In de toekomst zou het heel goed kunnen dat er nieuwe functies ontstaan die zich uitsluitend richten op datastromen in de zorg. Dat kunnen medewerkers of externe partijen zijn die zich niet bezighouden met de inhoud van de data, maar met wie welke data mag zien en wanneer informatie A naar plaats B mag. Omdat datastromen steeds complexer worden, ontstaat er een gat waar nieuwe partijen of automatiseringssystemen in kunnen duiken.

Veel zorginstellingen hebben hele specifieke werkwijzen of doelstellingen met een dito invulling. De kans is echter groot dat de grotere partijen het marktaandeel in software en hardware nog veel verder opslokken. Het is efficiënter wanneer er meer inter-compatibiliteit in systemen komt. Grote partijen hebben meer resources om een naadloos ecosysteem te ontwikkelen. Grote partijen zijn niet automatisch beter in wat ze doen, maar bieden veel voordelen in het grotere geheel en in het samenbrengen van processen. Er zijn genoeg kleine partijen die uitstekende (niche) softwarepakketten ontwikkeld hebben, maar niet voldoende budget hebben om dit op de lange termijn in hetzelfde tempo door te ontwikkelen. Wat dat betreft is het te vergelijken met medicijnen: Het is niet altijd het allerbeste medicijn dat op de markt komt, maar degene die het meeste oplevert. De vraag vanuit de branche is traditioneel altijd stabiliteit en continuïteit geweest, omdat dit in de zorg extra belangrijk is. Het gaat namelijk om mensen, onze dierbaren. Daar is een verouderd systeem met kans op fouten niet acceptabel. Door deze factoren wordt een bijzondere marktontwikkeling versterkt.”

“Innovatie: niet zomaar het nieuwste, maar het slimste implementeren.”

Ontzorgen in de zorg

“Bij 2source4 hebben we naast onze implementerende rol in eerste instantie een consultancy rol wat betreft ICT. Uiteraard beantwoorden wij vragen over processen, infrastructuur van systemen, de inrichting daarvan, het kostenplaatje en schaalbare oplossingen in de cloud. Maar het is met name in de zorgbranche belangrijk dat de behoefte centraal staat, daarom stellen we veel vragen over de processen. We proberen te achterhalen waar de klant bij gebaat is en hoe we dat kosteneffectief beschikbaar kunnen maken. In de zorg heb je vrijwel altijd te maken met innovatie versus bezuiniging. Al spreek ik liever van budgetbeheersing, omdat er vaak veel meer bij komt kijken. Dit zijn de belangrijkste pijlers in de doelstellingen van nagenoeg elke ICT-afdeling. Wij ervaren dat innovatie niet per se hoeft te betekenen dat men klakkeloos het nieuwste van het nieuwste installeert, maar dat het bijvoorbeeld ook een verbetering aan de huidige infrastructuur kan zijn, gekoppeld aan slim beleid. Zo kun je met relatief kleine aanpassingen toch grote vooruitgang creëren. Techniek is niet leidend, maar de mensen die ermee moeten werken.

Als we niets veranderen aan de processen en dáárin meedenken, verandert er onder aan de streep nauwelijks iets. Dat betekent dat we niet alleen de CIO en CEO van een zorginstelling spreken, maar ook de systeembeheerders en de zorgverleners die er dagelijks mee gaan werken. Dat maakt ons vak dynamisch en geeft een andere kijk op ICT, namelijk procesgericht en inzichtgevend. Wij willen ook de eindklant van onze klant te begrijpen. We komen zelf niet over de vloer bij een patiënt, maar we moeten wel doorgronden of een zorgverlener überhaupt de tijd en handen vrij heeft om bijvoorbeeld een hartslagmeter te bedienen en de verkregen waarden te registreren. Zo kom je niet alleen tot de conclusie hoeveel winst er geboekt kan worden met apparatuur die data meteen doorstuurt, maar ook welke processen (het eerst) geïnnoveerd moeten worden.”

“Kortom, we moeten in de toekomst van ICT in de zorg, de balans tussen innovatie en bezuinigingen blijven zoeken. Met privacy en beveiliging op nummer 1. We moeten ons bewust zijn van de echte behoefte van de mensen die met onze ICT oplossingen moeten werken. Wat wij denken dat werkt, moet in de praktijk bewezen worden. Dit werkt het beste met flexibele en schaalbare cloud-oplossingen die ervoor zorgen dat veranderingen snel doorgevoerd worden, dat er makkelijk gebruikers toegevoegd kunnen worden en dat iedereen snel kan werken waar efficiëntie belangrijk is.”


Hoe de Olyslager case op veel fronten voor innovatie zorgde

Olyslager ontwikkelde zich vanaf 1948 tot wereldwijd marktleider in het leveren van data over smeermiddelen aan de olie-industrie. De software om deze data te verspreiden werd complexer en de distributie ervan verliep op een ouderwetse manier. 2source4 zorgde voor een innovatieve oplossing met de Microsoft Azure RemoteApp.

Gebruikers over de hele wereld ontvingen de software-applicatie van Olyslager via een cd én een USB-dongle. Logischerwijs kost het verzenden daarvan veel tijd. Met name naar Azië en Rusland verliep dit moeizaam en kwamen de pakketten moeilijk door de douane heen. Met meer dan 2000 gebruikers en 2400 fabrikanten waarvan data beschikbaar is, werd de software steeds complexer. Hierdoor had de software steeds vaker updates nodig, die dan ook fysiek verstuurd werden. Al met al een tijdrovende onderneming. Voor bestaande klanten van Olyslager, maar ook om nieuwe klanten snel te kunnen laten zien wat de software inhoudt.

Cloudoplossing: Microsoft Azure RemoteApp

De uitdaging was dus om de snelheid en het gemak van de distributie van de software te verbeteren, zonder een online tool te hoeven bouwen voor iedere device. De oplossing voor Olyslager hebben we gevonden in de Microsoft Azure RemoteApp. Deze maakt het mogelijk om applicaties van een afstand te bedienen, terwijl het lijkt of ze lokaal draaien. Er is dus geen eigen infrastructuur nodig om applicaties te draaien, omdat ze in de Azure-cloud draaien. Vanuit daar vindt opslag, beveiliging en beheer plaats. Gebruikers kunnen wereldwijd werken met de app in Windows, Mac OS X, Windows Phone, IOS of Android.

Van pilot naar realisatie

Olyslagers Aziatische, Europese en Amerikaanse klanten deden mee aan een pilot om het gebruik van de Microsoft Azure RemoteApp te testen. Deze klanten waren zo enthousiast, dat zij hun CD’s en USB-dongles terugstuurden. Dit is wat ze wilden! 2source4 heeft vervolgens Microsoft Azure RemoteApp geïmplementeerd in de gehele organisatie. Zo kunnen klanten wereldwijd beschikken over realtime informatie over olie. Bovendien is Azure een schaalbare oplossing, waardoor er makkelijk gebruikers kunnen worden toegevoegd of verwijderd en er betaald wordt voor gebruik.

Om dit inzichtelijk te maken is ook PowerBI – een Business Intelligence oplossing – geïmplementeerd om zo realtime het gebruik te tonen. Zo weet Olyslager precies welke accounts wel en niet worden gebruikt.

Primair verkoopkanaal

Door de innovaties op het gebied van datadistributie is het gebruik van de RemoteApp meteen een primair verkoopdoel geworden. Olyslager kan nu letterlijk sneller naar de markt, flexibel en realtime updates uitvoeren en gemakkelijk nieuwe users toekennen. De klant en de business hebben ervoor gezorgd dat dit een succes is geworden. Onlangs koos één van de grootste oliemaatschappijen van de wereld voor deze succesvolle oplossing in plaats van te investeren in traditionele hardware.

Wat heeft het gebruik van Microsoft Azure RemoteApp opgeleverd?

Snelheid, flexibiliteit en schaalbaarheid voeren nu de boventoon.

  • tot 1 week sneller leveren;
  • realtime updaten;
  • versnelling van de applicatie met 20%;
  • 24/7 up-to-date informatie via elk device;
  • geen server onderhoud meer nodig;
  • nieuwe aansluitingen en inzichten per gebruiker;
  • migreren nu bestaande klanten: 50-100 per maand;
  • impact realiseren voor haar bestaande klanten;
  • sneller de markt in Amerika en Azië betreden;
  • haar zorgvuldig opgebouwde reputatie als innovatieve marktleider waarmaken.

Van kostenpost naar businessgroei

De oliebranche is heel traditioneel. Olyslager heeft zich ontwikkeld tot voorloper op het gebied van hedendaagse technologie. Wat het voor ons speciaal maakt, is dat wij niets verkocht of gepusht hebben. We hebben onze klant meegenomen in een innovatie die niet 100% uitgekristalliseerd was. We hebben samen gezorgd dat Olyslager nu een unieke propositie heeft. ICT is ineens geen kostenpost meer maar zorgt voor businessgroei. Dat is waar 2source4 naar streeft en het liefste doet: oplossingen leggen over Microsoft producten.

Microsoft Partner of the Year

Technologie als groeiversneller, dat is waar Microsoft naar kijkt en waarvoor wij zijn beloond met een nominatie voor Microsoft Country Partner of the Year. Niels Lohuis, Cloud & Enterprise Product Marketing Manager bij Microsoft, zegt daarover: “De Olyslager case van 2source4 is voor mij het beste voorbeeld van de rol die Microsoft partners kunnen spelen voor ondernemers in de Nederlandse MKB sector. Technologie wordt bij Olyslager ingezet als groeiversneller in het primaire proces van de organisatie en haar businessmodel. 2source4 slaagt erin om het gesprek van ICT als kostenpost om te draaien naar wat technologie voor de business kan betekenen.”

De toekomst van ICT bij Olyslager

2source4 gaat binnenkort de websites van Olyslager in Azure met Azure Web App plaatsen. Dat betekent dat Olyslager volledig in de cloud kan draaien. Het bedrijf heeft samen met ons kunnen innoveren tot een organisatie met moderne ICT-voorzieningen. Dit met internationale groei en gebruiksgemak als gevolg.


Traditionele ICT-kostenpost omdraaien naar businessgroei