Berichten

Je zou het niet denken, maar Microsoft Teams is alweer zeven jaar onder ons. Gedurende deze periode is er veel veranderd en zijn er veel functionaliteiten toegevoegd. Er is zoveel veranderd dat Microsoft het tijd vindt voor een hele nieuwe versie van Teams. Deze versie wordt 31 maart 2024 de nieuwe standaard. Wat je kunt verwachten, lees je hier!

Wat zegt Microsoft zelf?

Voor wie al met Teams werkt, ervaart daar natuurlijk de voordelen van. Tegelijkertijd is het je vast ook wel opgevallen dat er nog genoeg verbeterd kan worden. Maar, waarom dan een volledig nieuwe Microsoft Teams applicatie? Microsoft geeft daar drie redenen voor:

Sneller: De huidige Microsoft Teams is aan de trage kant. Met de nieuwe Teams wordt de applicatie een stuk lichter en twee keer zo snel. En dat is wel lekker voor de gebruikerservaring.

Eenvoudiger: Hier doelt Microsoft met name op de gebruikerservaring. Er worden wijzigingen, die later in deze blog besproken worden, doorgevoerd die de ervaring en het gebruik van Teams intuïtiever maken.

Flexibeler: Werk je voor of met meerdere bedrijven als gast in andere Teams omgevingen, dan word je van de nieuwe flexibele ervaring bij meerdere accounts enorm blij.

Wat kun je verwachten binnen de nieuwe Microsoft Teams?

Mocht je nu denken: gaat nu heel Microsoft Teams op de schop? Simpel gezegd: nee. Het is gelukkig niet zo dat met de nieuwe update alle gebruikers Microsoft Teams volledig opnieuw moeten ontdekken. Wel is Microsoft aan de slag gegaan met de grootste pijnpunten en het beter stroomlijnen van de ervaring.

Pop-out gesprek in kanalen 

Wat gaat er dan wel veranderen? De pop-out van een chat was al langer mogelijk, maar wordt nu ook mogelijk voor een kanaalgesprek. Door je muis op het bericht te zetten, komt er een strook met emoticons tevoorschijn. In diezelfde strook zie je ook drie puntjes. Als je daarop klikt, zie je een nieuw menu. Om het gesprek in een apart venster te openen, klik je op “Pop-out gesprek”.

Hiermee heb je het gesprek altijd bij de hand en kun je doorwerken aan andere taken terwijl je bijvoorbeeld op een reactie wacht of het gesprek wilt kunnen volgen.

Nieuwe Microsoft Teams pop-out gesprek kanalen

Sneller en het vraagt minder van je computer

Voor de geeks onder ons of misschien wel de wat ongeduldigere types: De nieuwe versie van Microsoft Teams is sneller, echt stukken sneller. Plus het verbruikt nog eens veel minder capaciteit van je laptop waardoor je meer ruimte overhoudt voor andere werkzaamheden.

Hier een aantal statistieken:

  • De nieuwe Teams start 2x zo snel op
  • Aan een vergadering deelnemen gaat 2x zo snel
  • Het wisselen van chat of kanaal kan tot 1,7x zo snel
  • Verbruikt tot 50% minder geheugen
  • Verbruikt tot 70% minder schijfruimte

Hier kun je een video bekijken waarin Microsoft de prestatie verbeteringen laat zien.

Soepel als je accounts beschikbaar

Een hele fijne uitkomst voor mensen die werken met meerdere accounts in Microsoft Teams. Waar je voorheen goed moest opletten voor je van account wisselde, omdat je bijvoorbeeld in een (virtuele) vergadering zat en door het wisselen de verbinding werd verbroken, is dat met de nieuwe Teams geen zorg meer.

Zodra je meerdere accounts toevoegt kun je:

  • Real-time notificaties ontvangen van al je accounts
  • Deelnemen aan vergaderingen en chats over meerdere accounts tegelijkertijd zonder dat de verbinding wordt verbroken als je wisselt van account weergave.
  • Voor elk account een verschillende status instellen, zoals beschikbaar, afwezig of offline.

Hoe nieuwe Microsoft Teams gebruiken?

Ben je na het lezen van deze blog enthousiast geworden en wil je graag de nieuwe Teams uitproberen, misschien dat je het al kan! Als dat zo is, dan kan je het super simpel aanzetten.

  1. Open Microsoft Teams
  2. Klik rechtsboven op de drie puntjes om het menu te openen.
  3. Je raadt het al. Klik op het schuifje om het aan te zetten
  4. Klik op “get it now”
  5. Microsoft Teams zal de nieuwe versie opstarten

Mocht het schuifje niet beschikbaar zijn, dan zal je nog geduld moeten hebben tot de nieuwe Teams beschikbaar wordt gemaakt door Microsoft of jouw IT afdeling.

Meer weten?

Wil je meer weten of de nieuwe mogelijkheden in Teams lees dan bijvoorbeeld deze blog. Of wil je weten hoe jullie organisatie verder kan komen door middel van IT? Neem dan gerust contact met ons op!

Wil je op de hoogte blijven van het laatste nieuws op het Microsoft 365 platform schrijf je dan rechts op deze pagina in voor onze blog notificaties! 


De nieuwe versie van Microsoft Teams is bijna hier. Dit kun je verwachten!

 

Als er iets een razendsnelle ontwikkeling doormaakt, is het wel onze werkplek. Ooit had vrijwel elke medewerker een eigen bureau, waar een grote computer op stond te stampen. Vandaag de dag is flexibiliteit in onze werkplekken het sleutelwoord. Met een laptop, tablet en smartphone kunnen we overal en altijd onze bestanden raadplegen of samenwerken met collega’s. In deze blog vertelt Mischa van de Kamp, solutionconsultant bij 2source4, wat voor hem de voordelen zijn van flexibel werken. 

Flexibele invulling van je werkdag 

De moderne werkplek brengt vooral veel flexibiliteit met zich mee. Zo ben ik laatst tijdens het boulderen, een discipline binnen de klimsport, gevallen en daarbij heb ik mijn enkel gebroken. Daarom moet ik mijn been zoveel mogelijk omhooghouden. Vroeger zou dit betekenen dat ik niet kon werken, omdat ik mijn desktopcomputer op kantoor nodig had. Nu kan ik dankzij de moderne werkplek gewoon vanuit huis werken, met mijn been omhoog, netjes volgens doktersvoorschrift. Hetzelfde geldt als je een afspraak hebt met de loodgieter of de glaszetter. In plaats van een hele dag vrij nemen, kun je gewoon thuis aan het werk en ben je hooguit een kwartiertje kwijt om je afspraak even te woord te staan en de weg te wijzen. Ik hoor zelfs steeds vaker om me heen dat mensen tijdelijk vanuit het buitenland werken. Als je geen fysieke vergaderingen op kantoor hoeft bij te wonen, dan staat weinig je in de weg om te werken vanaf een andere locatie. Mits je werkgever daar blij van wordt, natuurlijk.

Ieder voordeel heeft zijn nadeel 

Tegelijkertijd brengt die flexibiliteit ook een gevaar met zich mee. Als je internet vanaf je hotelkamer, de camping of restaurant de Gouden Bogen, weet je nooit hoe veilig dat is. Zo kunnen hackers een vals wifi-netwerk aanmaken met een betrouwbare naam, zoals Fletcher of Starbucks. Als je daarmee verbindt, kunnen ze al je dataverkeer zien en je inloggegevens of wachtwoorden onderscheppen. Ze kunnen zich ook tussen jou en het echte wifi-netwerk plaatsen en je gegevens versleutelen of veranderen. Als je als security goed is ingericht, hoeft dit natuurlijk geen nadeel te zijn, maar besteed er wel aandacht aan.  

Alvast een simpele tip: gebruik de wifi-hotspot van je mobiel als je het niet vertrouwt en meer zekerheid wilt. 

Microsoft Teams: de brug tussen afstand en dichtbij 

Dankzij de enorme populariteit van het samenwerkingsplatform Microsoft Teams is fysiek aanwezig zijn op kantoor niet altijd meer noodzakelijk is. Wil je even goed geconcentreerd aan de slag met dat ene rapport of analyse? Dan doe je dat in alle rust thuis. Wil je eens even lekker samenzijn met je collega’s, dan ga je naar kantoor. Natuurlijk zijn niet alle vergaderingen geschikt voor een virtuele setting. Voor persoonlijke evaluaties, bijvoorbeeld het bespreken van mijn persoonlijke ontwikkelingsplan (POP), geef ik de voorkeur aan een face-to-face ontmoeting . Maar de meeste vergaderingen en brainstormsessies kunnen uitstekend op afstand plaatsvinden. 

Verbeterde productiviteit 

Dankzij de moderne werkplek kun je niet alleen overal, maar ook altijd je werk oppakken. Zelf hou ik ervan om ’s avonds nog even mijn mail te checken. Dat vermindert voor mij de stress van een overvolle inbox en zorgt ervoor dat ik de volgende dag met een relatief lege mailbox de dag kan beginnen. Niet iedereen houdt daarvan, maar even snel je e-mail doorlopen terwijl je op de trein wacht of je collega een chatberichtje sturen terwijl je op je koffie wacht, daar is niets op tegen toch? 

Bespaar geld, tijd en het milieu 

Flexibel werken betekent ook besparingen. Je kunt geld besparen op reiskosten, hebt minder last van het verkeer en kunt buiten de spits reizen. Dit zorgt voor soepelere werktijden en vermindert de CO2-uitstoot. Dat is niet alleen gunstig voor jouw portemonnee, maar ook voor het milieu. 

Geïnspireerd?

Dat de definitie van de moderne werkplek nogal vloeibaar is, daar schreef Luuk al eerder een blog over. Dit zijn in ieder geval de voordelen die ik op dit moment ervaar als het gaat om de moderne werkplek. Maar Microsoft zit nooit stil en als ik deze blog over een half jaar schrijf, ziet de wereld er ongetwijfeld weer een beetje anders uit. Wil je ook de voordelen van een écht moderne werkplek ervaren, maar tegelijkertijd kwetsbaarheden voorkomen? Ons team staat klaar om je alles te vertellen over de mogelijkheden en hoe het jou en je medewerkers kan helpen. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe de moderne werkplek jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen!  


De voordelen van de Moderne Werkplek

Vandaag kwam ik een nieuwe knop tegen in mijn Teams meeting, namelijk “Notulen”. De notulenfunctie in een Teams meeting maakt het mogelijk om je vergadering te structureren. Zo kun je je agendapunten toevoegen, notities maken van wat er besproken wordt, maar ook taken maken en direct toewijzen aan personen die dit op gaan pakken.  

Superhandig! Maar toen ik de vergadering verliet, was er lichte paniek, want waar ik de aanname deed dat de notulen ergens zouden belanden, bleek dit niet te kloppen. Ik dacht heel even dat ik alles kwijt was. Mocht je nu hetzelfde hebben of de lichte paniek willen overslaan, lees dan verder!

Hoe werkt notulenfunctie in een Teams meeting?

De notulenfunctie in een Teams meeting is alleen beschikbaar in je (let op) geplande Teams vergaderingen die in je agenda staan. Deze zie je (nog) niet in een Teams call of vergadering die geen agenda-uitnodiging heeft, zoals de “nu vergaderen” optie. Hopelijk komt dat nog. Als je deelneemt aan de geplande meeting, zie je de volgende knop in de bovenste balk staan .

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Zodra je hierop klikt, opent er aan de rechterkant van je Teams meeting de notulen.

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Hier kunnen alle deelnemers de agendapunten neerzetten, de notities schrijven, de op te volgen taken direct aan iemand toewijzen met een vervaldatum. De toegewezen taken zijn na de meeting direct zichtbaar in To-Do bij “Toegewezen aan mij”. In de notulen en onderaan bij het “begin gewoon met typen” heb je nog meer opmaakmogelijkheden. Als je een / typt, komt er een menu tevoorschijn waaruit je de verschillende mogelijkheden kunt kiezen om nog meer structuur aan te brengen.

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Waar zijn je notulen na de Teams meeting?!

Notulen maak je natuurlijk niet voor niets! Ze zijn er voor jezelf om terug te lezen wat er is besproken of voor genodigden die er niet bij konden zijn. Maar als je na het verlaten van je Teams meeting een melding verwacht en kunt klikken om ze te zien, kom je van een koude kermis thuis. Je krijgt namelijk niets…. Dus wat nu? Gelukkig staan ze op een vrij logische plek (als je het weet), namelijk in je Teams agenda in de linker balk van Microsoft Teams..

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

In je Outlook agenda zie je dit nog niet. Als je in je Teams agenda zit, ga je naar de meeting waar je notulen hebt gemaakt en klik je daar twee keer op.

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Vervolgens opent er een scherm met de inhoud en gegevens van de meeting. Als je nu naar beneden scrolt, zie je daar de notulen. Rechtsboven krijg je nog een aantal opties, waarbij de middelste twee erg handig zijn. Je kunt namelijk de notulen kopiëren en bijvoorbeeld in je OneNote zetten en kijken wie er toegang heeft tot deze notulen. 

Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Als je opzoek was naar je notities heeft deze blog hopelijk geholpen bij het vinden😉.

Wil je op de hoogte blijven van tips en tricks op het Microsoft 365 platform schrijf je dan rechts op deze pagina in voor onze blog notificaties! 


Gave notulenfunctie in Microsoft Teams meetings, maar waar zijn ze na mijn meeting gebleven!?

Eerlijk is eerlijk, tot gisteren zag ik het als niet meer dan een leuke gimmick in Teams: het maken van een digitale versie van jezelf, ook wel een avatar genoemd. Maar na gisteren een gesprek te hebben gehad met een collega, zie ik hier toch zeker het nut van in. Maar hoe stel je een avatar in? 

 

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe (2)

 

Waarom een avatar tijdens Teams meetings? 

Je hebt toch een camera op je laptop of telefoon, dan zien mensen mij toch gewoon. Waarom zou je dan een avatar gebruiken? Dat hoor ik mezelf al gauw denken en misschien doe je dat zelf ook wel. Toch kan deze functie uitkomst bieden voor mensen in verschillende situaties. 

     1. Niet helemaal fris 

Want eerlijk is eerlijk, een Teams-call zonder beeld voelt vaak heel onpersoonlijk. Het gezicht van iemand zien geeft toch meer gevoel bij een call, want bij communicatie is er ook een gedeelte non-verbaal (de percentages die worden genoemd verschillen nogal dus die laat ik achterwege 😉). Maar wat als je jezelf niet helemaal op en top voelt en er op dat moment niet zo fris uitziet? Misschien een ontstoken oog of net niet grieperig genoeg om je ziek te melden maar thuis zit met verwilderd haar. Dan kan ik me zo voorstellen dat je de camera liever uitlaat, maar om toch wat beeld bij de stem te geven komt de avatar hier hartstikke handig uit. Het enige nadeel moet ik wel gelijk benoemen en dat is dat de avatar naast spraak nog niet 1 op 1 meebeweegt. Maar hiervoor zijn er genoeg “avatar-reacties” om te laten zien wat je ervan vindt, zoals een geeuwfunctie voor bij de fantastische presentatie om je collega te plagen of een applaus als je je collega wilt bedanken voor zijn verhaal. 

     2. Camera vrees 

Een andere reden kan bijvoorbeeld zijn voor mensen die het niet fijn vinden om überhaupt op camera te verschijnen. Door de zelf te maken avatar zijn ze volledig in controle hoe ze op “beeld” verschijnen en verlaagt dit hopelijk de drempel.

 

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe (3)

 

Hoe maak je een avatar in Teams? 

Maar hoe maak je dan een avatar van jezelf of misschien wel van je alter ego als je dat leuker vindt. Jij bepaald ten slotte hoe je avatar eruit ziet, dus waarom geen lang haar of misschien zoals mij een iets minder aanwezige neus. Het kan! Dus waarom niet? 

     1. Open Microsoft Teams op je computer of laptop 

Ga als deze niet vast zit aan je taakbalk of op je bureaublad staat naar de zoekbalk onder in je scherm. Klik daarop en zoek naar Teams en open de app. 

     2. Klik in de linker balk op de drie puntjes en zoek avatar 

Zodra Teams is geopend klik je aan de linkerkant op de drie puntjes. Vervolgens zoek je op avatar en klik je op toevoegen. Klik vervolgens op de avatar app om aan de slag te gaan. 

     3. Maak je avatar 

Zodra de app opent klik je op “aan de slag”. Degene die videogames spelen zullen het meteen herkennen en begrijpen. Je krijgt de keuze uit meerdere standaard basis avatars die je nog volledig kunt bewerken. Dus om het voor jezelf makkelijk te maken kies er één die het meest in de buurt van je gewenste avatar komt. Klik op “avatar gebruiken” en vervolgens op “aanpassen”. De opties die je kunt veranderen zijn er te veel om in een blogje door te nemen, maar dit maakt het wel heel leuk om te doen. 

     4. Klaar? Klik dan op opslaan 

Ben je helemaal tevreden over je creatie, klik dan op “opslaan”. Goed om te weten je kan op dit moment tot drie verschillende avatars maken. Bijvoorbeeld één voor je serieuze meetings en nog één voor de digitale karaoke borrel. 

 

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe (1)

 

Hoe gebruik je de avatar in je meeting? 

De volgende keer dat je een vergadering start en je gebruik wilt maken van je avatar doe je simpelweg het volgende. 

     1. Klik op de uitnodiging om deel te nemen aan de Teams vergadering;

     2. Je komt nu bij een scherm waar je opties voor video en audio kan kiezen;

     3. Zet je camera uit;

     4. Klik op Effecten en avatars;

     5. Klik op avatars in het scherm dat er onder verschijnt;

     6. Selecteer je gewenste avatar;

     7. Selecteer eventueel nog een gewenste achtergrond;

     8. Als je helemaal gereed bent klik je op nu deelnemen. 

 

Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe (4)

 

Niet iedereen is hetzelfde 

Zoals ik al in het begin aan gaf vond ik het vooral een gimmick toen ik de avatars functionaliteit binnen Teams zag landen. Maar daar in moet ik ook bekennen dat gelukkig niet iedereen hetzelfde is en er dus ook andere behoeftes zijn. Naast bovengenoemde zullen er dus nog meer redenen zijn waarom iemand voor een avatar zou willen kiezen in plaats van een camera. Maar door het beperkte mee bewegen van de avatar sla ik voor nu nog even over, tenzij ik mijn alter ego ontdek. 


Een avatar van jezelf of je alter ego in Microsoft Teams. Waarom en hoe?