Tips om het beste uit je Microsoft Teams vergadering te halen3 min gelezen
In deze blog ga je deelnemen aan de vergadering en zoek je de notulen of opname achteraf op. Je bedenkt je dat je thuis werkt vandaag. Voorheen zou dat een probleem zijn. Gelukkig hoef je niet op locatie aanwezig te zijn om mee te doen aan de vergadering.
Deelnemen aan een Microsoft Teams vergadering
Tijdens de vergadering kan je aansluiten met een headset en laptop. Dit doe je door de vergadering te openen en dan op deelnemen te klikken.
Webcam & microfoon instellen
Zolang je minimaal één collega in de vergadering hebt kan je mee doen. Voor de vergadering kunnen jij en een collega jullie webcam en microfoon aanzetten en kan je elkaar ook zien tijdens de vergadering. Bedenk voor je je webcam aanzet of je het je collega aan kan doen om naar je te kijken met een eventuele wake up look en of je dit zelf wilt. Elkaar zien zorgt voor een betere meeting, omdat je gezichtsuitdrukkingen kan waarnemen.
Opname starten tijdens een meeting
De vergadering is begonnen en dan komt de vraag wie notuleert? Iets waar de meeste niet op zitten te wachten. In dit geval geef jij aan dat dit niet nodig is. De webcam en microfoon staan al aan dus in de taakbalk druk je op de drie puntjes om een opname te starten. Deze opname kan genoeg zijn voor de notulen.
Notulen maken
Is dit in jouw geval niet voldoende? Klik dan op de drie puntjes en klik daarna op notulen. De notulen knop opent een scherm aan de rechterkant waarin de notulen getypt kunnen worden. Jouw collega kan deze notulen ook openen en zijn/haar notulen hieraan toevoegen of waar nodig jouw notulen aanvullen.
De vergadering is afgelopen, in veel gevallen worden de notulen gedeeld via mail. De documenten worden weer op een andere manier gedeeld misschien via SharePoint of OneDrive. Deze worden opgeslagen op een plek waar eem tijd niet naar gekeken zal worden. Dan is er zoveel werk in gestopt om het te delen en word er toch achteraf gevraagd waar het ook alweer staat. In dit geval niet! De notulen staan netjes in het tabje notulen van het kanaal onder de naam van de meeting.
Whiteboard voor brainstormsessie
Tijdens de vergadering krijg je jouw ideeën niet duidelijk zonder het te tekenen. Geen probleem! Je kan het in Teams tekenen! Onderaan de werkbalk staan een aantal icoontjes. Het share icoontje kan je op klikken. Dit geeft de mogelijkheid een Whiteboard te openen. In dit Whiteboard kan je dan makkelijk iets uittekenen dat waarde toevoegd aan je verhaal.
Het whiteboard waar je de verduidelijking in heb getekend is makkelijk weer terug te vinden in de Whiteboard app. Volgende keer dat er weer een collega vraagt waar de notulen staan hoef je dus alleen naar het kanaal te verwijzen en je collega kan alles van deze vergadering vinden maar ook van de vorige vergaderingen met hetzelfde onderwerp in hetzelfde notulen tabblad.
Bestanden en opname
De documenten staan netjes in de documenten tab van het kanaal. De opname wordt automatisch toegevoegd aan de reacties onder de vergadering.
Mocht je nog vragen hebben! Neem dan gerust contact met ons op!
