Werkend Nederland is druk. Druk met vergaderen, druk met to-do lijstjes, maar vooral druk met het schrijven, versturen, lezen en zoeken van emails. De mailbox stroomt wekelijks vol met gemiddeld 86 berichten. Hoe zorgen we ervoor dat wij niet overspoeld raken door deze communicatie overload?

Stap 1. Orden uw inbox vanuit de Inbox Zero Methode

Het gebruik van mappen, kleuren en vlaggetjes wekt een gevoel van overzicht. Maar is dat echt zo? Of versieren wij onze inbox enkel en besteden wij stiekem heel veel tijd aan een ordelijk systeem dat helemaal niet werkt? Kortom; hoe organiseren wij onze inbox op zo’n manier dat wij zo min mogelijk tijd kwijt zijn met onze mails? De Inbox Zero-methode van spreker en broadcaster Merlin Mann biedt antwoord. Hij stelt dat we moeten stoppen met onze mailbox als een to-do lijst te gebruiken en moeten starten met efficiënt werken. Hoewel de naam van de methode misschien de suggestie wekt van een blanco mailbox, is dit niet het geval. Mann stelt dat wanneer de mailbox wordt geordend in de 4 onderstaande mappen, men zo min mogelijk tijd kwijt is met de mailbox. Inbox Zero staat dus voor Zero tijdsverspilling.

Actie-map:

Sleep hier de emails in waar u direct actie op moet ondernemen.

Wachten op-map:

Zet mails die door een ander verwerkt moeten worden direct door naar de betreffende persoon. Zet de mail vervolgens in het mapje ‘ wachten op’. Check dit mapje 2 keer per week en verwijder vervolgens de mails welke afgetikt zijn.

Ooit-map:

Lange mails met interessante informatie, waar u verder niet naar hoeft te handelen, kunnen doorgezet worden naar de ‘ooit’ map. Open deze map tijdens de koffie, in de trein, kortom op een moment wanneer u de tijd en rust heeft om deze informatie door te nemen.

Archief-map:

Is de mail verwerkt en afgerond? Verplaats het dan naar de ‘archiefmap’. Kijk hier alleen nog naar wanneer het van belang is om bijvoorbeeld een afspraak terug te halen. Laat deze map verder met rust.

“You’ll never stay ahead of this stuff if you don’t recalibrate starting today. Give each message as much attention as it needs and not one iota more.” – Merlin Mann –

Stap 2. Gebruik de zoekfunctie

Nu denkt u misschien, deze mappen maken geen onderscheid. Niet op klant niveau, niet op taken niveau, hoe vind ik mijn belangrijke mails nu terug? Dit probleem is direct opgelost dankzij de zeer uitgebreide zoekfunctie van uw mailprogramma. Outlook vindt 99,9% van de mails terug met een specifiek zoekwoord. Denk aan het onderwerp van de mail, de klant waar het over ging of een opmerkelijk woord welke in de mail stond. Dus ook nu uw mails zijn gearchiveerd in 4 mappen komen de specifieke mailtjes altijd boven water dankzij de zoekfunctie.

Haal alles uit uw Office365 met een Zorgeloos 365 abonnement!

Stap 3. Bewaak de orde

Nu u overzicht heeft gecreëerd in uw inbox is het van belang om deze rust te bewaren. Dus zorg ook voor overzicht in uw email gebruik.

Gestructureerd checken:

Check uw mail niet te pas en te onpas, maar pak hier vaste momenten voor. Bijvoorbeeld aan het begin van uw werkdag, net na de lunch en aan het einde van uw werkdag. Zo voorkomt u de constante afleiding en brengt u rust in de werkdag.

Stel doelen:

Bedenk, voordat u de mail opent, hoeveel tijd u gaat besteden aan het lezen van de emails en daarbij behorende actiepunten. Kiest u voor een half uur? Pak dat half uur dan ook om het geheel te ordenen. Zo voorkomt u het werken in de waan van de dag.

Verwijder direct wat weg kan:

Is de mail afgehandeld, gaat u er niets meer mee doen, of kunt u überhaupt niets met de informatie in de mail? Voorkom inboxvervuiling en verwijder loze mails direct.

Sla uw efficiencyslag

Het ordenen van uw mailbox is een goede stap in de richting van een geordende werkdag. Meer rust in het hoofd, meer werk uit de handen. Bent u benieuwd met welke oplossingen u een nog grotere efficiencyslag kan slaan? Neem dan gerust contact met ons op! Bekijk onze Office365 oplossingen.

Haal alles uit uw Office365 met een Zorgeloos 365 abonnement!