Vereenvoudig uw documentbeheer

Matter Center integreert Office 365 in de juridische sector

Advocatenkantoren en juridische afdelingen hebben te maken met veel gegevensverwerking en dossiers. Om ervoor te zorgen dat documenten altijd beschikbaar en veilig zijn, verlangt deze sector naar een nieuwe manier van documentbeheer. 2source4 helpt daarbij.

Zoeken in stoffige archieven. Documenten die zoek raken. Dossiers die niet compleet zijn. Een logische volgorde die ontbreekt. Dit kan allemaal aan de hand zijn bij een advocatenkantoor, notaris of andere organisatie waar gewerkt wordt met juridische informatie. Terwijl het, daar waar gewerkt wordt met gevoelige informatie, juist zo belangrijk is dat gegevens beschermd zijn en makkelijk intern vindbaar.

De wens van digitaal beheer

Steeds meer advocatenkantoren en notariaten willen overgaan op het digitaliseren van dossiers. Dit betekent alle informatie rond een akte, dossier of zaak, bijvoorbeeld correspondentie, e-mails, tekstdocumenten, afbeeldingen en andere bestanden. In een document management systeem is het eenvoudig om alle dossiers te beheren. Waarom is dit zo wenselijk?

Digitale dossiers zijn altijd en overal beschikbaar;
Het systeem is aan te passen aan de bedrijfssituatie;
Documenten kunnen makkelijk gesorteerd worden;
Er kunnen gebruikersrechten per document bepaald worden;

Matter Center is een open-source “add-on” voor SharePoint en legt een extra laag over bestaande Office 365 diensten. Deze online document management oplossing is door Microsoft oorspronkelijk bedacht om te gebruiken voor haar eigen legal department. Er bleek echter meer behoefte aan het versimpelen en tegelijkertijd beveiligen van dossier- en documentbeheer binnen de gehele legal-sector. Doel van de oplossing is het vergemakkelijken van de integratie van Office 365 in deze juridische branche.

Juridische documenten veilig organiseren

Wat de oplossing zo geschikt maakt voor de juridische sector is de mogelijkheid om documenten en e-mail te ordenen per zaak (Matter) of per cliënt. Hierdoor is het eenvoudig om informatie bij elkaar te houden, toegang te geven tot specifieke personen en te delen met collega’s. Deze zogeheten Collaboration Solution maakt documentmanagement eenvoudig.

Met Matter Center kunt u:

cases opbouwen in de Cloud;
automatisch kenmerken toevoegen aan documenten zoals rechtsgebied of advocaat;
automatische toepassing van uw praktijkregels bij elk document;
direct bijlagen uit Outlook opslaan in de juiste zaak/het juiste dossier;
gemakkelijk zoeken en filteren binnen dossiers;
vastpinnen van dossiers waar u vaak bij moet;
gelijktijdig werken in bestanden;
eenvoudig aanmaken van websites en bibliotheken voor klanten via Wizards, waarbij u kunt bepalen wie toegang heeft;
instellen dat derden bestanden niet kunnen bewerken;
versiebeheer;
openen van bestanden op ieder platform dat Microsoft Office ondersteunt (Windows, Mac, iOS en Android).

Uitblinker in eenvoud

Doordat gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden, ontstaat een tijdsbesparing. De onderlinge koppelingen zorgen ervoor dat alle systemen up-to-date blijven. Daarnaast hoeven advocaten of andere medewerkers niet steeds van het ene naar het andere programma te switchen. Doordat alle informatie overal gelijk blijft, ontstaat er ook een consistente werkwijze met minder fouten.

Integratie in Office

Toegang tot het Matter center is eenvoudig dankzij de volledige integratie in de meeste Office apps en daaraan gekoppelde Clouddiensten. Dit geldt bijvoorbeeld voor Sharepoint, OneDrive, Outlook, Word en Excel. Het Matter Center opent zich als een in- en uitklapbaar venster met daarin koppelingen naar de functies.

Abonnement op Office 365

Om gebruik te kunnen maken van Matter Center heeft u onder andere een Office 365 Business Premium of E3/E5 abonnement nodig. Om documenten te beheren en op te slaan kunt u gebruik maken van de Matter Center’s naadloze integratie met SharePoint. Zo is het niet langer nodig om documenten lokaal op te slaan en blijft u in controle. Zo blijft het lekken van digitale gegevens zo beperkt mogelijk.