Software Asset Management2 min gelezen
Kosten reduceren met Software Asset Management
Heeft u er al eens aan gedacht om meer aandacht te besteden aan Software Asset management (SAM)? Hoewel u zich even moet verdiepen in de materie en de maandelijks wisselende regelgeving is het zeker de moeite waard om hier in te duiken. SAM levert u namelijk geld op. Wilt u weten hoe?
Bewustwording
Bewustwording over de impact van SAM is belangrijk. Hoe complex de materie ook is, het is belangrijk en verplicht om een licentie administratie bij te houden. Het niet voeren van deze administratie kan bij een onverwachte audit zeer veel impact hebben op een organisatie en dan heb ik het niet eens over boetes of licenties die met terugwerkende kracht aangekocht dienen te worden.
De meeste impact heeft het onverwachte bezoek van een audit en de verplichtingen die daar mee gemoeid gaan. Bij een audit wordt een huiszoekingsbevel ingezet en bent u verplicht mee te werken. Werkt u niet mee, dan word alle apparatuur en administratie in beslag genomen. Werkt u wel mee en maar u heeft uw licentie huishouding niet op orde dan moet iedereen en wordt de bedrijfsproductie tot stilstand gebracht. Als dit alles in kaart is gebracht volgt de rekening.
Consequenties
Aan het ontbreken van een licentie administratie hangen ook nog andere consequenties vast:
- Verlopen licenties zodat gebruikers niet kunnen werken;
- Overlicensing; te veel aangekochte licenties;
- Veel tijd kwijt aan beheer, support en inkoop etc;
- Overlappende contracten; wat resulteert in dubbele kosten;
- Het niet tijdig verlengen van contracten zodat u re-instatement fee moet betalen of erger nog, een nieuwe licenties moet aanschaffen.
Kostenreductie
Ik geef u graag een voorbeeld en een oplossing hoe u onder andere de kosten kunt reduceren. Als u ad-hoc licenties aankoopt creëert u een wildgroei aan verschillende versies binnen de organisatie. Er worden dan verschillende contracten aangekocht met diverse afloopdata. Omdat de medewerkers werken met verschillende versies zullen de opgeslagen bestanden ook niet door elk programma te openen zijn. Met als mogelijk gevolg een vloedgolf van supporttickets bij de helpdesk. Een uitkomst voor bovenstaande zou zijn om een contract aan te kopen waarbij u maandelijks kunt schalen en betalen naar gebruik. Daarbij heeft u dan het recht om de nieuwste versies te installeren. Hiermee creëert u standaardisatie, inzicht en een minimaal aantal helpdesk calls en kosten.
Software Asset Management. Hoe pak je het aan?
- Scanning en rapportage van huidige licentie/software status
Het in kaart brengen van de huidige omgeving. Een volledige softwarescan zou de fundering leggen voor de actuele status van installaties versus aangeschafte licenties. - Creëren van een SAM-policy binnen het bedrijf
Met een SAM-policy creëert men een guide line voor in de organisatie. Zo ontstaat er een policy welke binnen het bedrijf nageleefd kan worden. Denk hierbij aan het eens per periode een inventarisatie/scan doorlopen, bijhouden van licentie gegevens, weten wanneer welke licentie toegewezen is en een actuele telling van licenties. Door het laten zien dat men actief met SAM bezig is geeft dit ook een af statement bij de BSA. - Maandelijks inventariseren en registreren
Een onderdeel van de SAM policy. - Gegevens bijhouden in een database
Hulp bij Software Asset Management
Een onafhankelijke partij inschakelen op het gebied van SAM is belangrijk. Het is goed om te realiseren dan goed SAM een specialistische tak van sport is. Software Asset Management is een doorlopend proces, waar ook strategische, bedrijfskundige en juridische vaardigheden vereist zijn. U wilt toch niet het risico lopen dat uw licenties niet op orde zijn?
