Meerdere Microsoft Teams met hetzelfde doel? Dan schiet je je doel voorbij!2 min gelezen
In het vorige blog Waar is mijn Skype For Business Online?! hebben we jullie verteld over de stap die Microsoft heeft gezet om Skype for Business Online geforceerd om te zetten naar Microsoft Teams.
Maar wat nu? Je bent overgestapt en iedereen kan weer chatten en meetings inschieten met elkaar via Microsoft Teams.
Sommige collega’s zijn al enthousiast begonnen met het aanmaken van Teams, Kanalen en er wordt zelfs al data gedeeld met externen terwijl sommige andere collega’s wellicht nog wat sturing nodig hebben.
Klinkt alsof we goed begonnen zijn met Microsoft Teams dus nog geen reden om in te grijpen.
Fast forward…
Een aantal maanden later sta je bij het koffiezetapparaat en word je aangesproken door een van je collega’s.
Collega: “Hey, heb je het rapport al gelezen dat gisteren is gedeeld in Teams?”
Jij: “Oh ik heb volgens mij geen bericht gezien in Teams?”
Na met je collega te zijn meegelopen naar zijn computer kom je erachter dat er blijkbaar nog een ander Microsoft Team bestaat.
Je collega deelt het rapport met je zodat je hem kan lezen.
Dit rapport is gemaakt door de IT-manager die een onderzoek is gestart na een aantal incidenten. Met betrekking tot de volgende punten:
- Externe medewerker met toegang tot gevoelige data.
- Medewerkers die het overzicht verloren zijn door de hoeveelheid Teams, Kanalen, Berichten en notificaties.
- Afdelingen werken langs elkaar heen en op verschillende manieren.
- Onduidelijkheid over wie er toegang heeft tot welke data en waar deze zich bevindt.
- Huidige security policies houden niet meer op met het gebruik van Microsoft Teams.
Als je bovenstaand scenario wilt voorkomen is het verstandig om voor de Microsoft Teams implementatie na te denken over een Governance plan. Bij het maken van een Governance plan denk dan bijvoorbeeld aan de volgende dingen:
- Structuur en Rechten
- Provisioning en Automatiseren
- Adoptie en Training
- Security en Compliance
- Retention en Archiving
- Meeting en Message policies
De grootste uitdaging bij het maken van een governance plan is ervoor zorgen dat je omgeving beheersbaar blijft maar je nog wel genoeg flexibiliteit geeft aan je medewerkers om ze zo productief mogelijk te laten werken.
Heb ik je laten nadenken over hoe Microsoft Teams goed ingezet kan worden en ga je zelf nadenken over een Governance plan? Dan is mijn missie geslaagd.
Of wil je wellicht met ons in gesprek over dit onderwerp, neem dan contact met ons op.
