Opslaglimiet OneDrive blijft bestaan

Recent ontving 2source4 berichten uit de media dat Microsoft de opslaglimiet van OneDrive heeft verlaagd. Hier is Microsoft vorig jaar al mee begonnen. Zo ging de opslaglimiet eerst naar 15 GB en recent naar 5 GB. Tijdens recente presentaties vertelden we dat iedere gebruiker een mailbox van 50 GB en een persoonlijke OneDrive van 1 TB krijgt. Direct wist men mij toen te vertellen dat ze hebben gelezen dat Microsoft dit verlaagt.

2source4 is blij om te melden dat dit te nuanceren is. De verlaging van de opslaglimiet heeft alleen betrekking op het gratis privé-Outlook.com account. Deze verlaging geldt niet voor de betaalde variant. Zowel voor Office 365 voor thuisgebruik als de zakelijke Office 365 versies worden geen verlagingen doorgevoerd.

Neem contact met ons op

2source4 helpt bedrijven met het optimaliseren van IT middels slimme Microsoft Cloud oplossingen, goede IT infrastructuur en betrouwbare hardware. Neem voor meer informatie contact met ons op.


Opslaglimiet OneDrive blijft bestaan

Kosten reduceren met Software Asset Management

Heeft u er al eens aan gedacht om meer aandacht te besteden aan Software Asset management (SAM)? Hoewel u zich even moet verdiepen in de materie en de maandelijks wisselende regelgeving is het zeker de moeite waard om hier in te duiken. SAM levert u namelijk geld op. Wilt u weten hoe?

Bewustwording

Bewustwording over de impact van SAM is belangrijk. Hoe complex de materie ook is, het is belangrijk en verplicht om een licentie administratie bij te houden. Het niet voeren van deze administratie kan bij een onverwachte audit zeer veel impact hebben op een organisatie en dan heb ik het niet eens over boetes of licenties die met terugwerkende kracht aangekocht dienen te worden.

De meeste impact heeft het onverwachte bezoek van een audit en de verplichtingen die daar mee gemoeid gaan. Bij een audit wordt een huiszoekingsbevel ingezet en bent u verplicht mee te werken. Werkt u niet mee, dan word alle apparatuur en administratie in beslag genomen. Werkt u wel mee en maar u heeft uw licentie huishouding niet op orde dan moet iedereen en wordt de bedrijfsproductie tot stilstand gebracht. Als dit alles in kaart is gebracht volgt de rekening.

Consequenties

Aan het ontbreken van een licentie administratie hangen ook nog andere consequenties vast:

  • Verlopen licenties zodat gebruikers niet kunnen werken;
  • Overlicensing; te veel aangekochte licenties;
  • Veel tijd kwijt aan beheer, support en inkoop etc;
  • Overlappende contracten; wat resulteert in dubbele kosten;
  • Het niet tijdig verlengen van contracten zodat u re-instatement fee moet betalen of erger nog, een nieuwe licenties moet aanschaffen.

Kostenreductie

Ik geef u graag een voorbeeld en een oplossing hoe u onder andere de kosten kunt reduceren. Als u ad-hoc licenties aankoopt creëert u een wildgroei aan verschillende versies binnen de organisatie. Er worden dan verschillende contracten aangekocht met diverse afloopdata. Omdat de medewerkers werken met verschillende versies zullen de opgeslagen bestanden ook niet door elk programma te openen zijn. Met als mogelijk gevolg een vloedgolf van supporttickets bij de helpdesk. Een uitkomst voor bovenstaande zou zijn om een contract aan te kopen waarbij u maandelijks kunt schalen en betalen naar gebruik. Daarbij heeft u dan het recht om de nieuwste versies te installeren. Hiermee creëert u standaardisatie, inzicht en een minimaal aantal helpdesk calls en kosten.
Software Asset Management. Hoe pak je het aan?

  • Scanning en rapportage van huidige licentie/software status
    Het in kaart brengen van de huidige omgeving. Een volledige softwarescan zou de fundering leggen voor de actuele status van installaties versus aangeschafte licenties.
  • Creëren van een SAM-policy binnen het bedrijf
    Met een SAM-policy creëert men een guide line voor in de organisatie. Zo ontstaat er een policy welke binnen het bedrijf nageleefd kan worden. Denk hierbij aan het eens per periode een inventarisatie/scan doorlopen, bijhouden van licentie gegevens, weten wanneer welke licentie toegewezen is en een actuele telling van licenties. Door het laten zien dat men actief met SAM bezig is geeft dit ook een af statement bij de BSA.
  • Maandelijks inventariseren en registreren
    Een onderdeel van de SAM policy.
  • Gegevens bijhouden in een database

Hulp bij Software Asset Management

Een onafhankelijke partij inschakelen op het gebied van SAM is belangrijk. Het is goed om te realiseren dan goed SAM een specialistische tak van sport is. Software Asset Management is een doorlopend proces, waar ook strategische, bedrijfskundige en juridische vaardigheden vereist zijn. U wilt toch niet het risico lopen dat uw licenties niet op orde zijn?


Software Asset Management

Het nieuwe werken, cloudoplossingen, licentiegebruik, nieuwe devices en organisatieveranderingen hebben invloed op de ontwikkelingen en toekomst van IT. Veranderingen is iets alledaags, hoe ga je daar nou mee om.

“Als accountmanager bij 2source4 richt ik mij op de grote accounts vanaf 200 medewerkers, maar ook van 1500 medewerkers. Hierdoor zie ik dagelijks wat de behoeftes van grote bedrijven zijn en welke invloed ontwikkelingen hebben op de bedrijfsvoering. Waar we nu mee te maken hebben is dat cloudoplossingen steeds meer aan populariteit toenemen. Medewerkers van bedrijven gaan steeds meer vanuit huis werken of op andere locaties en willen flexibel zijn en overal bij hun bedrijfsgegevens kunnen. Daarnaast geldt dat werknemers met steeds meer verschillende devices gaan werken. Waar eerst de overgang werd gemaakt van vaste computers naar laptops, worden deze nu vaak vervangen door tablets en smartphones. Je kunt letterlijk vanuit de hele wereld werken. Deze veranderingen in behoeftes gaan heel veel ontwikkelingen met zich mee brengen op het gebied van flexibiliteit, bedrijfsvoering en beveiliging.”

Anyplace, anywhere, anytime

“Als je het mij vraagt hebben we in de toekomst niet meer de kantoren die we nu hebben. Als ik naar ons eigen kantoor kijk, dan hebben we de helft minder mensen op kantoor zitten dan vorig jaar. Dat komt niet doordat ze uit dienst zijn, maar omdat ze op andere plekken aan het werk zijn. Dat is voor iedereen productiever. Ik kan in mijn Outlook precies zien of iemand aanwezig is, en zo niet, waar dan wel. Waar je voorheen telkens tussen afspraken door weer terug naar kantoor moest en lange dagen maakte, kun je nu overal werken. Je kunt afspraken maken via Skype, reistijden verkorten en efficiënter werken. Doordat je samen aan hetzelfde document kan werken op afstand, vergroot je de productiviteit. Dat is kicken. Je kunt daarin als organisatie precies berekenen wat je daarmee kunt besparen. Dit gaat steeds verder; Skype is nu met een integratie bezig voor Smartwatches, de laptopverkopen dalen, de tablet- en smartphonemarkt nemen toe en er wordt steeds minder geprint. De ontwikkeling van anyplace, anywhere, anytime blijft constant in ontwikkeling.”

IT als abonnement

“Hoewel we uiteraard nog steeds klanten hebben die hardware kopen, zijn er steeds meer klanten die voor een totaaloplossing gaan, door volledig op een moderne cloudomgeving te draaien en geen servers meer in huis te hebben staan. Als organisatie ben je dan meteen je grote uitgavenposten kwijt, omdat de cloud met abonnementen werkt. Je kunt deze aan- en uitzetten op het moment dat jij dat wilt. Een gewone hardwareomgeving schaf je aan op het maximale dat je nodig hebt, terwijl je deze wellicht alleen bepaalde seizoenen of piekmomenten gebruikt. Met werken in de cloud kun je je hele omgeving laten meeschalen op je huidige situatie. Dat geldt ook voor software. Je kunt deze maandelijks upgraden of downscalen. Dat was tot enkele jaren geleden nog ondenkbaar. In de toekomst zijn licenties steeds meer voor meerdere apparaten bruikbaar. Met Microsoft Azure kunnen zelfs telefooncentrales overgezet worden naar de cloud. Het is de kunst om daar samen met organisaties goed naar te kijken, maak je die stap in één keer of werk je nog met hybride oplossingen als tussenstap.”

Beveiliging

“Met een toename aan deelbare oplossingen en servers die op internetomgevingen draaien, nemen de vraag naar beveiliging en de zorgen over privacy toe. Zo heeft de Nederlandse Bank onlangs toestemming gegeven aan de bankaire- en verzekeringswereld voor het gebruik van Microsoft Azure. Dan heb je direct te maken met de zwaarste tak qua beveiliging. Het voordeel van Microsoft is dat zij geen data owner zijn maar data distributor. Ze zijn dus geen eigenaar van data die geplaatst of verzonden wordt. Daarnaast doet Microsoft er alles aan om datalekken te voorkomen, waar nodig zelfs door het vernietigen van servers. Privacy blijft dus zoveel mogelijk gewaarborgd. Er zijn altijd organisaties die het nog niet aandurven om met cloudoplossingen te werken vanwege de veiligheid, maar ze ontkomen er uiteindelijk niet aan. Het is een hele interessante tijd, als je bedenkt dat we in 3 jaar tijd van hardware en servers naar volledige cloudoplossingen zijn gegaan.”

Organisatiebreed integreren

“Van vroeger tot nu sprak ik als accountmanager eigenlijk alleen met de IT manager van een organisatie. Hij gaf aan wat hij wilde aanschaffen en wat zijn visie was, wij zetten een extra server neer of updaten een Office-versie. Het enige wat er voor de medewerkers veranderde, was dat hun computer misschien wat sneller was. Verder hadden zij er weinig mee van doen. Nu begint IT steeds meer impact te krijgen op medewerkers in de gehele bedrijfscultuur. De invloed van het nieuwe werken in de cloud en met verschillende devices wordt geïntegreerd door meerdere organisatielagen heen. Waar je nu tegenaan loopt, is dat je de IT manager – die eerst je contactpersoon was -, of zijn manager, nu moet overtuigen dat zijn functie gaat veranderen. Mensen zijn steeds minder fysiek aanwezig en zullen wellicht omgeschoold moeten worden. Tijdens afspraken zitten we nu dus ook met andere mensen aan tafel dan eerst. Bijvoorbeeld met een manager, om de impact op de organisatie te bespreken. Of met een CEO, over de veranderende uitgaven, nu licenties verspreid gekocht kunnen worden. Of zelfs met HR, om de thuiswerkmethode binnen het bedrijf te bespreken. Je hebt veel meer mensen om mee te sparren. Voor mij als accountmanager is dat ook een hele andere manier van werken. Gelukkig staan onze klanten daar voor open.”

Van dozenschuiver naar dienstverlener

“Als 2 source4 zijn we voorheen altijd dozenschuiver geweest. Ons werk bestond uit inkopen en verkopen van hardware en software. Sinds een jaar focussen we ons op Microsoft Azure en zijn we binnen een jaar al genomineerd door Microsoft als een van de drie beste Microsoft partners van Nederland. Dat groeit megahard, net als het aantal engineers binnen ons bedrijf. We hebben klanten die al 14 jaar met ons meegroeien, maar krijgen er ook ineens hele andere nieuwe klanten bij. We blijven ons ontwikkelen en blijven een totaalpakket aanbieden. Het is ons doel om klanten bewust te maken van de switch van een hardwareomgeving naar een nieuwe omgeving. Voor iedere klant is die implementatie anders: het tempo en de wensen bepaalt de klant zelf.”

“We staan nu met zijn allen aan de vooravond van een nieuwe manier van leven. Werken in de cloud is dan ook geen trend, ik denk dat het net zo’n proces is als de invoer van internet ooit was. Straks kun je niet meer zonder. En daar willen wij graag op vooruit lopen. IT wordt steeds meer een dienst. Ook al gebruikt een klant daar nu nog maar een stukje van, wat ik zeker weet is dat er niet één klant meer is die over 5 of 10 jaar hetzelfde werk doet als wat hij nu doet.”


De Cloud is geen trend, maar net zo’n ontwikkeling als internet

Mobile Device Management is het antwoord

In de zorg is ICT steeds belangrijker geworden. Smartphones, tablets en zorgapps zijn onderdeel geworden van het dagelijks werk van verpleegkundigen, artsen en andere zorgverleners. Of dat nu zakelijke of privéapparaten zijn. Mobile Device Management (MDM) maakt het mogelijk om op een veilige en moderne manier op elk apparaat toegang te bieden tot benodigde en al beschikbare zorginformatie.

De vraagtekens bij Mobile Device Management

Zomaar wat vragen die bij u als professional opkomen, wanneer u denkt aan mobiele toepassingen binnen de zorg:

  • Hebben onze medewerkers altijd en overal toegang tot bedrijfsdata?
  • Is de informatieoverdracht veilig? Komt informatie niet in handen van derden?
  • Vergt het beheer van mobiele devices niet heel veel extra capaciteit?

MDM is de toekomst. Het zorgt voor een stap vooruit in uw digitalisering op basis van uw reeds opgebouwde kennis, apparaten en software.

Mobile Device Management in de zorg bespaart kostbare tijd

Zorg voor en veiligheid van patiënten gaat altijd voor. Snelle en veilige toegang tot belangrijke gegevens is daarbij essentieel. MDM zorgt voor een eenvoudige inzage in notities, labresultaten, patiëntenhistorie en andere zorggegevens; ook als collega’s deze gegevens hebben ingevoerd. MDM is een onderdeel binnen de Bring Your Own Device-trend (BYOD) en brengt alle onderdelen die nodig zijn samen op het mobiele apparaat. Bedrijfsapp’s kunnen eenvoudig geïnstalleerd en gebruikt worden op iedere plaats. Dit maakt het uitwisselen van data van cliënten eenvoudig en op ieder moment beschikbaar. Zorgverleners hoeven geen tijd meer te besteden aan het invoeren van data op een computer op een vaste werkplek. Privé-gegevens van de gebruiker op hetzelfde device kunnen worden losgekoppeld en naast elkaar gebruikt worden.

MDM is gemaakt voor een veilige informatieoverdracht

In het verleden waren er bij veel bedrijven restricties op het gebied van het zakelijk gebruik van mobiele apparaten op de werkvloer. Zo was het vaak alleen mogelijk om e-mail te bekijken of slechts één apparaat te gebruiken. De reden daarvoor was de angst voor het uitlekken van gegevens, misbruik van privacy of simpelweg technische onmogelijkheid. Dit is echter niet meer van deze tijd. Mobiele apparaten maken zakelijk gezien een groot deel uit van dagelijkse werkzaamheden. MDM helpt bij het overzichtelijk houden van de mobiele apparaten in een versleutelde werkomgeving. Zo wordt:

  • vastgelegd welke apparaten ondersteund worden;
  • beheer, updates en implementatie op één plek gecentreerd;
  • beveiliging centraal gemonitord;
  • privé-gebruik van de gebruiker op hetzelfde device losgekoppeld en naast elkaar gebruikt;
  • er een richtlijn bepaald voor het gebruik van wachtwoorden, synchronisatie, in- en uitschakelen van telefoonfuncties, instellingen, diefstal en gebruikersrechten.

Dit beheer kan eenvoudig worden uitbesteed, zodat u zich kunt richten op de kerntaken van uw bedrijf.

MDM: besparing in kosten, toename in capaciteit

Met de komst van alle mobiele apparaten die uw medewerkers bezitten, nemen zij ook een vracht aan mogelijkheden mee voor het nieuwe werken. Dit zorgt voor een besparing op het gebied van vaste computers, laptops en ICT netwerken. Doordat Mobile Device Management centraal beheerd wordt, hoeft u zich geen zorgen te maken over de capaciteit.

Mogen wij u ontzorgen?

2source4 kan het beheer, beveiliging en realisatie voor Mobile Device Management voor uw bedrijf uit handen nemen. Wij staan open voor al uw vragen over MDM. Neem voor meer informatie contact op met ons op via onderstaand formulier.


Waarom flexibiliteit in de zorg-ICT zo belangrijk is

Gebruikersadoptie binnen uw bedrijf stimuleren

Office 365Waar denken uw medewerkers het eerste aan bij het woord Office? Eerlijk zeggen… Word of Excel? Of Outlook? De programma’s die zakelijk gezien al jarenlang het meest gebruikt worden op Windows pc’s. Het implementeren van Office 365 is dan ook een logische stap. Maar hoe kunt u ervoor zorgen dat uw bedrijf het meeste haalt uit alle mogelijkheden van het huidige Office 365?

Pas Office 365 aan op uw behoeftes

Elke organisatie is anders. Waar de één voorop loopt in de laatste technologie, houdt de ander het liever bij het oude. Bij de gebruikersadoptie van Office 365 is het dan ook handig om goed na te denken over de wensen en te kijken of dit samengaat met de reeds beschikbare tools. Office biedt zoveel mogelijkheden dat het zich kan aanpassen aan uw behoeftes en gebruiken. Het is dan ook goed om voor iedereen een doelstelling te bepalen en uit te leggen waarom u de stap maakt naar Office 365. Zoals: tijdwinst, efficiëntie of beter samenwerken. Zo kunt u ook laten zien wat er gebeurt als er niets verandert.

Combineren kunt u leren

Het mooie van Office 365 is dat dé manier om ermee te werken niet bestaat. Alle applicaties erbinnen zijn op elkaar afgestemd en kunnen elkaar versterken. Veel organisaties gooien bij voorbaat enkele van deze applicaties al over de schutting in het kader van ‘dat gebruiken we nog niet’, zonder te kijken wat deze kunnen toevoegen. Probeer om per taak of scenario te bekijken welke combinaties aan applicaties handig zouden kunnen zijn. Wanneer oplossingen zo gebruikersvriendelijk geconfigureerd worden, zullen uw medewerkers zich ook makkelijker aanpassen.

Stimuleer uw medewerkers

Dat u en uw medewerkers vertrouwd zijn met Office an sich is uiteraard heel handig. Maar deze gewenning heeft ook een andere kant. Men heeft het gevoel de programma’s als hun broekzak te kennen en hieraan vast te houden. Maar er is nog zoveel meer mogelijk. Nieuwe functies, programma’s en communicatiemiddelen stimuleren het nieuwe werken en kunnen werkzaamheden efficiënter maken. Het succes zal het grootst zijn als diverse afdelingen, managementteams en andere lagen binnen uw bedrijf ermee werken en het goede voorbeeld kunnen geven.

Basiskennis ontwikkelen

Weten wat Outlook of Excel is, is dus niet genoeg. Het loont om te investeren in het bijspijkeren van de kennis van uw medewerkers of enkele key-users om zoveel mogelijk uit Office 365 te halen. Om goed met Office 365 te kunnen werken is het naast begrijpen wat het verschil is tussen diverse tools ook noodzakelijk om de applicatiekennis op peil te brengen. Zo wordt de meerwaarde duidelijk. Na de introductie en training is het dan voor iedereen makkelijker om de kennis toe te passen in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden en elkaar te helpen.

Speerpunten van Office 365

  • Online en realtime samenwerken. Dankzij het nieuwe werken zijn er steeds meer manieren te werken en communiceren in de cloud. Zo kunt u met OneDrive documenten online opslaan in de cloud en deze beschikbaar maken voor iedere medewerker en ieder apparaat. Via SharePoint kunt u communiceren binnen één omgeving en dezelfde managementtools gebruiken. Deze opties zijn niet alleen handig om beter samen te werken met uw collega’s maar ook met klanten en partners.
  • Online vergaderen en netwerken. Communiceren onderling was nog nooit zo makkelijk. Vergaderen kunt u voortaan op afstand dankzij Skype for Business waarmee via videoconferentie of instant messaging kan worden vergaderd en samengewerkt. Via Yammer kunt u snel intern communiceren of bestanden uitwisselen.
  • Office 365 Groups. Een manier om samenwerkingsgroepen te creëren en eenvoudige applicatie-integratie. Eenvoudig samenwerken met en delen van documenten voor de betreffende groepsleden.

Kunnen wij u helpen bij de gebruikersadoptie van Office 365?

2source4 is u graag van dienst bij de integratie, implementatie en training van Office 365. Wij staan klaar om uw vragen te beantwoorden.


De productiviteit vergroten met Office 365