Gebruikersadoptie binnen uw bedrijf stimuleren

Office 365Waar denken uw medewerkers het eerste aan bij het woord Office? Eerlijk zeggen… Word of Excel? Of Outlook? De programma’s die zakelijk gezien al jarenlang het meest gebruikt worden op Windows pc’s. Het implementeren van Office 365 is dan ook een logische stap. Maar hoe kunt u ervoor zorgen dat uw bedrijf het meeste haalt uit alle mogelijkheden van het huidige Office 365?

Pas Office 365 aan op uw behoeftes

Elke organisatie is anders. Waar de één voorop loopt in de laatste technologie, houdt de ander het liever bij het oude. Bij de gebruikersadoptie van Office 365 is het dan ook handig om goed na te denken over de wensen en te kijken of dit samengaat met de reeds beschikbare tools. Office biedt zoveel mogelijkheden dat het zich kan aanpassen aan uw behoeftes en gebruiken. Het is dan ook goed om voor iedereen een doelstelling te bepalen en uit te leggen waarom u de stap maakt naar Office 365. Zoals: tijdwinst, efficiëntie of beter samenwerken. Zo kunt u ook laten zien wat er gebeurt als er niets verandert.

Combineren kunt u leren

Het mooie van Office 365 is dat dé manier om ermee te werken niet bestaat. Alle applicaties erbinnen zijn op elkaar afgestemd en kunnen elkaar versterken. Veel organisaties gooien bij voorbaat enkele van deze applicaties al over de schutting in het kader van ‘dat gebruiken we nog niet’, zonder te kijken wat deze kunnen toevoegen. Probeer om per taak of scenario te bekijken welke combinaties aan applicaties handig zouden kunnen zijn. Wanneer oplossingen zo gebruikersvriendelijk geconfigureerd worden, zullen uw medewerkers zich ook makkelijker aanpassen.

Stimuleer uw medewerkers

Dat u en uw medewerkers vertrouwd zijn met Office an sich is uiteraard heel handig. Maar deze gewenning heeft ook een andere kant. Men heeft het gevoel de programma’s als hun broekzak te kennen en hieraan vast te houden. Maar er is nog zoveel meer mogelijk. Nieuwe functies, programma’s en communicatiemiddelen stimuleren het nieuwe werken en kunnen werkzaamheden efficiënter maken. Het succes zal het grootst zijn als diverse afdelingen, managementteams en andere lagen binnen uw bedrijf ermee werken en het goede voorbeeld kunnen geven.

Basiskennis ontwikkelen

Weten wat Outlook of Excel is, is dus niet genoeg. Het loont om te investeren in het bijspijkeren van de kennis van uw medewerkers of enkele key-users om zoveel mogelijk uit Office 365 te halen. Om goed met Office 365 te kunnen werken is het naast begrijpen wat het verschil is tussen diverse tools ook noodzakelijk om de applicatiekennis op peil te brengen. Zo wordt de meerwaarde duidelijk. Na de introductie en training is het dan voor iedereen makkelijker om de kennis toe te passen in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden en elkaar te helpen.

Speerpunten van Office 365

  • Online en realtime samenwerken. Dankzij het nieuwe werken zijn er steeds meer manieren te werken en communiceren in de cloud. Zo kunt u met OneDrive documenten online opslaan in de cloud en deze beschikbaar maken voor iedere medewerker en ieder apparaat. Via SharePoint kunt u communiceren binnen één omgeving en dezelfde managementtools gebruiken. Deze opties zijn niet alleen handig om beter samen te werken met uw collega’s maar ook met klanten en partners.
  • Online vergaderen en netwerken. Communiceren onderling was nog nooit zo makkelijk. Vergaderen kunt u voortaan op afstand dankzij Skype for Business waarmee via videoconferentie of instant messaging kan worden vergaderd en samengewerkt. Via Yammer kunt u snel intern communiceren of bestanden uitwisselen.
  • Office 365 Groups. Een manier om samenwerkingsgroepen te creëren en eenvoudige applicatie-integratie. Eenvoudig samenwerken met en delen van documenten voor de betreffende groepsleden.

Kunnen wij u helpen bij de gebruikersadoptie van Office 365?

2source4 is u graag van dienst bij de integratie, implementatie en training van Office 365. Wij staan klaar om uw vragen te beantwoorden.