Door: Jurgen Bossenbroek, CEO 2source4

Als je een jongen van achttien jaar na twee rondjes rijden zijn rijbewijs geeft, wat gebeurt er dan? Juist, zo werkt het dus ook met ICT. In een bedrijf gaat het niet om de keuzes die we maken, maar om de manier waarop onze medewerkers ermee omgaan. Feit is dat ICT een belangrijke schakel is als je een innovatieslag wilt slaan. Maar dan moeten jouw medewerkers wel weten hoe ze ermee moeten werken en wat de systemen voor hen kunnen betekenen.

“Het gaat er niet om wat je koopt, het gaat erom dat jouw medewerkers ermee gaan werken.”

Ik geloof erin dat het niet gaat om wat je koopt en wat je aanzet. Het gaat erom hoe jij jouw medewerkers daarin meeneemt. Als je geld gaat uitgeven aan ICT, moeten jouw medewerkers er wel mee gaan werken. De software zal de processen binnen het bedrijf moeten ondersteunen en de medewerkers moeten de software onder de knie krijgen. Waarom zou je het anders doen?

Pak jouw kansen organisatiebreed

Als ik bij een klant kom, ga ik hen niet vertellen welke soft- of hardware zij moeten aanschaffen. Waarom zou ik dat doen? Het gaat om processen opbouwen, functionarissen inkleden, achterhalen wat je zoekt en hoe je gebruikmaakt van nieuwe technologie, zodat deze jouw business ondersteund? Wat zijn de nieuwe mogelijkheden en hoe kun je samenwerken met de nieuwe Cloud platformen om je rendement te verhogen.

Vaak is de klant niet goed genoeg bekend met de nieuwe mogelijkheden binnen de applicaties van Microsoft en dus niet bekend met de mogelijkheden waarmee zij hun processen kunnen optimaliseren. Om hen hierin verder te helpen, gaan onze technici met ze in gesprek over hun doel. Wat willen zij bereiken? Natuurlijk doen wij dit niet alleen met de ICT-afdeling. Nee, dat doen wij organisatiebreed, dus met medewerkers binnen het bedrijf die als key-users worden aangemerkt. ICT raakt namelijk niet alleen de interne ICT-afdeling. Vanuit ICT wil je een zichtbare bijdrage leveren aan hele bedrijf en haar doelen. Van alle medewerkers van de organisatie wil je graag betrokkenheid zien. De input van de verschillende mensen maakt dat we verbeterkansen achterhalen. Dat schrijven we uit in een POC (Proof of Concept). Kijk, zo ziet jouw nieuwe wereld eruit! Door de brede input vanuit de klant, zien we dat het gebruik van alle functionaliteiten en de samenhang van de verschillende applicaties veel beter wordt ingezet. We doen het dus samen!

Lees ook: Handboek - 7 scenario’s om met de IT-afdeling te bespreken »

Zonder adoptie geen goedlopende ICT

Met alleen een handleiding of platform voor een nieuwe applicatie kom je er niet. Nieuwe applicaties zijn soms spannend voor medewerkers. Dat druk je er niet doorheen met een memo. Als je binnen een bedrijf medewerkers niet actief betrekt, zal ook het gebruik moeizaam worden opgepakt. De truc is om samen met de klant medewerkers aan te wijzen die graag betrokken willen worden bij de implementatie. Deze key-users worden vervolgens door ons getraind. We laten hen zien hoe alles werkt en kunnen de feedback gebruiken om oplossingen nog beter aan te laten sluiten. Met behulp van de key-users worden ook alle betrokken collega’s getraind. Zo maken we van adoptie een gezamenlijk project en heeft de klant ook direct meer kennis en betrokkenheid op de werkvloer.

“Rendement halen uit ICT? Weten hoe het werkt, voordat het wordt geïmplementeerd.”

Dankzij het werken met key-users en een gedegen training vooraf weten de gebruikers al wat hen te wachten staat voordat het geheel wordt geïmplementeerd. Gevolg? Geen paniek in de tent, een rustige overstap en voor onze klanten optimaal rendement uit hun investering.

ICT altijd up-to-date

Doordat Cloud applicaties door Microsoft meerdere malen per jaar worden aangevuld met nieuwe functionaliteiten, kunnen de medewerkers binnen dezelfde structuur in het bedrijf worden geïnformeerd en getraind over verbeteringen en/of nieuwe functionaliteiten. Het is goed om te zien dat medewerkers hierdoor betrokken zijn bij de implementatie en veel sneller het nieuwe werken oppakken. Dan maak je ook maximaal gebruik van de platformen. Daarnaast ontwikkelt men zich als bedrijf mee met de innovatie van platformen in de Cloud. Dit zal ook recht doen aan de gedane investering van onze relaties.

“ICT is onbewust te ver weg van de bedrijfsprocessen”

Gebruik key-users

Zeg, hoe gaan jullie het opleidingstraject van de nieuwe mogelijkheden faciliteren? Het is een vraag waarvan menig management rode wangen krijgt. Onbewust is dit een ondergeschoven kindje. Dat is absoluut geen bewuste keuze, maar komt veelal voort uit onwetendheid met betrekking tot de impact van het werken met nieuwe mogelijkheden. Zeker met de wijze waarop in de Cloud nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. De interne ICT is voornamelijk bezig met het beheren van de omgeving. Key-users kunnen hier voor een extra verbinding zorgen. Door hen aan te haken, te werken met kennissessies en hen getraind te houden, wordt kennis binnen het bedrijf gedeeld. Daarnaast verbetert de samenwerking met ICT. Nu klinkt het net alsof de key-users alles zelf moeten doen, maar natuurlijk is dat niet het geval! Die trainingen verzorgen wij, de updates regelen wij en voor die kennissessies kunnen zij bij ons terecht. We doen het samen!

Roundtable: De toekomst van IT binnen MKB
Bekijk het programma »

Altijd op de hoogte van de toekomst van ICT binnen MKB

Een bedrijf groeit pas als mensen willen leren hoe zij hun werk beter kunnen doen. Dat betekent blijven ontwikkelen, de laatste updates spotten en weten waar de kansen liggen. In de wereld van IT is dat niet makkelijk, want wie heeft nou alle kennis van IT? Zelfs IT-managers zijn niet altijd op de hoogte van de toekomst van IT binnen MKB. Dat is dus de reden waarom men bij ons niet alleen ‘spullen’ kan afnemen, maar wij er zijn voor het hele traject. Ik sta ervoor dat onze klanten alles uit hun investering halen wat erin zit, ik wil meewerken aan de innovatie van hun bedrijf…en daarvoor is adoptie het sleutelwoord!